Uvod

V času poplav elektronskih medijev in sodobnega načina komuniciranja, spletnih izmenjav podatkov in informacij se premalokrat zavedamo, da so tovrstne oblike komuniciranja samo ena izmed oblik poslovanja med organi in strankami, katero je potrebno na predpisan način tudi ustrezno evidentirati oziroma na primeren način shraniti.

Ker pa nam sodoben način komuniciranja omogoča dokaj preprost način sporočanja informacij našim naslovnikom, se nam zdi takšna komunikacija zelo preprosta, enostavna in jo čedalje bolj uporabna, saj pri njej nismo vezani na čas in prostor, ampak zgolj na osnovno poznavanje sodobne tehnologije, ki pa je večini dovolj dobro poznana, predvsem med mlajšo populacijo.

Iz tega razloga je čedalje manj komuniciranja preko klasičnih poti, kot je recimo pošta v fizični obliki. Ko gre za komuniciranje po klasični pošti, je zavedanje, da je treba to pošto na nek način urediti, da jo bo lahko kasneje mogoče pregledovati in uporabiti, še kar prisotno.

Ko pa gre za komuniciranje preko sodobnih elektronskih medijev, pa takšnega zavedanje ni zaslediti več v tolikšni meri, saj so uporabniki večinoma mnenja, da je »itak vse na računalniku«. Treba se je zavedati, da je elektronska pot izmenjave podatkov, informacij in dokumentov samo ena izmed oblik prenosa teh sporočil ter da je treba tudi te oblike komuniciranja ustrezno shraniti, in sicer na pregleden in ažuren način. Predvsem se kaže to problematično pri evidentiranju lastnih in izhodnih dokumentov, ki nastajajo le v elektronski obliki, kot npr. sporočila po elektronski pošti.

V javni upravi in tudi v širšem javnem sektorju to obliko komuniciranja opredeljujemo kot upravno poslovanje.

To poslovanje pa zajema tako komunikacijo med organi javne uprave in zunanjim svetom (v najširšem pomenu), kot tudi za komunikacijo znotraj posameznega organa javne uprave ali pa med posameznimi organi javne uprave (v ožjem pomenu). Pri teh komunikacijah nastajajo produkti, ki jih lahko opredelimo kot dokumente, zapise, sporočila. Ker gre za veliko količino nastalih produktov, ki so pomembni tako za organ, kot tudi za stranke, je nujno potrebno, da se uredijo na pregleden in ažuren način. Z drugimi besedami, nastale produkte bi lahko opredelili tudi kot gradivo, ki imajo dokumentarno vrednost, torej gre za dokumentarno gradivo.

Upravljanje z dokumentarnim gradivom je eden izmed temeljev vsakega sodobnega (še posebej upravnega) poslovanja. Zahtevo po ažurnem pregledu minulih, sedanjih in načrtovanih poslovnih dogodkov ter sledljivost dokumentov poznajo kot osnovno načelo tudi v različnih standardih (npr. ISO), ki urejajo kakovost poslovanja. Tem načelom sledi tudi Uredba o upravnem poslovanju, ki določa, da je treba vsako delo organov, kadar opravljajo upravne naloge, ustrezno evidentirati.[1]

Sodobna organizacija ali organ, ki upravlja z dokumentarnim gradivom, mora poskrbeti za ustrezen zapis posameznih dogodkov (tudi aktivnosti, izvedenih prek telefona - uradni zaznamki pogovorov), pomembnih za poslovanje organa, kot tudi za njihovo evidenco. Samo ob ustrezni evidenci in zbirki dokumentarnega gradiva je mogoče kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanje ter dokazovati dejstva. Pomemben rezultat takšnega poslovanja, še posebej organov javne uprave, pa je tudi ohranjanje zapisov, pomembnih za znanost in kulturo, ter za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb, kot uporabniki storitev javne uprave.

Vlada Republike Slovenije je ob zavedanju pomena pravilnega in ažurnega, predvsem pa poslovanja z dokumentarnim gradivom na način, da bi se zagotovilo možnosti kasnejšega pregledovanja, preverjanja pravilnosti, možnosti dokazovanja dejstev in tudi zaradi skrbi, da se ohranijo zapisi, pomembni za znanost in kulturo ter pravno varnost, sprejela oziroma predpisala pravila poslovanja z dokumentarnim gradivom v Uredbi o upravnem poslovanju.

Glede na pristojnost Vlade Republike Slovenije se določbe Uredbe o upravnem poslovanju uporabljajo predvsem v organih ožje državne uprave (ministrstva, organi v sestavi, upravne enote in vladne službe), organih samoupravnih lokalnih skupnosti (občine, krajevne skupnosti) ter tudi pri drugih pravnih in fizičnih osebah (širši javni sektor), kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge.[2]

Upravne naloge

Pri določanju obsega in vsebine veljavnosti Uredbe o upravnem poslovanju pri organih državne uprave in organih samoupravne lokalne skupnosti ni večjih dilem. Dileme pa se pojavljajo pri določajo obsega veljavnosti Uredba o upravnem poslovanju pri drugih fizičnih in pravnih osebah.

Po določbi Uredbe o upravnem poslovanju se morajo določbe Uredbe o upravnem poslovanju glede upravljanja z dokumentarnim gradivom uporabljati tudi pri tistih pravnih in fizičnih osebah, kadar ti na podlagi javnih pooblastil upravljajo upravne naloge. Težava nastopi predvsem opredelitve, kdaj gre za upravno nalogo.

Za opravljanje upravnih nalog gre prav gotovo v naslednjih primerih:

• odločanje v upravnem postopku (izdajanje odločb/sklepov v upravnem postopku),
• izdajanje splošnih upravnih aktov (npr. Pravilnik sveta šole),
• vodenje uradnih evidenc oziroma baz podatkov,
• izdajanje potrdil iz uradnih evidenc.

Odločanje v upravnem postopku

Najlažje prepoznati situacijo, da gre za upravno nalogo pri fizični ali pravni osebi, ko ta opravlja svoje naloge na podlagi javnega pooblastila, je prav gotovo, ko mora nosilec javnega pooblastila voditi upravni postopek in v okviru tega postopka izdajati konkretne upravne akte (odločbe in sklepe) in druge dokumente (npr. razna vabila, dopise za dopolnite vloge, odstop vlog pristojnim organom, odstopi vloženih pritožb pristojnim drugostopenjskim organom itd).

Z javnim pooblastilom je, na primer, lahko podeljena naloga na področju registracije motornih vozil posamezni gospodarski družbi. Postopek podaljšanja registracije motornega vozila pomeni odločanje v upravnem postopku, kar pomeni, da gre za upravno nalogo.

Tudi v primeru izvajanja nekaterih določb Zakona o osnovni šoli[3] gre za odločanje o pravicah in obveznosti strank, zato tudi šola kot zavod in kot nosilec javnega pooblastila izvaja v tem pogledu upravno nalogo z izdajanjem konkretnih upravnih aktov.

Po določbah 60a. člena Zakona o osnovni šoli se v postopkih v zvezi z vpisom, prestopom, prešolanjem, odložitvijo šolanja, oprostitvijo sodelovanja pri posameznem predmetu, prepovedjo obiskovanja osnovne šole po izpolnitvi osnovnošolske obveznosti, statusom učenca, ki se vzporedno izobražuje, oziroma statusom športnika in v zvezi z dodelitvijo sredstev učencem, ki zaradi socialnega položaja ne zmorejo v celoti plačati prispevkov za materialne stroške programa (šola v naravi, prehrana, učbeniki), uporabljajo določbe zakona, ki ureja splošni upravni postopek.

V 60.b členu Zakona o osnovni šoli pa predpis določa, da, če za posamezno odločitev ni posebej določen pristojni organ, o pravicah in dolžnostih učenca na prvi stopnji odloča ravnatelj. O odložitvi začetka šolanja in odložitvi šolanja med šolskim letom v prvem razredu odloči ravnatelj na podlagi obrazloženega mnenja strokovne komisije, ki jo imenuje ravnatelj in jo sestavljajo šolski zdravnik, svetovalni delavec ter vzgojitelj oziroma učitelj. O pritožbah v zvezi z uresničevanjem pravic in dolžnosti otroka oziroma učenca odloča pritožbena komisija.

V vseh teh primerih gre torej za odločanje v upravnem postopku, ki pa se izvajajo po določbah Zakona o upravnem postopku ali po posebnih določbah materialnih predpisov.

Izdajanje splošnih upravnih aktov

Tudi izdajanje splošnih upravnih aktov pomeni upravno nalogo, zato je z dokumentarnim gradivom, ki nastane v okviru te upravne naloge, tudi treba ravnati po pravilih Uredbe o upravnem poslovanju. Predvsem je tu mišljeno sprotno in ažurno evidentiranje dokumentarnega gradiva, ki nastane pri organu oziroma nosilcu javnega pooblastila, pri opravljanju te upravne naloge. V okviru poslovanja, na primer šola ali fakulteta, izdaja razne pravilnike, ki jih mora na ustrezen način evidentirati in poskrbeti, da se na ustrezen način hranijo.

Vodenje uradnih evidenc oziroma baz podatkov

Vrsta predpisov oziroma zakonov določa obveznosti vodenje različnih evidenc. Tako Zakon o osnovni šoli v 95. členu določa, da osnovna šola vodi naslednje zbirke osebnih podatkov:

1. zbirko podatkov o učencih, vpisanih v osnovno šolo, in njihovih starših,
2. zbirko podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah,
3. zbirko podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev,
4. zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.

Osebni podatki se v evidencah iz tega člena zbirajo, vodijo in obdelujejo zaradi izvajanja nalog iz tega zakona.

Izdajanje potrdil iz uradnih evidenc

Zakon o upravnem postopku v 179. členu določa, da državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil izdajajo potrdila in druge listine (izpiske, certifikate itd.) o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco. Za uradno evidenco se šteje evidenca, ki je bila vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil.

Potrdila in druge listine o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, morajo biti v skladu s podatki uradne evidence. Taka potrdila oziroma druge listine veljajo za javne listine. Potrdilo in druge listine o dejstvih, o katerih se vodi uradna evidenca, se izdajo stranki na ustno zahtevo praviloma istega dne, ko je stranka potrdilo oziroma drugo listino zahtevala, najpozneje pa v 15 dneh, če ni v predpisu, s katerim je bila vzpostavljena uradna evidenca, drugače določeno.

Iz navedene določbe nedvoumno izhaja obveznost vsakokratnega organa/nosilca javnega pooblastila, da v primeru, da je na podlagi zakona dolžan voditi uradno evidenco, posredovati podatek iz te uradne evidence, in sicer v primeru, da prejme takšno vlogo stranke.

Zakon o osnovni šoli, na primer, ima vrsto določb glede obveznosti izdajanje uradnih potrdil iz uradnih evidencah.

V 44. členu določa, da najmanj tri mesece pred začetkom pouka šola staršem otrok, vpisanih v 1. razred, izda potrdilo o šolanju oziroma odločbo o odložitvi začetka šolanja.

V 82. členu določa, da osnovna šola izda učencu spričevalo ob koncu vsakega razreda. Spričevalo je javna listina. Učencem, ki so vključeni v posebni program vzgoje in izobraževanja, se ob koncu šolskega leta izda potrdilo z opisno oceno napredka učenca po posameznih področjih.

V 84. členu določa obveznost, da osnovna šola učencem, ki zaključijo osnovnošolsko izobraževanje, izda zaključna spričevala. V 84.a člen, pa da učencu, ki ima pravico opravljati  predmetne in popravne izpite, šola ob zaključku pouka izda obvestilo o zaključnih ocenah ob koncu pouka v šolskem letu.

85. člen pa določa, da učencu, ki je izpolnil osnovnošolsko obveznost, ni pa končal osnovnošolskega izobraževanja, osnovna šola izda potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti.

Da bi upravno poslovanje z dokumentarnim gradivom potekalo nemoteno in v skladu s predpisanimi pravili, je pomembno, da se vsi deležniki tega procesa zavedajo določenih osnovnih predpostavk, ki bi naj bile izpolnjene, da bi dosegali ustrezno kakovost poslovanja z dokumentarnim gradivom.

V ta proces pa so vključeni prav vsi, ki se ukvarjajo z dokumentarnim gradivom, in sicer od predstavnika organa/nosilca javnega pooblastila, posamezne uradne osebe, do arhivarja. Vsak od teh deležnikov bi se moral na svojem nivoju zavedati določenih obveznosti/pristojnosti, ki jih je v zvezi z upravljanjem z dokumentarnim gradivom potrebno izvajati. Predvsem pa je potrebno v vsakem organu/nosilcu javnega pooblastila zagotoviti:

• poznavanje prepisov,
• ustrezen računalniški program,
• evidenca dokumentarnega gradiva se vodi z informacijskim sistemom (126. čl. UUP),
• klasifikacijski načrt,
• načrt signirnih znakov,
• ustrezno/primerno organizacijo delovnih procesov.

Poznavanje predpisov

Kot je že uvodoma bilo prikazano, je osrednji predpis, ki ureja pravila ravnanja organa javne uprave, Uredba o upravnem poslovanju. Ta predpis je nastal kot posledica združitve več predhodnih predpisov, ki so urejali posamezne vsebine upravnega poslovanja[4] (fus nota). Uredba o upravnem poslovanju je bila sprejeta kot podzakonski predpis dveh zakonov, in sicer Zakona o splošnem upravnem postopku in Zakona o državni upravi. Pri pravilnem izvajanju določb teh podzakonskih predpisov je prav gotovo, da morajo vsi deležniki upravnega poslovanja poznati ta dva predpisa.

Da bi pravilno in brez večjih težav lahko pravilno upravljali z dokumentarnim gradivom, je potrebno poznavanje tudi drugih predpisov, ki podrobneje urejajo določene vsebine v zvezi z upravljanjem dokumentarnega gradiva.

Gre predvsem še za naslednje predpise:

• Pravilnik o izvrševanju Uredbe o upravnem poslovanju (ureja npr.: obliko prejemne štampiljke, obliko štampiljke »kopija enaka izvirniku«, obliko ovoja, itd)[5],
• Pravilnik o potrjevanju dokončnosti in pravnomočnosti upravnih aktov[6],
• Pravilnik o vodenje evidenc v upravnem postopku[7],
• Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave. (fus nota)[8].

Poleg teh predpisov je pri upravljanju z dokumentarnim gradivom treba poznati tudi določene vsebine, ki jih morebiti vsebujejo tudi določeni materialni predpisi, ki urejajo posamezno upravno področje. Navedene vsebine pridejo v poštev pri reševanju konkretnih upravnih zadev, kot npr.: Zakon o dostopu do informacij javnega značaja, Zakon o graditvi objektov, Zakon o vodah, Zakon o osnovni šoli itd.

Ustrezen računalniški program

Da bi lahko z dokumentarnim gradivom upravljali v skladu z določili in obsegu določb Uredbe o upravnem poslovanju, je treba zagotoviti tudi ustrezno programsko oziroma računalniško opremo. V ta namen ima Uredba o upravnem poslovanju vrsto določb. V zvezi z upravljanjem dokumentarnega gradiva v ustreznih evidencah se je potrebno zavedati, da organ za evidentiranja in pregled nad dokumentarnim gradivo vodi le eno evidenco. To evidenco Uredba o upravnem poslovanju imenuje evidenca dokumentarnega gradiva.

Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa ter je podlaga vsem drugim evidencam, ki se nanašajo na delo organa. Evidenca dokumentarnega gradiva se vodi o vseh zadevah.[9]

Poleg tega pa je tudi določeno, da se ta evidenca vodi z informacijskim sistemom. Notranje organizacijske enote organa lahko vodijo ločene evidence o zadevah in dokumentih, če tako odredi predstojnik zaradi posebej utemeljenih razlogov.[10]

V praksi so v uporabi različni informacijski sistemi za vodenje temeljnih evidenc dokumentarnega gradiva, npr. Lotus Notes (najpogostejši, uporabljene predvsem v organih državne uprave), Doksis, e-doc, ICSSD itd.

Ker se v praksi pojavljali različni informacijski sistemi za vodenje temeljnih evidenc dokumentarnega gradiva, se postavlja logično vprašanje, ali so postavljeni kakršnikoli pogoji, da se lahko nek informacijski sistem uporablja za te namene. Odgovor je v določbah Uredbe o upravnem poslovanju.

V 127. členu Uredbe o upravnem poslovanju je določeno, da mora evidenca dokumentarnega gradiva v elektronski obliki zagotavljati evidentiranje ravnanja z dokumenti, in sicer tako, da se shranjujejo podatki o tem, kdo in kdaj je izvajal posamezna opravila v zvezi s posameznim dokumentom.

Pri skeniranih dokumentih se shranjujejo tudi podatki o tem, kdo in kdaj je dokument skeniral.

Še bolj podrobno pa Uredba o upravnem poslovanju določa tako imenovane tehnične zahteve, ki jih mora posamezni informacijski sistem zagotavljati.

V 75. Členu Uredbe o upravnem poslovanju je tako določeno:

»Informacijska rešitev, ki obsega informacijsko in komunikacijsko opremo, mora omogočiti vodenje evidenc v skladu z zahtevami te uredbe.

Informacijska rešitev za vodenje evidenc mora omogočiti ločen elektronski poštni nabiralnik, ki je povezan z evidenčnim delom rešitve. Informacijska rešitev mora omogočati zavračanje neželene elektronske pošte, samodejno potrjevanje prejetih sporočil, usmerjanje vhodnih dokumentov v ustrezne postopkovne dokumentne baze, povezavo z elektronskim poštnim nabiralnikom posameznika in samodejno evidentiranje izbranega sporočila.

Informacijska rešitev za vodenje evidenc mora omogočiti upravljanje z dokumenti na način, ki omogoča najmanj pripravo in zaščito končanega dokumenta pred spreminjanjem, oblikovanje izhodnih dokumentov po vnaprej pripravljenih obrazcih, vpis mnenja na dokument, pošiljanje dokumenta v potrditev, podpis ali samo v vednost.

Informacijska rešitev mora omogočiti tudi elektronsko določanje statusa dokumentov, odpremo dokumenta po zakonu o splošnem upravnem postopku in samodejno evidentiranje le-te, elektronsko podpisovanje in pošiljanje dokumentov, samodejno evidentiranje prispelih vročilnic kot del dokumenta, določanje stanj zadev preko pisarniških odredb in vezavo določenih dokumentov oziroma obrazcev na določeno stanje ter določitev prehodov med stanji, premeščanje dokumentov med zadevami ali dokumentnimi bazami oziroma v primeru pomot vračanje v dokumentno bazo, namenjeno začetnemu evidentiranju dokumentov, podatke o posegih v dokument oziroma zadevo, vodenje rokovnika in drugih rokov ter opozarjanje na bližanje rokov za rešitev, ob ustrezni opremljenosti možnost skeniranja dokumentov v papirni obliki in pošiljanje le-teh po elektronski poti, možnost odlaganja priponk in elektronsko podpisanih dokumentov na arhivski strežnik.

Informacijska rešitev za vodenje evidenc mora omogočiti upravljanje z dokumentarnim gradivom na način, ki omogoča najmanj izposojo dokumentarnega gradiva, ločevanje med tekočo in stalno zbirko dokumentarnega gradiva, pregled gradiva po kategorijah in izločanje oziroma odbiranje dokumentarnega gradiva.

Informacijska rešitev mora zagotavljati informacijsko varnost in sledljivost zadev in dokumentov (varovan dostop do podatkov, varnostne kopije itd.).

Informacijska rešitev mora omogočati podporo poslovanju in sicer najmanj možnost nastavitve postopkov preko parametrov, pridobivanje podatkov po elektronski poti, povezavo s programsko opremo, ki omogoča možnost sprejemanja in pošiljanja faksimilnih sporočil v elektronski obliki. Omogočati mora tiskanje kazal, dokumentov, ovojev zadev, ovojnic, nalepk, mehko brisanje, samodejni izračun roka hrambe, upravno statistiko in različne možnosti iskanja ter pregledov.

Informacijska oprema za skeniranje in shranjevanje skeniranih dokumentov mora zagotavljati nespremenljivost in celovitost skeniranih dokumentov oziroma omogočiti enostavno ugotovitev vsakršne spremembe skeniranega dokumenta. Omogočati mora tudi shranjevanje podatkov o času, načinu in izvedbi skeniranja ter osebi, ki je skenirala, skupaj z dokumentom.

Informacijska rešitev mora omogočiti tudi povezovanje z drugimi informatiziranimi zbirkami podatkov za posebne postopke ali namene (npr. zakonodajni postopek, zadeve v zvezi z Evropsko unijo, razvid upravnih postopkov in podobno) ter z informatiziranimi javnimi evidencami (npr. centralni register prebivalstva, poslovni in sodni register ter podobno).«

Evidenca dokumentarnega gradiva je lahko pri organu vodena na drug način (izven določb Uredbe o upravnem poslovanju) le v primeru, da gre za ravnanje s specifičnim dokumentarnim gradivom.

Uredba o upravnem poslovanju v 125. členu določa, da evidence o zadevah in dokumentih po tej uredbi niso obvezne za specifično dokumentarno gradivo organov v skladu s posebnimi predpisi. Predstojnik organa, ki hrani v prejšnjem odstavku omenjeno dokumentarno gradivo, za ravnanje z njim določi ustrezna pravila v skladu s posebnimi predpisi.

Pri evidentiranju dokumentarnega gradiva v informacijskem sistemu je treba imeti v mislih tudi, da pa nekatere dokumentacije ni treba evidentirati. Uredba o upravnem poslovanju to imenuje neevidenčno gradivo. Kdaj gre za takšno gradivo, mora opredelili predstojnik organa. [11]

Klasifikacijski načrt

Upravljanje dokumentarnega gradiva temelji na vsebinskem razvrščanju dokumentarnega gradiva. Pri vsebinskem razvrščanju zadev in dokumentov je najpomembnejša vsebina zadeve, ki jo razberemo iz prispelega ali nastalega dokumenta.

Da bi pa pri vsebinskem razvrščanju posameznih dokumentov zagotovili pregledno in enotno poslovanja ter da bi izvajalci teh nalog[12] opravljali iste naloge na enak način, je potrebno, da se način razvrščanja vnaprej predvidi oziroma določi, in to na uporabniku prijazen način. V praksi je namreč največja težava zagotoviti enakost vsebinskega razvrščanja dokumentov, saj ljudje vsebine dokumentov pogosto pojmujejo različno.

V javni upravi se razvrščanje dokumentov po določbah Uredbe o upravnem poslovanju izvaja izključno na podlagi opisov vsebin. V vzgojno-izobraževalnih zavodih pa se uporablja Enotni načrt klasifikacijskih znakov z roki hrambe za vzgojno-izobraževalne zavode (vrtce, osnovne šole, zavode za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami, glasbene šole, srednje šole, dijaške domove, višje strokovne šole in organizacije za izobraževanje odraslih).

Opisi vsebin so zajeti v obliki gesel, ki so izražena v numeričnem sistemu. Opis klasifikacijskega znaka (gesla) mora biti primerno dolg in razumljiv. Kratice in okrajšave so dopustne, če so razumljive. Kratice in okrajšave morajo biti razložene v legendi dodatka k načrtu klasifikacijskih znakov. Pregled teh gesel Uredba o upravnem poslovanju imenuje načrt klasifikacijskih znakov.

Načrt klasifikacijskih znakov določi predstojnik organa, izhodišče je obvezen načrt klasifikacijskih znakov, ki ga je sprejela Vlada Republike Slovenije.

Za istovrstne organe in javnopravne osebe (npr. upravne enote, javne zavode) predpiše enoten načrt klasifikacijskih znakov minister, pristojen za to področje, v soglasju z ministrom, pristojnim za javno upravo.

[13]

Načrt klasifikacijskih znakov je treba sestaviti za daljše časovno obdobje. Ta načrt temelji na decimalni razdelitvi vsebin delovnega področja organa. Obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov opredeljuje deset glavnih razredov (številk) poslovanja, ki so označeni z enomestnim znakom od 0 do 9. Klasifikacijski znaki so samo številčni in se lahko izjemoma podrobneje razdelijo na največ petmestne znake. Ti znaki se ne smejo podrobneje deliti s črkami (na štiri- ali petmestne znake), niti ne smejo vsebovati rimskih številk. Zapisani morajo biti kot zaporedje številk, brez vmesnih znakov. Znakov v načrtu ni dovoljeno črtati, lahko pa se obstoječi podrobneje razdeli na četrtem ali petem nivoju.

Obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov opredeljuje prvi, drugi in tretji nivo. Pri nivo sestavlja deset že omenjenih glavnih vsebin.

Gre za naslednje vsebine:

Vsak glavni nivo se lahko deli na največ deset razredov. Npr. razred 0 (državna in družbena ureditev) na 01, 02, 03, 04, 05, 06 … 09), vsak od teh razredov pa spet na 10 novih podrazredov (npr. 020 ali 060) itd.

Po takem sistemu bi npr. dokument, na katerega je potrebno odgovoriti, kot odgovor na dopis na podlagi 18. člena Uredbe o upravnem poslovanju, evidentirali pod znak 020. Po enotnem klasifikacijskem načrtu klasifikacijskih znakov je opredeljeno to evidentiranje na naslednji način:

Na primer pobuda za inšpekcijski nadzor se evidentira pod znak 0610. Do tega pridemo na naslednji način:

Včasih pa je zaradi narave dela in obsega nalog pri posameznih organih načrt klasifikacijskih znakov treba razčleniti še na četrti in peti nivo.

Dolžnost vsakega organa je, da svoj načrt klasifikacijskih znakov posreduje Arhivu Republike Slovenije .[14]

Pristojni arhiv na podlagi arhivskih predpisov in v sodelovanju z organom določi klasifikacijskega znake, pod katere se bo evidentiralo tisti prejeto ali pri delu organa nastalo dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb, v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov. Takšno dokumentarno gradivo pridobi poseben status, in sicer status arhivskega gradiva[15]

Načrt signirnih znakov

Tako kot sprejem načrta klasifikacijskih znakov, je naloga predstojnika tudi, da sprejme oziroma določi tudi načrt signirnih znakov.[16]

Uredba o upravnem poslovanju glede načrta signirnih znakov še določa:

»Načrt signirnih znakov sestavi organ sam na podlagi akta o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest. V načrtu signirnih znakov so organizacijske enote označene z enim ali več številčnimi znaki, delovno mesto pa z naslednjim enim ali več številčnimi znaki. Uporabljajo se lahko tudi črkovne oznake, ki pa ne pomenijo začetnic imena in priimka javnega uslužbenca. Imena ob nazivih delovnih mest so v pomoč pri delu. Minister, pristojen za javno upravo, določi primer uporabe signirnega načrta.

