Javni zavodi s področja vzgoje in izobraževanja lahko notranje revidiranje zagotavljajo z eno izmed naslednjih oblik:

• z lastno službo,
• s skupno notranje revizijsko službo ali
• z najemom zunanjega izvajalca (v skladu s predpisi s področja javnega naročanja).

V primeru, da javni zavod s področja vzgoje in izobraževanja notranjega revidiranja ne zagotavlja z lastno ali skupno notranjerevizijsko službo, mora ravnatelj (oz. direktor) javnega zavoda, na podlagi predhodne odobritve sveta zavoda, sprejeti sklep, da bo dejavnost notranjega revidiranja zagotavljal zunanji izvajalec. Naveden sklep ravnatelja predstavlja podlago za začetek postopka javnega naročila.

Prenovljene Usmeritve za državno notranje revidiranje (september, 2017) pri tem določajo, da pogodba, ki jo javni zavod sklene z izbranim zunanjim izvajalcem storitev notranjega revidiranja, »v tem primeru smiselno povzema »notranjerevizijsko temeljno listino« in mora smiselno vsebovati vse bistvene elemente, kot jih za notranjerevizijsko temeljno listino zahtevajo Usmeritve«.

V okolju proračunskih uporabnikov določa notranjerevizijsko temeljno listino pravilnik (interni akt), ki ureja dejavnost notranjega revidiranja v javnem zavodu.

Zavedati se je potrebno, da je v javnem zavodu s področja vzgoje in izobraževanja ravnatelj (oz. direktor) odgovoren za vzpostavitev in delovanje notranjega revidiranja. Ravnatelj je tudi tisti, ki sprejme odločitev (npr. sklep) o najemu zunanjega izvajalca ter z zunanjim izvajalcem tudi sklene pogodbo.

Ministrstvo za finance (Urad RS za nadzor proračuna) je na Konferenci izvajalcev notranjega revidiranja PU (oktober, 2017) predstavilo predlog[1] stališča Urada RS za nadzor proračuna glede zahtevane vsebine pogodbe o oddaji storitev notranjega revidiranja zunanjemu izvajalcu storitev notranjega revidiranja v primeru, ko si javni zavod notranje revidiranje v celoti zagotavlja z najemom zunanjega izvajalca (št. 0601-8/2014), ki ga povzemamo v nadaljevanju.

Kaj mora torej vsebovati pogodba, sklenjena z zunanjim izvajalcem notranjega revidiranja?

Pogodba sklenjena z zunanjim izvajalcem naj obsega naslednje sestavine pogodbe, in sicer:

1.      predmet pogodbe

Namen notranje revizije opredeljuje Standard 1000 (Usmeritve za državno notranje revidiranje), in sicer na način, da notranja revizija zagotavlja neodvisno in nepristransko dajanje zagotovil ter svetovalne storitve, zasnovane za dodajanje vrednosti in izboljševanja poslovanja zavoda. Notranja revizija javnemu zavodu pomaga uresničiti njegove cilje s sistematičnim in metodičnim ocenjevanjem in izboljševanjem uspešnosti upravljanja zavoda, upravljanja njegovih tveganj in kontrolnih postopkov.

Iz tako opredeljenega namena notranje revizije v javnem zavodu izhaja opredelitev predmeta pogodbe:

• predmet pogodbe je zagotavljanje notranjega revidiranja v določenem letu, kot neodvisne in nepristranske dejavnosti dajanja zagotovil ter svetovalne storitve, zasnovane za dodajanje vrednosti in izboljševanja poslovanja zavoda, v skladu z Usmeritvami za državno notranje revidiranje.

Z izvedbo notranje revizije bo zunanji izvajalec naročniku, s sistematičnim in metodičnim ocenjevanjem in izboljševanjem uspešnosti upravljanja tveganj, kontrolnih postopkov in upravljanja zavodu pomagal pri uresničevanju njegovih ciljev.

2.      cilj revizije

Cilj notranje revizije je podati ravnatelju zavoda zagotovilo, da delovanje kontrolnega sistema na revidiranem področju zagotavlja poslovanje v skladu s predpisi

3.      cena in roki

Opozarjamo, da je pri najemu zunanjega izvajalca potrebno dosledno spoštovati določila javnega naročanja.

4.      obveznosti naročnika (pristojnosti in odgovornosti naročnika)

Opredelitev pristojnosti naročnika:

• ravnatelj oz. direktor javnega zavoda je pristojen, da odgovornim osebam revidiranih področij naročnika na podlagi priporočil, podanih s strani zunanjega izvajalca v okviru izvedenega notranjega revidiranja, odredi izvedbo potrebnih ukrepov;
• ravnatelj oz. direktor javnega zavoda oz. z njegove strani določena uradna oseba naročnika je pristojna za razpolaganje z vsebinami vseh poročil in dokumentov notranje revizije kot informacijami javnega značaja.

