KLASIFIKACIJSKI NAČRTI 

V preteklosti so tam, kjer je nastajalo veliko dokumentarnega gradiva, dokumente dodatno označili tako, da so jih kasneje lažje našli. Dodatno označevanje dokumentov se je pričelo že pred našim štetjem z uporabo glinenih tablic, na katere so zapisovali pogodbe, davke, posojila. Eni prvih znanih zapisov, sumerski zapisi, so bili zapisi podatkov, protopisava s katero so zapisovali določene vrste podatkov, z njo niso zapisovali jezika, učinkovita pa je bila za izdelavo davčnih napovedi, šifriranje zapisov, ne pa za zapisovanje pesmi. Le zapisi prvih dokumentov na glinenih tablicah niso bili dovolj, ti zapisi so morali biti dosegljivi, zato so jih organizirali, katalogizirali, klasificirali. Katalogiziranje in klasificiranje pa prinaša ločevanje in predalčkanje. Vse stare civilizacije, Sumerci, Egipčani, Kitajci in Inki, so se od drugih ločevale po tem, da so uporabljale izpopolnjene tehnike klasificiranja, katalogiziranja in arhiviranja, kar jim je omogočalo hitro pridobivanje pisanih zapisov (Harari, 2014).

Protopisave omogočajo poenotenje poslovanja. Dober primer je poslovanje pošte, kjer se giblje milijone dokumentov, vsako pismo je označeno z imenom in priimkom, krajem bivanja in hišno številko, poštno številko in krajem poštne številke ter državo. To nam je omogočalo pošiljanje pisem iz Slovenije v Avstralijo, brez da bi se izgubila. Danes v trgovinah in knjižnicah uporabljajo bar kodo, zato da lahko sledijo izdelku do končne prodaje ali pa izposojeni knjigi.

Razvoj modernih držav v 18. in 19. stoletju je vplival na krepitev državne uprave, z razvojem državne uprave se je razvijalo tudi pisarniško poslovanje ter arhiviranje dokumentov. Za lažje upravljanje in nadzor nad dokumenti so se pričeli za državno upravo razvijati klasifikacijski načrti, na sodiščih je nastal sodni red. Dokumenti so dobili še dodatno številčno oznako, poimenovano klasifikacijski znak, s pomočjo katerega so dokumente razvrstili in jih odložili v fascikle, ki so bili ravno tako označeni s klasifikacijskim znakom in letom nastanka gradiva. Danes tudi informatika uporablja dodatne oznake zapisov, to so tako imenovani metapodatki, ki so uporabnikom raznih aplikacij skriti.

Enotni in okvirni klasifikacijski načrti

Klasifikacijski načrti so pripomoček, vodilo, kompas, s katerim upravljamo dokumente. Imajo vnaprej določene roke, koliko časa hranimo določene dokumente, omogočajo nam izločanje dokumentov, katerim preteče rok hrambe, tako se stalne zbirke (arhivi) raznih zavodov, organov ne spremenijo v nepregledna odlagališča "starega papirja".

V sodobnem času nastaja vse več elektronskih dokumentov, pri poslovanju z njimi se je izkazalo, da je uporaba klasifikacijskega načrta smiselna. V klasifikacijskemu načrtu so poleg klasifikacijskih znakov dodani še roki hrambe dokumentov, ki izhajajo iz več zakonodaj, kot je področna zakonodaja (npr. šolska, zdravstvena), računovodska, delovnopravna, gradbena, ter ostalih predpisov. Včasih so v zakonih, predpisih in klasifikacijskih načrtih  za enak dokument navedeni različni roki hrambe, v takih primerih je smiselno uporabiti rok hrambe, ki je najdaljši.

Veliko dokumentov ostaja v uporabi in so pomembni za poslovanje ali razno dokazovanje v daljšem časovne obdobju, razne pravice izhajajo iz dokumentov starejših tudi od 100 let, zato je pravilno razvrščanje dokumentov zelo pomembno. V dokumentarno gradivo posega tudi arhivska zakonodaja z namenom zaščite gradiva kot kulturne dediščine, v zadnjem času pa se vedno znova izpostavlja vidik gradiva, ki omogoča pridobivanje pravic, veljavnost listin, popravo krivic. 

Šifra zadeve ali kako opremimo dopis s klasifikacijskim znakom?

Kako opremimo s šifro dokument, ki nastane na šoli?

Uredba o upravnem poslovanju v 118. členu v četrtem poglavju navaja, da v polje šifra zadeve napišemo najprej klasifikacijski znak, tekočo številko zadeve znotraj klasifikacijskega znaka, nato letnico, za letnico pa število, kolikokrat smo zadevo obravnavali.

Primer nesreče otroka v vzgojno izobraževalni ustanovi: