Uprava Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljevanju UJP) je organ v sestavi ministrstva za finance in vodi register proračunskih uporabnikov ter njihove račune, ki so odprti kot podračuni enotnega zakladniškega računa države oziroma občin. Kot ponudnik plačilnih storitev za proračunske uporabnike opravlja domače in čezmejne plačilne storitve, izvaja in evidentira javnofinančne tokove, ter izvaja druge naloge skladno s predpisi. Naloge in organizacija UJP so urejene v Zakonu o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike¹

Izvajanje plačilnega prometa - e-računi

Vsebinsko je namen uvedbe e-računa (elektronskega računa) znižanje stroškov administriranja pri proračunskih uporabnikih. Ta cilj je dosežen takrat, ko račun prejmemo v elektronski obliki in ga naprej obdelujemo (plačilo, knjiženje …) v elektronski obliki ter na koncu tudi hranimo v takšni obliki.

1. Kaj je e-račun?

E-račun ni račun, ki je sestavljen v nekem računovodskem programu, natisnjen in nato skeniran v npr. pdf obliko in poslan po elektronski pošti. To je klasičen papirnati račun, le da je namesto preko Pošte Slovenija (ali DHL ali kake druge hitre pošte) poslan preko elektronske pošte (e-mail).

E-račun je račun v standardu eSlog, ki je slovenski standard in ga tujci ne poznajo. Oblika zapisa je HTML. E-račun mora biti v tem primeru podpisan s kvalificiranim digitalnim potrdilom enega od štirih izdajateljev (Hacom, Sigenca, ACNLB in Poštarca). E-račun bo moral imeti vizualizacijo v pdf. obliki, v standardu eSlog bo tudi za davčne namene ustrezen, obenem pa je skladen z zahtevami zakonodaje o DDV.

2. Kaj je v e-obliki?

Elektronska oblika se ne nanaša le na račun, temveč na vse dokumente, ki so po vsebini račun ali pa ga dopolnjujejo. To pomeni, da bodo morali biti v elektronski obliki poleg običajnega računa tudi račun za predplačilo, specifikacija k računu, račun, ki ga izda kupec v imenu in za račun prodajalca, zahtevek, …

3. Za koga je e-račun in zakaj?

Obveznost izdajanja in prejemanja e-računov je uvedel Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU) v 26. členu. E-račun ni obvezen le za proračunske uporabnike, saj vpliva na širok krog (tudi na gospodarstvo).

Proračunski uporabniki:

Proračunski uporabniki (tisti, ki imajo šifro posrednega ali neposrednega proračunskega uporabnika – register je dostopen na http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=316) med seboj od 1. 1. 2015 dalje obvezno izstavljate in prejemate izključno e-račune. To ne veljala le za račune, temveč tudi za zahtevke. Šola mora izstaviti pristojnemu ministrstvu za kritje stroškov zahtevek v elektronski obliki. Zadeva deluje preko enotne vstopne in izstopne točke Uprave Republike Slovenije za javna plačila (UJP). Namesto na pošto izdane račune (zahtevke, …) pošiljate na UJP. Navadne papirnate račune lahko proračunski uporabniki izdate npr. končnim potrošnikom in tistim, ki niso proračunski uporabniki.

Prejeti računi morajo vsi biti v elektronski obliki, ne glede na status izdajatelja računa (velja tako za izdajatelja, ki je proračunski uporabnik, kot za izdajatelja iz »gospodarskega« sektorja).

Izdani računi so delno v elektronski obliki in delno v papirnati obliki. Proračunski uporabnik ne more prisiliti uporabnika, ki ni proračunski uporabnik, na elektronski račun. Zaradi tega je del računov v papirnati in del v elektronski obliki. Kadar je kupec proračunskega uporabnika fizična oseba, se lahko izdajatelj in prejemnik dogovorita, v kakšni obliki naj bo račun. Pri šolah in vrtcih so to računi za šolnine, oskrbnine, katerih prejemniki so starši, ki niso proračunski uporabniki, in je zato račun lahko v papirnati obliki. Lahko pa bo tak račun izdan tudi v elektronski obliki. V tem primeru se mora prejemnik (velja enako za fizično osebo ali za npr. d. o. o.) strinjati s prejemom e-računa in vam mora sporočiti, kam naj bi mu poslali e-račun. Oblika e-računa v smislu standarda in zapisa je lahko takšna, kot se uporablja za poslovanje med proračunskimi uporabniki.

