Vprašanje:
Kdaj lahko pričnemo s popisom osnovnih sredstev in z inventuro? Ali je to teoretično možno že avgusta?
Kako moramo voditi popis stolov (in miz)? Ali je dovoljeno stole samo prešteti, ali lahko zapišemo številke na stole z vodoodpornimi flomastri ali nujno rabimo nalepke? Problem z nalepkami je, da ne primejo dobro zaradi materiala, tiste, ki pa "srečno" obstanejo na stolih, jih večinoma odstranijo učenci.
Odgovor:
V 36. členu Zakona o računovodstvu (Ur.l. RS, št. 23/99) je predpisano, da morajo pravne osebe (proračunski uporabniki) ob koncu leta obvezno uskladiti stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev z dejanskim stanjem, ugotovljenim s popisom (inventuro). Pravne osebe opravijo popis praviloma po stanju na dan 31. decembra. Izjemoma se opravi popis tudi med letom, in sicer ob statusnih spremembah, prenehanju in v drugih primerih, določenih z zakonom. Podrobnejša navodila za popis predpiše odgovorna oseba pravne osebe (40. člen).
Ob koncu poslovnega leta je potrebno posebej uskladiti obveznosti in terjatve proračunov in pravnih oseb, ki financirajo programe oziroma storitve drugih oseb javnega prava, s prejemniki sredstev iz javnih financ (37. člen).
Ne glede na 36. člen tega Zakona o računovodstvu pravna oseba lahko popisuje knjige, filme, fotografije, arhivsko gradivo, kulturne spomenike, predmete muzejske vrednosti, likovne umetnine in predmete, ki so posebej zaščiteni kot naravne in druge znamenitosti v daljših obdobjih, vendar obdobje med zaporednima popisoma ne sme biti daljše od petih let (38. člen).
40. člen Zakona o računovodstvu še določa, da mora poročilo o popisu obravnavati pristojni organ pravne osebe ter odločiti o načinu odpisa primanjkljajev, knjiženju presežkov, odpisu neplačanih in zastaranih terjatev ter o morebitnem odpisu sredstev v skladu z aktom o ustanovitvi.
Za potrebe popisa opredmetenih osnovnih sredstev naj uporabnik pregleda vse analitične konte ter uskladi vse analitične in sintetične evidence teh sredstev(register osnovnih sredstev in glavno knjigo). Nadalje naj vse dobavitelje, ki še niso izdali računa, pozove, naj to uredijo. Izločiti in dokumentirati mora poškodovana in zastarela opredmetena osnovna sredstva ter preveriti in posebej označiti opredmetena osnovna sredstva v lasti drugih pravnih oseb. Pregledajo naj se tudi inventarne številke in listine o osebni odgovornosti (reverzi) za posamezna opredmetena osnovna sredstva.
Za popis nepremičnin je pomembno, da inventurna komisija prejme podatke o njihovih lokacijah. Priprava na popis nepremičnin pa zajema tudi pridobitev listin iz raznih registrov, na primer iz zemljiške knjige.
Opremo (na primer stoli, mize) uporabnik na popis pripravi tako, da že pred popisom pregleda, popravi ali odstrani morebitna poškodovana ali uničena sredstva. Pri drobnem inventarju mora biti pozoren, ali je ta v zalogah ali v uporabi, da se popisna komisija ne bo ukvarjala z ugotavljanjem, za kateri drobni inventar gre. Člani popisne komisije na terenu preverjajo vsako sredstvo, pri čemer potrjujejo njegovo prisotnost, stanje in lokacijo, zato je potrebno opremo ustrezno označiti, na primer z nalepkami ali drugimi trajnejšimi oznakami, ki omogočajo enostavno prepoznavo in sledenje opreme. Najpogostejši način označevanja so trajne nalepke ali ploščice z unikatnimi identifikacijskimi številkami, QR ali črtno kodo, ki omogočajo hitro popisovanje s skeniranjem.
Popisna komisija za potrebe popisa prejme popisne liste. Fizični popis se opravlja tako, da komisija šteje, meri, tehta, oceni (osnovna sredstva) in preveri ostale dejanske podatke oz. stanja in jih vpiše v popisne liste. Popisni listi za popis, na primer opreme, naj vsebuje naziv, inventarno številko, lokacijo oz. nahajališče, količino in leto nabave in knjigovodske evidence ...