Od vrste medija je odvisno, kakšni so novinarski prispevki. Za časopisne in revijalne prispevke je na voljo več prostora in običajno je tudi čas za pripravo prispevka daljši, pri radiu in televiziji pa je časovni pritisk največji. Novinar mora pogosto pripraviti prispevek v nekaj urah, ki jih ima na voljo za pridobivanje informacij, iskanje sogovornikov, dogovarjanje z njimi za termin, pregled gradiva, montažo in objavo.

Radijske postaje večinoma o novici oziroma dogodku poročajo prve in najbolj na kratko. Radijski novinar sicer lahko izjavo sogovornika posname po telefonu, a če želi objaviti kakovosten zvok, se mora s sogovorniki sestati osebno. K izjavam mora spisati in posneti vezno besedilo, celoten prispevek pa zmontirati pred objavo, ki je pogosto le uro ali dve po dogodku.

Radijskemu novinarju boste delo najbolj olajšali tako, da se boste na njegov klic oziroma prihod pripravili in boste znali podati kratko in jedrnato izjavo. Dolgovezenje za radio ni primerno, saj so prispevki podobno kot pri televiziji dolgi le okoli minuto.

Še daljši je postopek pri pripravi televizijskega prispevka. Poleg zbiranja informacij, pridobivanja sogovornikov in izjav ter montaže mora televizijski novinar rezervirati ekipo (snemalca in asistenta), oditi na teren, ob vrnitvi v redakcijo pregledati material in ga zmontirati z montažerjem. Vse to je lahko zelo zamudno, še posebej, ker je število snemalcev oziroma ekip v večini redakcij omejeno, še posebej zadnja leta, ko tudi medijske hiše bolj intenzivno obvladujejo stroške.

Tudi pri televiziji naj bo osnovno vodilo, da mora izjava biti kratka, jedrnata in usmerjena, poleg tega je treba poskrbeti za primerno urejenost. Četudi ste morda na dopustu, izjave ne podajte športno oblečeni, temveč poskrbite za poslovno obleko. Ženske naj poskrbijo za ustrezno, ne preveč vpadljivo poslovno ličenje.

V radijski mikrofon oziroma kamero odgovorite v nekaj zgoščenih stavkih, pred snemanjem ali po njem pa si vzemite čas, da novinarju podate vse preostale za zgodbo pomembne informacije, ki bodo osvetlile ozadje in novinarju pomagale dobiti jasnejšo in bolj celovito sliko. Dajanje kratkih izjav bistveno zmanjša možnost, da vas bo novinar citiral zunaj konteksta. Če boste dolgovezili, bo uporabil le del vaših odgovorov, ki ne bodo nujno tisti, ki ste jih vi želeli sporočiti.

Pomemben je tudi način odgovarjanja – naj bo čim bolj pozitivno naravnan, naj se osredotoča na rešitve, ne na težave, in naj vključuje čustva (»Vesel sem, da …«, »Ponosni smo, ker …«). Pazite, da ne boste uporabljali kletvic ali preveč sočnih izjav, ker je zelo verjetno, da jih bo medij poudaril, s tem pa preusmeril pozornost od vsebine vaše izjave na sicer bistveno manj pomemben način komunikacije. Imejte v mislih tudi, da je občinstvo raznoliko, da so nekateri morda neizobraženi ali ne vedo nič o obravnavani tematiki. Zato odgovarjajte čim bolj enostavno.

Pomnite – najpomembnejša spoznanja

• Odnosi z javnostmi pomembno vplivajo na javno podobo in ugled zavoda.
• Pojavljanje šole in/ali ravnatelja v medijih je mogoče spodbujati z razpoložljivostjo za medije, načrtnim pojavljanjem v javnosti, prijavljanjem na nagradne razpise in oglaševanjem.
• Nujno je razlikovati med uredniško in oglasno vsebino; na drugo lahko kot naročnik oglasa vplivate, prvo pa neodvisno pripravi novinar.
• Z novinarji je koristno zgraditi korekten, spoštljiv odnos.
• Pomembno je poznati vsebinske potrebe in delovnik novinarja, da jim boste lahko prilagodili svoje delovanje in odgovore.
• Novinarski kodeks in Zakon o medijih sta osnova za delo novinarjev; medijski zakon obravnava tudi možne odzive v novinarskih prispevkih omenjenih akterjev.
• Dobro sporočilo za javnost ni daljše od ene strani formata A4, na začetku vsebuje glavne poudarke, posredujemo pa ga ciljno.
• Če dajete izjavo za radio ali televizijo, bodite kratki, jedrnati in vnaprej pripravljeni.