Signirni znaki so vezani na delovno mesto in ne na osebo. Načrt signirnih znakov se sme spremeniti, kadar se spremeni organizacija upravnega organa. Kadar v upravnem organu nastanejo nove notranje organizacijske enote ali nova delovna mesta, se v načrt vključijo ustrezni novi signirni znaki. Organi morajo skrbeti, da se načrt signirnih znakov ter način dodeljevanja in pooblastila v zvezi z dodeljevanjem spreminjajo le v najnujnejšem obsegu.

Spremembo načrta signirnih znakov iz prejšnjega odstavka, mora organ dokumentirati tako, da je razvidno, kdaj so se posamezni signirni znaki spremenili in katere prejšnje znake je imela posamezna notranja organizacijska enota in posamezno delovno mesto, oziroma kdaj so bile določene spremembe načina dodeljevanja in pooblastila v zvezi z dodeljevanjem.«

Po določbi 26. točke 2. člena Uredbe o upravnem poslovanju je signirni (dodeljevalni) znak številčna oznaka notranje organizacijske enote organa ali delovnega mesta javnega uslužbenca, ki zadevo rešuje. Pri dodeljevanju zadev v reševanje je ravno načrt signirnih znakov v veliko pomoč pri preglednemu poslovanju z dokumentarnim gradivom. Po določbi 118. člena Uredbe o upravnem poslovanju mora pristojna oseba (predstojnik organa ali druga oseba po njegovem pooblastilu za dodeljevanje zadev v reševanje ali pa uslužbenec v glavni pisarni) na prejetem dokumentu v fizični obliki odtisniti prejemno štampiljko, v kateri v polje signirni znak vpiše signirni znak notranje organizacijske enote ali delovnega mesta ali priimek javnega uslužbenca, ki ga zaseda.

Ustrezna in primerna organizacijo delovnih procesov

Uredba o upravnem poslovanju na več mestih določa obveznosti, katerih vsebina v bistvu pomeni, da organ, ki mora izpolnjevati pravila upravnega poslovanja z dokumentarnim, svojo organizacijo temu primerno tudi organizirati. Primeroma bom navedel le nekatere bistvene obveznosti, ki jih mora organ, ki upravlja z dokumentarnim gradivom, zagotoviti.

• Glavna pisarna mora imeti ustrezno informacijsko rešitev za vodenje evidenc o zadevah, dosjejih in dokumentih ter za delo s tem dokumentarnim in arhivskim gradivom v elektronski obliki.

Gre za obveznost, po kateri mora biti glavna pisarna ali pa delovno mesto, kjer se izvajajo naloge glavne pisarne, opremljena z ustrezno računalniško opremo.

• Vsako delo organov, kadar opravljajo upravne naloge, je treba dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom: dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise za znanost in kulturo ali za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb.

Ta obveznost terja od vseh zaposlenih, da pri delu z dokumentarnim gradivom sledijo ciljem, da bo mogoče njihovo delo kasneje pregledovati, preverjati njihovo pravilnost (pravilnost dokumentov), pravočasnost in kakovost ter tudi dokazovati določena dejstva. Gre seveda za posledice, ki nastanejo zaradi poslovanja z dokumentarnim gradivom. 

• Organ mora za upravljanje z dokumentarnim gradivom organizirati glavno pisarno. Če organ zaradi svoje velikosti ali narave dela ne more organizirati glavne pisarne, lahko predstojnik naloge iz drugega odstavka tega člena prenese na posamezne pooblaščene javne uslužbence.

Gre za obveznost, katere bistvo je, da se v organizaciji/organu poskrbi za osrednjo točko (to je lahko glavna pisarna ali posamezni uslužbenec, ki na podlagi pooblastila izvaja naloge glavne pisarne)[17] , ki bo bdela nad poslovanjem z dokumentarnim gradivom, tako iz vidika nadzora nad tem poslovanjem, kot tudi iz vidika dajanja enotnih pojasnil in napotil za enotno izvajanje upravnega poslovanja pri organu.

