Vprašanje: Ali mora šola, ki je pri zunanjem naročniku naročila storitvi e-redovalnica in e-dnevnik, pripraviti in dati v presojo notranja pravila? (Teh dokumentov nima več v papirni obliki.)

Odgovor: Ne le šole, temveč vse tako javne kot zasebne izobraževalne institucije, ki izvajajo pri državi potrjen program, imajo za to javno pooblastilo in so tako tudi ustvarjalci javnega arhivskega gradiva oziroma z dikcijo ZVDAGA javnopravne osebe.

Kot take so dolžne, skladno z določbami 17. in 18. člena ZVDAGA, kadar zajemajo in hranijo gradivo v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila, jih izvajati in njihovo izvajanje spremljati ter jih po potrebi tudi dopolnjevati.

Kakor to določa 19. člen ZVDAGA, morajo šole in druge izobraževalne institucije, enako kot druge javnopravne osebe (izjema so le organi državne uprave), svoja notranja pravila obvezno poslati v presojo Arhivu Republike Slovenije.

Če šola najema storitve zajema in hrambe, med katere spadata tudi storitvi e-redovalnica in e-dnevnik, mora pri sprejemu notranjih pravil upoštevati več dejavnikov. Med njimi so vsekakor:

• obseg storitve,
• predpise, ki urejajo obseg šolske dokumentacije in vsebino posameznih dokumentov in evidenc,
• druge predpise, ki so povezani z upravljanjem in uporabo dokumentarnega gradiva ter njegovo hrambo.

Obseg storitve je urejen s pogodbo o najemu storitve, temelji pa lahko na splošnih pogojih, ki jih je sprejel ponudnik storitve. Ključno pri določitvi obsega storitve so razmejitve odgovornosti med naročnikom in izvajalcem storitve, kot na primer:

• kdo določa pristojnosti uporabnikov in kdo skrbi za pravilne nastavitve teh pristojnosti;
• kako naročnik določi pravila vnosa podatkov v sistem, kdo skrbi za pravilne nastavitve vnosa oz. kdo skrbi za pravilnost vnosov podatkov;
• pa tudi katere aktivnosti dejansko opravlja ponudnik storitev, kot na primer: ali je storitev hrambe omejena zgolj na skladiščenje podatkov in omogočanje dostopa do njih na želen način ali pa ponudnik skrbi tudi za to, da so zapisi v obliki za dolgoročno hrambo; ali izvaja ponudnik tudi kake aktivnosti, povezane z izločanjem in uničevanjem gradiva, po pretečenih rokih hrambe.

Določb predpisov, ki urejajo upravljanje šolske dokumentacije tako, da jih je mogoče neposredno izvajati, v notranjih pravilih ni treba povzemati, ampak se je mogoče v notranjih pravilih neposredno sklicevati na omenjene predpise. To velja tako za postopke kot za elemente evidenc oziroma posameznih vrst dokumentov.

Pri oblikovanju notranjih pravil pa je treba upoštevati tudi določbe drugih predpisov, med njimi tistih o varstvu osebnih podatkov, o upravnem poslovanju ter o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva.

Tako morajo šole s pomočjo določb notranjih pravil med drugim poskrbeti, da bodo pri upravljanju gradiva, ki je v digitalni obliki, ustrezno varovani osebni podatki, da ti ne bodo dostopni tistim, ki do dostopa niso upravičeni, da bodo za posamezne vrste gradiva določeni roki hrambe in da arhivsko gradivo ne bo uničeno ali okrnjeno (npr. z brisanjem osebnih ali občutljivih osebnih podatkov, prepisovanjem starih vrednosti v evidencah z novimi).

Šole lahko pripravijo in sprejmejo notranja pravila same ali pa prevzamejo tako imenovana vzorčna notranja pravila, ki jih je pripravila druga oseba (npr. ponudnik storitve za svoje stranke). Pred prevzemom vzorčnih notranjih pravil pa morajo preveriti, ali so taka notranja pravila primerna zanje oziroma za njihov obseg izvajanja storitve. Pri prevzemu vzorčnih notranjih pravil se mora šola natančno držati navodil za prevzem in ne sme prilagajati določb notranjih pravil, razen v obsegu, ki je predviden z navodili za prevzem in je bil ob potrditvi vzorčnih notranjih pravil pregledan.

V odnosu do ponudnika storitev je pomembno tudi to, da šola in ponudnik pripravita skupno oceno tveganj, kot to določa zahteva št. 6.1.1.1 iz ETZ 2.1, in da šola najame zgolj certificirano (prej akreditirano) storitev, kot to določa 72. člen ZVDAGA. V primerih, ko storitev obsega zajemanje podatkov ali omogočanje zajema podatkov v evidence, določene s predpisi, namreč nedvomno govorimo o zajemanju arhivskega gradiva, e-redovalnica in e-dnevnik pa nedvomno ustrezata temu pogoju. Tudi ko se pristojni arhiv s pisnim strokovnim navodilom še ni opredelil o tem, ali je vrsta gradiva, na katero se nanaša storitev, arhivsko gradivo ali ne, velja, da se obravnava kot arhivsko gradivo. Pred certificiranjem storitve pa mora tudi ponudnik sprejeti svoja notranja pravila, ki urejajo način izvajanja storitve. Ta notranja pravila mora ponudnik tudi poslati v presojo Arhivu Republike Slovenije, saj so potrjena notranja pravila predpogoj za izvedbo postopka certificiranja storitve.