Ravnatelj (oz. direktor) javnega zavoda je odgovoren:

• za vzpostavitev in zagotovitev delovanja notranjega revidiranja v javnem zavodu (100. člen ZJF),
• za obvladovanje vseh tveganj v javnem zavodu, vključno z obvladovanjem tveganj prevar,
• da zunanjemu izvajalcu omogoči delovanje v skladu z zahtevami Usmeritev,
• da zunanjemu izvajalcu za namene izvajanja notranjega revidiranja zagotovi ustrezno kontaktno osebo in mu omogoči dostop do vseh dokumentov, prostorov, sredstev in osebja naročnika ter pravico do vpogleda v vse podatke, ki so potrebni za izpolnjevanje nalog, določenih v potrjenem letnem načrtu notranjega revidiranja;
  • da zagotovi ustrezno uresničitev ukrepov na podlagi priporočil, podanih s strani zunanjega izvajalca v okviru izvedenega notranjega revidiranja oz. v nasprotnem primeru sprejme tveganje zaradi neuresničitve priporočil;
  • da  zunanjemu izvajalcu posreduje informacijo o uresničevanju ukrepov na podlagi priporočil.

V pogodbi se naj, v skladu z zahtevami standarda SNR1000.SLO.DNR, opredelijo tudi ustrezni postopki in zahtevana razkritja v primeru oslabitve neodvisnosti in nepristranskosti (npr. nastop okoliščin, zaradi katerih bi bilo zunanjemu izvajalcu na videz ali dejansko onemogočeno zagotavljanje objektivnih mnenj.

5.      obveznosti izvajalca (pristojnosti, odgovornosti ter naloge zunanjega izvajalca)

Pristojnosti zunanjega izvajalca naj bodo opredeljene tako, da bodo zagotavljale podlago za uresničevanje odgovornosti in nalog notranjega revizorja.

Opredelitev pristojnosti zunanjega izvajalca naj obsega vsaj:

• pravico dostopa do vseh dokumentov, prostorov, sredstev in osebja zavoda ter pravico do vpogleda v vse podatke, ki so potrebni za izpolnjevanje nalog notranje revizije (tako poslov dajanja zagotovil, kot eventualnih poslov svetovanja);
• opredelitev področja oz. revizijskega okolja notranje revizije (npr. procesi, organizacijske enote, funkcije, kjer bo notranja revizija uresničevala svoje naloge in odgovornosti);

Opredelitev odgovornosti zunanjega izvajalca naj obsega:

• da pri naročniku strokovno neoporečno, poklicno skrbno in nepristransko izvede storitve dajanja zagotovil in svetovanja v skladu z Usmeritvami;
• da z izvajanjem notranjega revidiranja naročniku zagotovi ustrezen prispevek k izboljšanju delovanja notranjih kontrol in obvladovanja tveganj, ki vplivajo na doseganje strateških in poslovnih ciljev naročnika;
• da na podlagi predhodno izvedenega revizijskega ocenjevanja tveganj izdela predlog letnega načrta notranjega revidiranja pri naročniku;
• da pri pripravi letnega načrta notranjega revidiranja upošteva prispevek organa nadzora (sveta zavoda);
• da letni načrt v dokončen sprejem posreduje predstojniku oz. poslovodnemu organu naročnika (t.j. ravnatelju oz. direktorju javnega zavoda);
• da o izidih opravljenih poslov dajanja zagotovil poroča neposredno predstojniku naročnika (t.j. ravnatelju oz. direktorju javnega zavoda);
• da v skladu z zahtevami Usmeritev zagotovi ustrezen postopek spremljanja izvajanja ukrepov na podlagi priporočil, podanih v okviru izvedenega notranjega revidiranja pri naročniku;
• da v primeru, ko se javni zavod ne odziva na priporočila notranje revizije, zunanji izvajalec pripravi posebno poročilo, ki ga posreduje UNP (20. člen Pravilnika o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema NNJF);
• da v skladu z zahtevami Usmeritev do 28. februarja tekočega leta pripravi letno poročilo notranjega revidiranja za preteklo leto ter ga posreduje predstojniku naročnika, organu nadzora naročnika ter z njim seznani tudi UNP;
•  da v skladu z zahtevami Usmeritev zagotovi ustrezen postopek spremljanja izvajanja ukrepov na podlagi priporočil, podanih v okviru izvedenega notranjega revidiranja pri naročniku;
• da v primeru, ko zunanji izvajalec pri svojem delu ugotovi nepravilnost, ki kaže na povzročitev večje škode ali sumi, da gre za kaznivo dejanje, nemudoma obvesti predstojnika oz. poslovodni organ naročnika (ravnatelja oz. direktorja), njegov organ nadzora (svet zavoda) ter UNP (18. člen Pravilnika o usmeritvah);
• da izvede vse potrebne postopke stalnega spremljanja delovanja, kot jih v zvezi z zagotavljanjem in izboljševanjem kakovosti zahtevajo Usmeritve;
• da vso dokumentacijo in informacije naročnika, pridobljene v okviru izvajanja notranjega revidiranja, varuje kot poslovno skrivnost in jih ne razriva strankam zunaj naročnika;
• da v primeru uvedbe pregleda skladnosti organiziranosti in poslovanja notranje revizije naročnika z Usmeritvami, ki ga na podlagi ZJF izvaja UNP, sodeluje z revizorji UNP in jim pri tem zagotavlja vso dokumentacijo in informacije, potrebno za uresničitev ciljev pregleda

Pri opredelitvi odgovornosti zunanjega izvajalca, je potrebno v pogodbo smiselno vključiti tudi vse dodatne zahteve standarda SNR1000.SLO.DNR, ki se nanašajo na odgovornost notranje revizije.

