Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po prejel vprašanje glede deaktivacije službenega elektronskega naslova po odpovedi delovnega razmerja ter skladnost ravnanja delodajalca, ki naj bi v času dopusta prosilca pod njegovim podpisom uporabljal služben elektronski naslov prosilca.
***
Na podlagi informacij IP v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posreduje nezavezujoče mnenje v zvezi z vprašanjem.
Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca.
Nedopustno je, da bi delodajalec do elektronskih naslovov tako zaposlenih kot zlasti bivših zaposlenih samovoljno dostopal ali pa jih celo uporabljal pod njihovim podpisom.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma poudarja, da bi preverjanje zakonitosti obdelave osebnih podatkov znotraj upravljavca lahko izvedel zgolj v okviru inšpekcijskega oz. drugega nadzornega postopka in ne zadevnega mnenja.
V zvezi z vprašanjem IP sicer ugotavlja, da je glede vprašanj obdelave osebnih podatkov delavcev s strani delodajalcev že večkrat odgovarjal, zato v zvezi s tem zgolj napotuje na smernice »Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih« in priročnik »Kako so moji podatki varovani v delovnem razmerju« ter na že objavljena mnenja, ki so dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2. Tam si lahko obiskovalci poiščejo in preberejo mnenja glede na konkretne ključne besede, ki jih zanimajo (npr. »delodajalec« ali »odpoved«). Glede obdelave in roka hrambe osebnih podatkov delavca po prenehanju pogodbe o zaposlitvi pa IP napotuje zlasti na naslednja mnenja:
Stališče IP torej je, da delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca. Delodajalec ne sme po prekinitvi delovnega razmerja elektronski naslov nekdanjega zaposlenega ohraniti aktiven na način, da bi njegovo pošto preusmeril na elektronski naslov drugega zaposlenega ali da bi drugi zaposleni še naprej uporabljal elektronski naslov nekdanjega zaposlenega. Zlasti je nedopustno, da bi delodajalec do elektronskih naslovov tako zaposlenih kot zlasti bivših zaposlenih samovoljno dostopal ali pa jih celo uporabljal pod njihovim podpisom.
Delodajalec mora pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim namreč poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena v npr. skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna tistemu delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah.
Delavec, ki odhaja, mora imeti možnost, da iz službenega elektronskega predala bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, ipd.) ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na tem elektronskem naslovu ne bo več dostopen. Ta možnost mora delavcu biti dana, rok za odziv pa mora biti razumen.
IP v zvezi z vprašanjem in sicer zelo splošno opisanim primerom podaja splošno mnenje, da bi lahko v opisanem primeru morda celo šlo za kršitev vaše ustavne pravice do zasebnosti, ki izhaja iz 37. člena Ustave RS (varstvo tajnosti pisem in drugih občil), ki se lahko povezuje tudi s pravico do varstva osebnih podatkov iz 38. člena Ustave RS. Glede na to, da se pristojnost IP razteza le na pravico iz 38. člena Ustave RS, IP pojasnjuje še, da širši del vaše pravice do zasebnosti z vidika varstva tajnosti pisem in drugih občil (npr. nepooblaščeno razkritje vsebine) lahko zavarujete preko postopkov pred pristojnimi sodišči bodisi v civilnem bodisi v kazenskem postopku. IP ob tem ponovno poudarja, da o ustreznosti in zakonitosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru lahko presoja le v okviru konkretnega inšpekcijskega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera.
Če prosilec meni, da so mu bile kršene vaše pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov, lahko pri IP vloži prijavo po elektronski pošti na naslov gp.ip@ip-rs.si, oz. po fizični pošti na naslov: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana. To lahko stori tudi preko obrazca, ki je dostopen na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/vlozitev-prijave
Glede na navedbe iz dopisa obstaja tudi verjetnost, da bi pri tovrstnem ravnanju delodajalca, ko bi nepooblaščeno dostopal do službenega e-naslova ter zlasti ko bi pošiljal elektronska sporočil pod podpisom prosilca lahko celo šlo za storitev kaznivega dejanja kršitev tajnosti občil (glede na 139. člen Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr., 54/15, 38/16, 27/17, 23/20, 91/20, 95/21, 186/21, 105/22 – ZZNŠPP in 16/23; v nadaljevanju KZ-1) oz. zlorabe osebnih podatkov (glede na 143. člen KZ-1). V primeru suma storitve katerega od kaznivih dejanj lahko skladno s 147. členom Zakona o kazenskem postopku (Uradni list RS, št. 176/21 – uradno prečiščeno besedilo, 96/22 – odl. US, 2/23 – odl. US in 89/23 – odl. US) prosilec poda pisno ali ustno ovadbo pristojnemu državnemu tožilcu. Ovadba se lahko poda tudi sodišču ali policiji.
Celotno mnenje je na voljo TUKAJ.