Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel dopis, v katerem prosilec pojasnjuje, da je sindikat od delodajalca, ki je javni zavod, zahteval številne podatke o zaposlenih (med drugim razčlenjen seznam zaposlenih oseb, letne ocene, seznam posameznikov z najvišjimi plačami). Sindikat naj bi navedene podatke zahteval na podlagi 203. člena Zakona o delovnih razmerjih. Prosilca zanima, ali je sindikat upravičen do teh osebnih podatkov.

***************

Za vsako obdelavo osebnih podatkov, v danem primeru je to posredovanje osebnih podatkov zaposlenih sindikatu, mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Po mnenju IP določba 203. člena ZDR-1 sama po sebi ni dovolj določna v smislu določil Splošne uredbe, da bi sama zase predstavljala pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov delavcev iz delovnega razmerja. To pa ne pomeni, da v posebej utemeljenih okoliščinah in ob upoštevanju načela sorazmernosti oziroma najmanjšega obsega podatkov ne more predstavljati pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za opravljanje sindikalne dejavnosti. V skladu z navedenim bi torej sindikat lahko pridobil določene osebne podatke, če bi izkazal, da jih nujno potrebuje za opravljanje konkretne sindikalne dejavnosti. Konkreten obseg osebnih podatkov, do katerih bi bil sindikat upravičen, pa je treba presojati glede na okoliščine posameznega primera in ob upoštevanju načela najmanjšega obsega podatkov.

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov je mogoče najti tudi v ZDIJZ, saj je javni zavod zavezani organ po zakonu. Obstajajo pa tudi izjeme od prostega dostopa do informacij javnega značaja, med drugim izjema varstva osebnih podatkov. Kadar pa gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, pa se omogoči tudi dostop do podatkov, ki so sicer izvzeti od prostega dostopa, torej tudi dostop do osebnih podatkov. Presojo dopustnosti posredovanja osebnih podatkov javnih uslužbencev sindikatu (vključno z obsegom) mora opraviti upravljavec osebnih podatkov.

O b r a z l o ž i t e v:

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Splošna uredba pravne podlage ureja v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katere-ga se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje analoge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dode-ljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

V nadaljevanju IP podaja (1) splošno pojasnilo glede upravičenja sindikata, da pridobi osebne podatke od delodajalca; (2) posebno pojasnilo glede informacij javnega značaja, saj se vprašanje nanaša na delodajalca iz javnega sektorja.

Splošno glede pridobivanja podatkov s strani sindikata

Sindikat lahko določene osebne podatke delavcev pridobiva neposredno od delodajalca. Splošni okvir za posredovanje osebnih podatkov delodajalca sindikatu predstavlja 203. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13; s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDR-1), ki določa, da mora delodajalec sindikatu zagotoviti pogoje za hitro in učinkovito opravljanje sindikalnih dejavnosti v skladu s predpisi, s katerimi se varujejo pravice in interesi delavcev. Prav tako je v tem okviru delodajalec dolžan sindikatu omogočiti dostop do podatkov, ki so potrebni pri opravljanju sindikalne dejavnosti.

Navedena določba ZDR-1 po mnenju IP sama po sebi ni dovolj določna v smislu določil Splošne uredbe, da bi sama zase predstavljala pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov delavcev iz delovnega razmerja. To pa ne pomeni, da v posebej utemeljenih okoliščinah in ob upoštevanju načela sorazmernosti oziroma najmanjšega obsega podatkov (točka (c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), ne more predstavljati pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za opravljanje sindikalne dejavnosti. V skladu z navedenim bi torej sindikat lahko pridobil določene osebne podatke, če bi izkazal, da jih nujno potrebuje za opravljanje konkretne sindikalne dejavnosti. Konkreten obseg osebnih podatkov, do katerih bi bil sindikat upravičen, pa je treba presojati glede na okoliščine posameznega primera (predvsem zakonske določbe glede vloge sindikata v posameznih primerih npr. obveznost posvetovanja v določenih primerih, možnost zastopanja delavca ipd. in določila kolektivnih pogodb).

Iz navedenega sledi, da je sindikat po mnenju IP upravičen do podatkov o zaposlenih tudi, če gre v konkretnem primeru za osebne podatke, pod pogojem, da izkaže, da jih nujno potrebuje za opravljanje konkretne sindikalne dejavnosti. Pomembno pa je, da se ob tem upošteva načelo najmanjšega obsega, v skladu s katerim se lahko posredujejo zgolj tisti osebni podatki, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo, torej za opravljanje konkretnih sindikalnih dejavnosti.

Pridobivanje podatkov, ki so informacije javnega značaja

Pravno podlago za obdelavo oziroma posredovanje osebnih podatkov je mogoče najti v Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB; s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDIJZ). Namreč javni zavod je zavezanec oziroma organ po ZDIJZ. Ta ureja postopek, ki vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb (prvi odstavek 1. člena ZDIJZ). Pri čemer je informacija javnega značaja definirana kot vsaka informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, ne glede na obliko, v kateri se informacija nahaja (dokument, zadeva, dosje, register, evidenca ali drugo dokumentarno gradivo) in ne glede na njen nastanek (ni pomembno, ali jo je ustvaril organ ali pa zgolj pridobil od koga drugega). Pri organih je torej informacija javnega značaja vsak dokument, s katerim organ razpolaga.

Obstajajo pa tudi izjeme od prostega dostopa do informacij javnega značaja, med drugim izjema varstva osebnih podatkov (3. točka prvega odstavka 6. člena ZDIJZ). Kadar pa gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, pa se dovoli tudi dostop do podatkov, ki so sicer izvzeti od prostega dostopa, torej tudi dostop do osebnih podatkov (glej tretji odstavek 6. člena ZDIJZ).

IP je na področju dostopa do informacij javnega značaja pritožbeni organ, zato se vnaprej ne sme opredeljevati do vprašanja, kateri podatki konkretno bi predstavljali prosto dostopne informacije javnega značaja. Ima pa IP bogato upravnopravno prakso na tem področju in vam v ta namen posreduje povezavo do odgovorov na pogosto zastavljena vprašanja glede dostopa do informacij javnega značaja: Odgovori na pogosta vprašanja s področja informacij javnega značaja - IPRS (ip-rs.si), ter do Vodnika po praksi IP v povezavi z ZDIJZ (v danem primeru je predvsem relevanten del po str. 23 glede izjeme varstva osebnih podatkov): Vodnik po praksi Informacijskega pooblaščenca - IPRS (ip-rs.si).

Presojo dopustnosti posredovanja osebnih podatkov javnih uslužbencev sindikatu (vključno z obsegom) mora opraviti upravljavec osebnih podatkov, v opisanem primeru torej delodajalec.

Celotno mnenje je na voljo TUKAJ.