Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel zaprosilo za mnenje, kjer prosilec sprašuje, ali je na šoli dovoljeno klicati otroke po priimkih pred celo šolo? Prosilec pojasnjuje, da bodo na učitelji v šoli otroke klicali po priimkih, da bodo ti tako vedeli, v katerem razredu so.

* * *

Na podlagi informacij IP v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posreduje neobvezujoče mnenje v zvezi z vprašanjem.

IP ni pristojen za podajo navodil o tem, kako naj šole organizirajo šolsko delo. Z vidika varstva osebnih podatkov zato na splošno pojasnijo pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov s strani osnovnih šol. V konkretnem primeru mora šola glede na izvrševanje svojih nalog oz. pristojnosti sama presoditi, ali je primerno, nediskriminatorno in sorazmerno, da otroke razvrsti po učilnicah s klicanjem priimkov.

O b r a z l o ž i t e v:

Uvodoma poudarjajo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Prav tako IP ni pristojen za podajo navodil o tem, kako naj šole organizirajo šolsko delo. Tako z mnenjem podajajo splošna pojasnila o obdelavi osebnih podatkov s strani šol.

Pojasnjujemo, da mora za obdelavo osebnih podatkov obstajati ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjajo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Zakon, ki ureja obdelavo osebnih podatkov učencev, je Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13, 46/16 – ZOFVI-K, 76/23 in 16/24, v nadaljevanju: ZOsn), ki v 94. členu določa, da osnovna šola zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodi v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno. ZOsn nadalje v 95. členu določa, katere zbirke osebnih podatkov vodi osnovna šola (npr. zbirko podatkov o otrocih, vpisanih v osnovno šolo, in o učencih, vključenih v osnovno šolo, in njihovih starših, v okviru katere obdeluje med drugim ime in priimek otroka). Osebni podatki iz teh zbirk se lahko zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in uporabljajo za potrebe obveznega izobraževanja in posredujejo ministrstvu, pristojnemu za šolstvo, za izvajanje z zakonom določenih nalog ter Državnemu izpitnemu centru za izvajanje nacionalnega preverjanja znanja (97. člen ZOsn).

Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04 in 76/08; v nadaljevanju: Pravilnik) v 5. členu določa, da se osebni podatki o učencih in njihovih starših smejo zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu, oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni.

Pri obdelavi osebnih podatkov morajo šole upoštevati tudi druge določbe in načela Splošne uredbe, npr. med drugim načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Prav tako morajo poskrbeti za varnost osebnih podatkov z ustreznimi ukrepi za njihovo zavarovanje.

Šole lahko obdelujejo osebne podatke otrok (npr. ime in priimek) za namen izvajanja obveznega izobraževanja. Glede na to, da je odgovornost za zakonito obdelavo osebnih podatkov na upravljavcu in da gre pri tem vprašanju tudi za način organiziranja šolskega dela (ki ni v pristojnosti IP), mora šola v konkretnem primeru sama presoditi, ali je glede na okoliščine primerno, nediskriminatorno in skladno z zgoraj opisanim načelom najmanjšega obsega podatkov, da otroke razvrsti v razrede ob začetku šolskega leta s klicanjem njihovih priimkov.

Celotno mnenje je na voljo TUKAJ.