Vprašanje: Kako zakonodaja ureja hrambo podatkov o izrečenih vzgojnih ukrepih učencem v osnovnih šolah? Kdaj je treba te podatke iz uradnih evidenc izbrisati? Ali se ukrep brisanja podatkov nanaša tudi na morebitne druge dokumente, v katerih so lahko ti podatki (npr. zapisnike organov šole, iz katerih izhaja sklep o izrečenem ukrepu)?

Odgovor: ZVOP-1 na splošno ureja rok hrambe osebnih podatkov enotno za vse vrste osebnih podatkov. 21. člen ZVOP-1 tako določa, da se osebne podatke lahko shranjuje le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega se jih je zbiralo ali nadalje obdelovalo.

 Po izpolnitvi namena obdelave se osebne podatke, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo, opredeljeni kot arhivsko gradivo, zbriše, uniči, blokira ali anonimizira, če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. V konkretnem primeru je torej poleg splošnih določil ZVOP-1, treba upoštevati določbe področne zakonodaje za šolstvo, ki urejajo hrambo osebnih podatkov zbirk, ki jih vodijo šole. Zakon o osnovni šoli (ZOsn) v 95. členu, v drugi točki prvega odstavka, določa, da osnovna šola med drugim vodi tudi zbirko podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah. Po tretjem odstavku predmetnega člena ta zbirka, med drugim, vsebuje podatke o napredovanju učenca, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah. Iz 98. člena predmetnega zakona obenem izhaja, da se zbirke osebnih podatkov o učencu, napredovanju, izdanih spričevalih in drugih listinah hrani trajno, druge podatke iz zbirk osebnih podatkov, ki jih vodi osnovna šola, pa se hrani eno leto po zaključku šolanja učenca. Iz navedenega tako sledi, da se podatke o izrečenih vzgojnih ukrepih hrani eno leto po zaključku šolanja učenca.

Glede uničenja osebnih podatkov po preteku roka njihove hrambe je nadalje treba opozoriti na določilo 17. člena Pravilnika o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 61/2012, dalje pravilnik), ki v prvem odstavku določa, da mora šola uničiti dokumentacijo z osebnimi podatki po preteku predpisanega roka hranjenja, tako da ni več mogoče ugotoviti njene vsebine. Za brisanje podatkov iz elektronsko vodenih zbirk podatkov se uporabi metodo brisanja podatkov, ki onemogoča delno ali celotno restavracijo brisanih podatkov. Dokumentacijo v obliki izpisa na papir se uniči na način, ki onemogoča branje uničenih podatkov. Fizično uničenje dokumentacije se izvede komisijsko, o čemer se sestavi zapisnik o načinu uničenja, času in kraju ter predmetu uničenja ter navzočih članih komisije, ki je to izvedla.

Opozoriti je še treba, da se po našem mnenju glede morebitne druge dokumentacije, v kateri so prav tako lahko osebni podatki učencev (tudi podatki o npr. izrečenih vzgojnih ukrepih, kot izhajajo iz zapisnikov sej organov šole), glede roka hrambe in načina uničenja uporablja splošna pravila, ki določajo rok hrambe te dokumentacije (torej se npr. zapisnike sej organov šole hrani in uniči v skladu s splošnimi roki hrambe, ki veljajo za to gradivo).