ELEKTRONSKA ODDAJA PONUDBE
I.
S 1. 4. 2018 je tudi v naš pravni sistem uveden sistem elektronske oddaje ponudbe. Glede na dokaj skope določbe ZJN-3, ki to vprašanje ureja v 37. členu, gre zapisati, da so naročniki dolžni ponudnikom omogočiti, da ponudbe oddajo elektronsko v vseh primerih, razen
a) če bi bili zaradi specializirane vrste javnega naročila za uporabo elektronskih komunikacijskih sredstev potrebni točno določeni orodja, naprave ali oblika datotek, ki niso splošno razpoložljivi ali podprti s splošno razpoložljivimi programi;
b) če se pri programih, ki podpirajo oblike datotek, ustrezne za opis ponudb, uporabljajo oblike datotek, ki jih ni mogoče obdelovati z nobenim drugim odprtim ali splošno dostopnim programom, ali če so zaščitene z licenco in jih naročnik ne more zagotoviti za prenos podatkov s spleta ali uporabo na daljavo;
c) če bi bila za uporabo elektronskih komunikacijskih sredstev potrebna specializirana pisarniška oprema, ki naročnikom ni splošno dostopna;
č) če dokumentacija v zvezi z oddajo javnega naročila zahteva predložitev fizičnih modelov ali maket, ki jih ni mogoče predložiti z elektronskimi sredstvi.
Ne glede na navedeno pa naročniki niso dolžni zahtevati uporabe elektronskih komunikacijskih sredstev pri oddaji ponudb, če je uporaba neelektronskih komunikacijskih sredstev nujna bodisi zato, ker elektronska komunikacijska sredstva pomenijo kršitev varnosti, bodisi zato, da se zaščitijo posebno občutljive informacije, ki zahtevajo tako visoko raven zaščite, da je ni mogoče ustrezno zagotoviti z uporabo elektronskih sredstev in naprav, ki so gospodarskim subjektom splošno dostopne ali do katerih se jim lahko omogočijo alternativni načini dostopa v skladu z devetim odstavkom tega člena ...
Kdaj gre za okoliščine, ki pomenijo izjemo od oddaje ponudbe v elektronski obliki, bo treba presoditi v vsakem primeru posebej, upoštevajoč okoliščine posameznega primera. Vsekakor je sistem v tej fazi razvit do točke, da je mogoče (razen kadar gre za izjeme, kot je bilo navedeno) ponudbo oddati elektronsko, vsa ostala komunikacija med naročnikom in izbranim ponudnikom v fazi preverjanja in ocenjevanja ponudb pa bo še naprej potekala kot je bilo v veljavi že doslej.
II.
Na trgu je kar nekaj ponudnikov, ki ponujajo različne sisteme za elektronsko oddajo ponudb, in naročniki se bodo lahko prosto odločili, preko katerega sistema bo oddaja ponudb potekala. Omeniti pa gre, da je tudi Direktorat za javno naročanje, ki deluje v okviru Ministrstva za javno upravo, dal v produkcijo osrednji portal, ki je brezplačno namenjen:
u naročnikom – objava javnega naročila in komunikacija s ponudnikom,
u ponudnikom – oddaja ponudbe in komunikacija z naročnikom.
Ponudbe, ki bodo oddane, bodo elektronsko podpisane in žigosane s časovnim žigom. Ponudbe bodo kriptirane in shranjene v varno odložišče, kar pomeni, da pred potekom roka za oddajo ponudb vpogled v že oddane ponudbe ni mogoč. Javno odpiranje se izvede elektronsko takoj po preteku roka za oddajo ponudbe. Vpogled v oddane ponudbe pa bodo imele le pooblaščene osebe naročnika.
III.
Glede na navedeno je treba v vseh razpisnih dokumentacijah potencialnim ponudnikom dati jasna navodila o tem, kako poteka sistem elektronske oddaje ponudbe, da bodo le-ti lahko ponudbo pravočasno in uspešno oddali. Poudariti gre, da sama sprememba sistema elektronske oddaje ponudbe za seboj potegne še nekaj drugih, prav tako bistvenih elementov. V pri vrsti gre poudariti, da mora biti sistem tak, da lahko naročnik ponudbe pregleda šele po izteku roka za njihovo oddajo in po odpiranju ponudb in prijav.
Da pa bi se ponudniki sploh lahko prijavili v sistem, je treba pridobiti digitalno kvalificirano potrdilo, ki bo omogočalo, da bodo imeli dostop do sistema. Na tej podlagi se bodo registrirali v sistem in ga pozneje lahko uporabljali. Da bi bila uporaba lažja, sistem predvideva, da lahko zakoniti zastopnik pooblasti drugo osebo, ki bo nosilec in upravljavec pravic, in bo pozneje dejansko tudi oddala, spremenila ali, ne nazadnje, umaknila že oddano ponudbo.
Glede na to, da gre za elektronsko oddajo ponudb klasičnega odpiranja ponudb po novem ne bo več, saj bo sistem omogočil, da se bodo ponudbe odprle takrat, kot je bilo določeno v razpisu. Na to dejstvo je treba v razpisu posebej opozoriti, pri tem pa seveda črtati vse do sedaj veljavne določbe glede načina oddaje ponudb in samega odpiranja. Posebej gre opozoriti, da ni več dopustno zahtevati določenih elementov ponudbe (razen če gre za dopustno izjemo) v pisni in elektronski verziji, kot je na primer do sedaj večkrat veljalo za predračun. Prav tako zahteva po originalu in kopiji ponudbe izgubi svoj smisel, saj se vsi dokumenti sedaj oddajo elektronsko.
KATALOG ŽIVIL ZA JAVNO NAROČANJE
Da bi naročniki (šole, vrtni in drugi javni zavodi) lahko uspešno oddali javno naročilo, ki se nanaša na živila, so pred tem dolžni izvesti raziskavo trga, na podlagi katere ugotovijo, kaj trg sploh ponuja. Na tej podlagi, upoštevajoč lastne zahteve, lahko naročniki šele oblikujejo skope živil, ki jih bodo oddali na javnem naročilu, oz. jih bodo izvzeli iz sistem javnega naročanja. Ker pa je raziskava trga zahtevno opravilo, bo naročnikom v prihodnje pri izvedbi javnih naročil vsekakor v pomoč »Katalog živil za javno naročanje«, ki ga je pripravila Zbornica kmetijskih in živilskih podjetjih pri Gospodarski zbornici Slovenije in je dostopen na www.katalogzivil.si.[1] Seveda je katalog je informativne narave, kljub temu pa naročnikom bo v pomoč pri poimenovanju živil, oblikovanju sklopov, oblikovanju meril, oblikovanju izločenih sklopov, izpisu ponudnikov in njihovih izdelkov, izpisu podatkov o hranilni vrednosti, alergenih in o implementiranih shemah kakovosti.[2]
[1] https://www.gzs.si/zbornica_kmetijskih_in_zivilskih_podjetij/Novice/ArticleID/62794/katalog-zivil-za-javno-narocanje
[2] http://solazaravnatelje.si/wp-content/uploads/2017/11/Predstavitev-kataloga-GZS.pdf