Ker elektronski račun prinaša prihranke, gotovo želete, da čim več kupcev, ki so na primer fizične osebe (niso proračunski uporabniki), dobi račun v elektronski obliki. Najlažje je to definirati pri vpisu oziroma v fazi, ko k vam pride nova stranka. Zaradi tega vam svetujem, da pregledate svoje obrazce in dodate ustrezne podatke za elektronski račun in polje (za odkljukat), da se prejemnik strinja s prejemom e-računa ter kam želi, da mu račun dostavite (v e-banko ali kam drugam).

»Gospodarski sektor«:

V ta sklop sodijo vsi, ki niso proračunski uporabniki in ki dobavljajo blago ali opravljajo storitve za proračunske uporabnike. Ti izdajatelji morajo nujno izdati e-račun, če bo prejemnik računa proračunski uporabnik (ali je ali ni zavezanec za DDV na to ne vpliva). To jasno kaže na to, da je od 1. 1. 2015 zaveza za e-račune vplivala na širši krog kot pa samo na proračunske uporabnike.

Povedano je prikazano še v preglednici.

Okrajšave:

PU – proračunski uporabnik

GS – gospodarski sektor

Iz preglednice je razvidno, da proračunski uporabniki od 1. 1. 2015 dalje prejemajo račune samo še v elektronski obliki. Če bo račun v papirnati obliki, bo prejemnik (ne izdajatelj takšnega računa) sankcioniran s plačilom globe. Zaradi tega so proračunski uporabniki tisti, ki poganjajo razvoj e-računa v praksi. Zaradi njih je tudi zaživela uporaba e-računa. Ko proračunski uporabnik izda račun nekomu iz gospodarskega sektorja (npr. d. o. o., d. d., s. p., ….), se lahko z njim dogovori za elektronsko ali pa za papirnato obliko. Prav zaradi tega, ker bodo verjetno proračunski uporabniki želeli izdajati elektronske račune, bo ta oblika postala širše uporabna.

Primer:

Janez, d. o. o., bo januarja 2015 izdal račun proračunskemu uporabniku Javni zavod A. Janez, d. o. o., bo moral v skladu s 26. členom ZOPSPU izdati e-račun.

V kategoriji ZAKONODAJA/FINANCE lahko najdete vse navedene zakonske predpise.

*****************************************************************

4. Ali so kakšne izjeme?

Izjem ni. Če ste proračunski uporabnik, morajo biti prejeti računi od 1. 1. 2015 dalje v elektronski obliki. Pri tem ni pomembno število zaposlenih pri vas ali velikost vašega prometa ali mogoče dejstvo, da sploh nimate zaposlenega računovodja.

5. Od kdaj naprej e-računi?

Presečni datum je 1. 1. 2015, ne glede na to, na katero obdobje se račun nanaša. Pomembno bo, če bo prejemnik računa proračunski uporabnik, kdaj je prejemnik račun prejel. Če je bil račun prejet do 31. 12. 2014, je še lahko v papirnati obliki. Če je isti račun prejemnik (proračunski uporabnik) prejel po 1. 1. 2015, je moral biti ta račun izdan v elektronski obliki.

6. E-račun po korakih

6.1 Prijava (vsebinsko za izdane in prejete račune)

Kot proračunski uporabnik se morate najprej prijaviti pri UJP, da izstavljate račune v elektronski obliki. Povsem enako velja tudi za prejete račune. Na vhodni strani v UJP.net izpolnite vlogo, kot je prikazano na sliki.

Vloga je lahko istočasno tako za izdajanje kot tudi za prejemanje e-računov. Vlogo se lahko odda po pošti, osebno ali skenirano po elektronski pošti pristojni enoti UJP. Vlogo mora podpisati in žigosati zastopnik proračunskega uporabnika (ne more je zanj na primer oddati računovodski servis). Brez tega koraka proračunski uporabnik ne more niti izdajati, niti prejemati e-računov. Ta korak predstavlja pogodbeno razmerje med proračunskim uporabnikom in UJP.

6.2 Kje in kako oblikujem izdan račun

Če vam vaš obstoječi program za izdajanje računov omogoča tudi izstavljanje elektronskih računov, ste že skoraj »na konju«, sicer pa boste morali kupiti ustrezen program. V naslednjem koraku se boste morali odločiti, kje oziroma kdo bo izstavljal elektronske račune, saj bo ta oseba potrebovala ustrezno tehnično opremo, če je še nima. V idealnih razmerah, vsaj to naj bi bil namen elektronskega računa, se tak račun tudi poveže z drugimi vašimi programi, če so seveda med seboj kompatibilni, in tako dobite podatke tudi za knjiženje in vse druge možne analize.

Ko ste pred fazo izdajanja računov, morate vedeti, kdo od prejemnikov potrebuje oziroma želi elektronski račun in kdo ne. To pomeni, da je treba narediti pri bazi kupcev (odvisno od vašega programa) nastavitev, kdo od njih bo dobil elektronski in kdo papirnati račun. V idealnih razmerah bi glede na šifre kupcev (mišljeno davčne številke), če jih imate, lahko avtomatično izvedeli, kdo od njih je proračunski uporabnik in mora (ne pa želi) prejeti elektronski račun.

Počasi tako pridemo do točke, ko je treba elektronski račun tudi odposlati. Za ta prenos je pri proračunskih uporabnikih zadolžen UJP, ki ima funkcijo »poštarja«. Pošiljanje računov direktno na elektronski naslov ni dovoljeno. To nadalje pomeni, da bo morala imeti oseba, zadolžena za izdajanje računov, če bo želela izdane račune tudi poslati, ustrezno pooblastilo za dostop do UJP.net. Pri tem razmislite kakšen obseg pooblastil ji boste dali (samo oddaja računov ali tudi plačevanje ali kaj drugega).

Za majhne proračunske uporabnike, ki imajo najet računovodski servis, bo to lahko opravljal računovodski servis, če bo dobil ustrezen dostop do UJP.net. Zadevo je možno urediti tudi tako, da servis pripravi račune, ki jih nato pošlje proračunskemu uporabniku in jih ta nato odda oziroma razpošlje na UJP.

6.3 Prejem računov (likvidatura, hramba)

Za tiste, za katere velja Zakon o računovodstvu, ki določa obvezno likvidiranje oziroma potrjevanje računov, nastopi še ena faza. Celoten namen uvedbe je znižanje stroškov in elektronska obdelava. To pomeni, da bo treba po novem fazo likvidiranja iz lastnoročnega podpisovanja (papirnato delo) prestaviti v elektronsko obliko. V tem delu boste morali kupiti ustrezno licenco (pazite na število uporabnikov – koliko je oseb, ki potrjujejo prejete račune), ki vam bo omogočila elektronsko likvidiranje računov. To ne pomeni, da bo morala imeti sedaj na primer vsaka kuharica (če one podpisujejo račune za nakup hrane za kuhinjo) svoj računalnik z dostopom do sistema. Morali boste razmisliti, kje bo računalnik in kakšen »hišni red« boste uvedli. Pri elektronskem likvidiranju bo hitro jasno, kateri računi še niso podpisani in kje se je ustavilo.

V naslednjem koraku pazite, da boste obdelovali (plačevali, knjižili …) le likvidirane račune. To se še posebej nanaša na fazo hrambe. Proračunski uporabniki morate račune hraniti le še v elektronski obliki (podporo v tem delu nudi UJP).