Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel dopis, v katerem prosilec sprašuje, ali lahko sindikat delodajalcu posreduje podatke o včlanitvi vseh članov v njegov sindikat, skupaj z datumom včlanitve, za namen izplačila jubilejne nagrade. Omenjena nagrada je vezana na članstvo v sindikatu in je zapisana v kolektivni pogodbi. Prosilca zanima ali je za takšno posredovanje potrebna privolitev posameznega člana sindikata.
Na podlagi informacij IP v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posreduje neobvezno mnenje v zvezi z vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.
IP izrecne zakonske določbe, ki bi dopuščala sindikatom posredovanje podatka o članstvu delavca v sindikatu za namen izplačila jubilejne nagrade, ne pozna.
IP meni, da je najbolj primerna možnost za izplačilo (višje) jubilejne nagrade za člana sindikata ta, da delavec sam posreduje delodajalcu potrdilo o članstvu v sindikatu, skupaj z datumom včlanitve. Druga možnost pa je, da delavec pooblasti sindikat, da v njegovem imenu posreduje delodajalcu konkretne podatke, potrebne za izplačilo (višje) jubilejne nagrade.
Privolitev kot pravna podlaga v delovnih razmerjih se lahko uporabi le izjemoma, in sicer če bi delavec brez škode za uveljavljanje svojih pravic in koristi lahko zavrnil takšno privolitev.
Obrazložitev
Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:
IP je v preteklosti izdal že precej mnenj na temo obdelave osebnih podatkov v kontekstu sindikatov, ki so na voljo na spletni strani https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr z izbiro kategorije "Sindikati". Vendar pa se IP še ni opredeljeval do vprašanja obdelave osebnih podatkov članov sindikata o članstvu v sindikatu za namen izplačila jubilejne nagrade. IP poudarja, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga, torej ena izmed podlag, naštetih v prejšnjem odstavku. Pravno podlago za obdelavo (posredovanje delodajalcu) mora imeti tako sindikat kot tudi delodajalec (prejem in obdelava posredovanih podatkov.
Ker IP-ju niso poznane konkretne okoliščine, ki med drugim izhajajo iz kolektivne pogodbe (ki jo omenjate, vendar ne imenujete), lahko izpostavimo poudarek iz Smernic IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih. Na str. 13. omenjenih Smernic IP navaja: V skladu z 9. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov je podatek o članstvu v sindikatu »posebne vrste osebni podatek«, ki ga je praviloma prepovedano obdelovati, razen v desetih taksativno določenih primerih (po ZVOP-1 je veljalo podobno, pri čemer se je uporabljal termin »občutljiv osebni podatek«). Obdelava je tako med drugim izjemoma dopustna, če delodajalec razpolaga z izrecno osebno privolitvijo ali če je obdelava teh podatkov potrebna zaradi izpolnjevanja obveznosti in posebnih pravic upravljavca osebnih podatkov na področju delovnega prava v skladu z zakonom, ki določa tudi ustrezna jamstva pravic posameznika. Takšen primer je obračun sindikalne članarine za delavca (če je delavec izbral tak način plačevanja), ki ga dejansko ni mogoče izvesti brez podatka o tem, v kateri sindikat je včlanjen. Obdelavo osebnih podatkov v zvezi z obračunom sindikalne članarine izrecno ureja tretji odstavek 207. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDR-1).
IP izrecne zakonske določbe, ki bi dopuščala sindikatom posredovanje podatka o članstvu delavca v sindikatu za namen izplačila jubilejne nagrade, ne pozna. Predvideva sicer, da gre v primeru, ki ga prosilec opisuje, za določbe nekaterih kolektivnih pogodb, po katerih je delavec-član sindikata upravičen do višje jubilejne nagrade (na primer 20 % višje nagrade ob jubileju kot delavec, ki ni član sindikata). Vendar za posredovanje osebnih podatkov s strani sindikata v samem zakonu ni najti izrecne pravne podlage.
IP meni, da je najbolj primerna možnost za izplačilo (višje) jubilejne nagrade za člana sindikata ta, da delavec sam posreduje delodajalcu potrdilo o članstvu v sindikatu, skupaj z datumom včlanitve. V kolikor bi moral delodajalec preveriti pristnost podatkov na informaciji o članstvu, bi takšno informacijo (ob izkazani potrebnosti v konkretnem primeru) lahko preveril pri sindikatu. Druga možnost pa je, da delavec pooblasti sindikat, da v njegovem imenu posreduje delodajalcu konkretne podatke, potrebne za izplačilo (višje) jubilejne nagrade.
Za konec IP še poudarja, da se lahko privolitev kot pravna podlaga v delovnih razmerjih uporabi le izjemoma, in sicer če bi delavec brez škode za uveljavljanje svojih pravic in koristi lahko zavrnil takšno privolitev. Toliko večja pazljivost je potrebna, ko gre za podatke, ki veljajo za podatke posebne vrste (med katere sodi podatek o članstvu v sindikatu).
Celotno mnenje je na voljo TUKAJ.