Naloge zunanjega izvajalca naj obsegajo:

• da do dogovorjenega roka izdela predlog letnega načrta;
• da vse posle dajanja zagotovil (revidiranje) in svetovanja izvede v skladu s potrjenim letnim načrtom in poročila o izvedeni reviziji predstojniku naročnika (ravnatelju) posreduje do rokov, opredeljenih v letnem načrtu;
• da v okviru izvedbe revizije pred izdajo končnega poročila zagotovi ustrezno izvedbo usklajevanja vsebine osnutka poročila z odgovornimi osebami revidiranega področja;
• da dokumentira zadostne, zanesljive, ustrezne in koristne informacije, ki podpirajo izide posla in ugotovitve;
• da vzpostavi sistem spremljanja izvajanja ukrepov, ki jih je na podlagi izdanih NR poročil naložil predstojnik naročnika ter da v zvezi z izdanimi priporočili pridobi zagotovila, da so naloženi ukrepi ustrezno izvršeni oz. da je predstojnik (ravnatelj oz. direktor) v nasprotnem primeru sprejel tveganje zaradi neuresničitve priporočil

V pogodbi je smiselno opredeliti tudi, da je zunanji izvajalec funkcijsko neposredno podrejen ravnatelju oz. direktorju javnega zavoda (vendar pa v skladu z zahtevami Usmeritev uresničuje funkcijsko odgovornost tudi do organa nadzora, t.j. do sveta zavoda).

6.      pogodbena kazen in odstop od pogodbe

Izvajalec bo pričel z izvedbo pogodbenih del takoj po sklenitvi pogodbe in jih dokončal do postavljenega roka. Rok se lahko podaljša samo v primeru višje sile, s pisno odobritvijo naročnika. V kolikor izvajalec po svoji krivdi ne izpolni svojih obveznosti je dolžan naročniku plačati pogodbeno kazen. Plačilo pogodbene kazni izvajalca ne odvezuje od izpolnitve pogodbene obveznosti.

7.      varovanje podatkov

Zunanji izvajalec je dolžan trajno varovati kot zaupne vse podatke, informacije in dokumentacijo, ki so mu dani na razpolago ali do katerih ima dostop v zvezi z opravljanjem storitev ter jih ne sme razkriti nepooblaščenim osebam ali jih javno objaviti. V primeru kršitve določb o varovanju podatkov, je izvajalec naročniku odškodninsko odgovoren za vso škodo.

Izvajalec sme opravljati storitve obdelave osebnih podatkov samo v okviru izvedbe notranjega revidiranja, ki je predmet pogodbe in se zavezuje, da bo s prejetimi osebnimi podatki ravnal v skladu z določili Zakona o varstvu osebnih podatkov, in da osebnih podatkov ne bo uporabil za drugačen namen, kot je določen s pogodbo.

V pogodbi se naj opredelijo tudi postopki ravnanja zunanjega izvajalca v primeru prejema zahteve za posredovanje vsebin poročil in dokumentov notranje revizije kot informacije javnega značaja ter določila o hrambi, načinu dostopa in nadziranju dostopa do zapisov o poslu oz. delovnega gradiva notranje revizije (smiselno je npr. opredeliti, da izvajalec po izvedenem notranjem revidiranju vso dokumentacijo, ki se nanaša na zagotovitev notranjega revidiranja, preda naročniku).

8.      protikorupcijska klavzula

Javni zavodi s področja vzgoje in izobraževanja so dolžni v pogodbe, ki jih sklepajo z zunanjimi izvajalci in presegajo vrednost 10.000 evrov brez DDV, vključiti protikorupcijsko klavzulo kot je opredeljena v prvem odstavku 14. člena ZIntPK-B.

V pogodbo lahko vključijo tudi dodatne določbe za preprečevanje korupcije ali drugega poslovanja v nasprotju z moralo ali javnim redom. V primeru, da katera od pogodbenih strank ni pripravljena spreminjati pogodbe z novimi določili, je možna rešitev, da se k pogodbi kot priloga doda protikorupcijska klavzula na posebnem listu papirja. Bistvenega pomena je, da so stranke s protikorupcijsko klavzulo seznanjene (vir: https://www.kpk-rs.si).

9.      spremembe pogodbe in reševanje sporov

Spremembe in dopolnitve pogodbe morajo biti v pisni obliki. Predlaga jih lahko vsaka stranka z aneksom k pogodbi, ki vstopi v veljavo z dnem podpisa obeh pogodbenih strank.