• Javni uslužbenci v glavni pisarni upravljajo z dokumentarnim gradivom, kar obsega naloge sprejemnega prostora oziroma vložišča, evidentiranja zadev, dosjejev in dokumentov, odpravništva ter skrb za varovanje dokumentarnega gradiva. Vodijo in skrbijo za pravilno in enotno vodenje evidenc o zadevah, dosjejih in dokumentih.

Navedena vsebina opisuje obseg nalog, ki se izvajajo v okviru delovnega mesta glavne pisarne.

• Javni uslužbenci ne smejo sami odpirati novih zadev, razen s pooblastilom predstojnika.

• Dokumenti se vpišejo v evidenco in pošljejo v reševanje še isti dan, ko dokument prejme glavna pisarna, najpozneje pa naslednji dan takoj po začetku delovnega časa. Odprava pošte mora biti organizirana tako, da je pošta odpravljena še istega dne, ko je bila pripravljena za odpravo. 

• Dokumenti, vezani na rok, se takoj po prejemu vnesejo v evidenco in pošljejo v reševanje. 

• Dokumenti v okviru zadeve se evidentirajo istega dne in pod istim datumom, ko prispejo ali ko nastanejo v organu. Če zaradi velikega števila prejetih in v organu nastalih dokumentov ali zaradi drugih upravičenih razlogov ni mogoče evidentirati vseh dokumentov še isti dan, jih je treba evidentirati najpozneje naslednji delovni dan z datumom prejšnjega dne.

• Odprava pošte mora biti organizirana tako, da je pošta odpravljena še istega dne, ko je bila pripravljena za odpravo. 

Navedene obveznosti so bistvene za zagotovitev tekočega in nemotenega dela, predvsem pa ažurnega poslovanja z dokumentarnim gradivom. Poslovanje z dokumentarnim gradivom mora biti organizirano tako, da ne prihaja do zamud pri sprejemanju, predvsem pa pri tekoči odpremi dokumentov tako v okviru distribucije v okviru organa, kakor tudi pri distribuciji dokumentov izven organa (naslovnikom).

• Če ima organ ustrezno informacijsko opremo, se gradivo, prejeto v papirnati obliki, tudi ustrezno skenira v elektronsko evidenco zadev, dosjejev in dokumentov. Predstojnik organa določi, katere vrste gradiva se zaradi preobsežnosti ali iz razlogov učinkovitega poslovanja organa ne skenira. 

• Javni uslužbenec, pooblaščen za skeniranje dokumentov, mora zagotoviti, da se dokument skenira v celoti, skupaj s pripadajočimi prilogami. Priloge se skenirajo v celoti, če je to izvedljivo glede na njihov obseg. Paziti mora tudi na čitljivost in identičnost skenirane slike dokumenta in pripadajočih prilog z originalom v fizični obliki.

• Notranja kontrola pravilnosti skeniranja dokumentov mora zagotavljati redno in izredno preverjanje skeniranih dokumentov. Redno preverjanje se izvaja najmanj enkrat na tri mesece, izredno pa najmanj dvakrat letno.

• Notranja kontrola iz prejšnjega odstavka obsega preverjanje pravilnosti skeniranja za tekoče dokumente in dokumente, skenirane v preteklih letih. Predstojnik organa določi obseg letnega pregledanega vzorca, ki mora biti primeren glede na obseg celotne zbirke dokumentarnega gradiva. 

• Predstojnik organa za izvajanje notranje kontrole pravilnosti skeniranja dokumentov pooblasti posameznega javnega uslužbenca ali pa skupino javnih uslužbencev.

Navedene obveznosti se nanašajo na področje skeniranja dokumentov. Zaradi vse večje problematike hrambe dokumentarnega gradiva v fizični obliki (problematika s prostorom), je ravno skeniranje dokumentov čedalje pomembnejša naloga, ki jih organi pri poslovanju s tem gradivom poskušajo rešiti.

• Poslovanje po tej uredbi opravljajo vsi javni uslužbenci organov pod nadzorom in ob strokovni pomoči vodij svojih notranjih organizacijskih enot ter pod strokovnim vodstvom vodje glavne pisarne.

Iz zapisa te obveznost je jasno razvidno, da je skrb za pravilno poslovanje z dokumentarnim gradivom pri organu/organizacija naloga slehernega posameznika, ki se pri svoje delu srečuje z dokumentarnim gradivo v okviru upravnih nalog.

 

Več o vodenju in hrambi dokumentacije lahko preberete na spletnem stičišču e-Ravnatelj v kategoriji HRAMBA IN UPRAVLJANJE DOKUMENTOV TER ARHIVIRANJE.

---