Vsaka oseba javnega prava (torej tudi vsi javni zavodi) mora imeti akt o sistemizaciji delovnih mest, v katerem so v skladu z notranjo organizacijo določena delovna mesta. Sistemizacija delovnih mest je torej akt, ki določa delovna mesta, potrebna za izvajanje nalog osebe javnega prava z opisom pogojev in nalog na posameznih delovnih mestih (6. točka 1. odstavka 6. člena ZJU).

Sistemizacija delovnih mest je pri posameznih uporabnikih proračuna urejena na zelo različen način, različen je tudi obseg podatkov, ki jih kot obvezne sestavine sistemizacij delovnih mest določajo akti o sistemizaciji, sprejeti pri posameznem proračunskem uporabniku.

V sistemizaciji je treba pri vsakem delovnem mestu določiti najmanj:

• opis nalog in del na posameznem delovnem mestu oz. nazivu in
• pogoje za zasedbo delovnega mesta (npr. potrebne delovne izkušnje, v 20. členu Kolektivne pogodbe za dejavnost vzgoje in izobraževanja v Republiki Sloveniji je določeno, da se delovne izkušnje kot posebni delovni pogoj za sklenitev delovnega razmerja lahko opredelijo do pet let).

Uporabnik proračuna v aktu o sistemizaciji ne sme sistemizirati delovnega mesta in naziva, ki ni naveden v aktih iz tretjega odstavka 7. člena ZSPJS, tj. katalogu funkcij, delovnih mest in nazivov (formacijskih dolžnosti) v plačnih podskupinah od A1 do J3 (v nadaljevanju katalog), ki jih v skladu z zakonom, podzakonskim predpisom, splošnim aktom organa ali kolektivno pogodbo objavi vlada.¹

V zvezi s plačami mora akt o sistemizaciji delovnih mest (v nadaljnjem besedilu: sistemizacija) pri uporabnikih proračuna, ki sestavljajo javni sektor, vsebovati naslednji minimalni obseg potrebnih podatkov:

• šifro proračunskega uporabnika in šifro notranje organizacijske enote,
• naziv proračunskega uporabnika in naziv notranje organizacijske enote,
• plačno podskupino,
• šifro delovnega mesta,
• ime delovnega mesta,
• tarifni razred delovnega mesta,
• šifro naziva, kjer nazivi obstajajo,
• ime naziva, kjer nazivi obstajajo,
• plačni razred delovnega mesta oziroma plačni razred naziva in
• število napredovalnih razredov na delovnem mestu oziroma v nazivu.

S sprejemom ZUJF se je plačna lestvica iz ZSPJS spremenila tako, da so se osnovne plače plačnih razredov znižale za 8 odstotkov (236. člen ZUJF). Plačna lestvica z navedbo osnovne plače za vsak posamezen plačni razred je priloga ZUJF.

Plačna lestvica velja do konca leta 2015.

Pristojna oseba za določitev sistemizacije

Za dejavnost vzgoje in izobraževanja ZOFVI v 108. členu določa, da sistemizacijo delovnih mest za posamezno šolo določi ravnatelj na podlagi normativov in standardov, v soglasju s ministrstvom, pristojnim za predšolsko vzgojo oziroma šolstvo (navedeno ministrstvo je z dnem uveljavitve novele ZOFVI-E prevzelo naloge prejšnjih šolskih uprav).

Za vrtec pa sistemizacijo delovnih mest določi ravnatelj v soglasju z ustanoviteljem.