Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) so prejeli vprašanje o tem, ali je prosilec upravičen od vrtca pridobiti dokument, ki se nanaša na njegovega otroka, in ki ga je na govorilnih urah podpisali. Vzgojiteljica je dala dokument v podpis ter ga vzela. Po navedbah naj bi šlo za zapisnik ali poročilo o otroku, po navedbah vrtca pa naj bi šlo za oporne točke vzgojiteljice, saj vrtec ne vodi zapisnikov; za podpis je vzgojiteljica prosila, ker je imela z vsakim staršem posebno govorilno uro, s čimer je dobila le potrditev zase, da je z enakimi vsebinami seznanila oba starša. Prosilca zanima tudi, ali je vrtec prekoračil pooblastila z zahtevo po podpisu tega dokumenta.

Na podlagi informacij IP podaja neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1. Če gre za dokument, ki ni del vrtčevske dokumentacije, pač pa gre za osebne zapiske vzgojiteljice, starši načeloma ne morejo od vrtca zahtevati kopije dokumenta s sklicevanjem na pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki.
2. Vprašanje v zvezi z zahtevo po podpisu dokumenta ne spada v pristojnost IP.

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki se lahko uveljavlja tudi v zvezi z zbirkami osebnih podatkov, ki jih vodijo vzgojno-izobraževalne organizacije. Tako je na podlagi člena 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov možno pridobiti kopijo osebnih podatkov (najpogosteje se ti nahajajo v dokumentih), ki se nanašajo na starše (vsak lahko da zahtevo le zase) ali na njihove otroke, ki obiskujejo vrtec. Vendar to velja le glede tistih osebnih podatkov, katerih upravljavec je vrtec. Po členu 4 Splošne uredbe o varstvu podatkov upravljavec pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave; namene in sredstva obdelave lahko določa tudi zakon. Če nekega zapisa – glede na vsebino, vir, namen, hrambo, obliko in način vodenja – ni možno šteti za dokument v upravljanju vrtca, ta ne more biti zavezanec za uresničitev zahteve staršev.

Iz dosedanje pritožbene prakse IP izhaja, da osebni zapiski vzgojiteljic oziroma vzgojiteljev, namenjeni pripravi na pogovorne ure, niso del vrtčevskih zbirk osebnih podatkov, ker gre za osebne, neobvezne, neformalne, nepredpisane in po vsebini, namenu in obliki avtonomne zapise, glede katerih ima razpolagalna upravičenja le oseba, ki ga je pripravila. Tak dokument ponavadi tudi ni del zbirke osebnih podatkov v smislu (6) točke člena 4 Splošne uredbe o varstvu podatkov, zaradi česar se z njim praviloma ni možno seznaniti niti pri sami vzgojiteljici oziroma vzgojitelju.

Zgornje mnenje je načelno, saj lahko IP o pravici do seznanitve v nekem konkretnem primeru dokončno odloči le v pritožbenem postopku, v okviru katerega se ugotovi dejansko stanje in glede na to presodi, ali so izpolnjeni vsi materialnopravni pogoji za seznanitev. V takem postopku bi se tudi presodilo, kakšen pomen ima za samo pravico dejstvo, da ste želeni dokument tudi podpisali. Pri IP lahko vložite pritožbo zoper odločitev vrtca v 15 dneh od prejema zavrnilnega odgovora.