Informacijski pooblaščenec je prejel vprašanje, v katerem prosilec pojasnjuje, da je na svetu zavoda (osnovne šole) prišlo do pobude, da bi se seje snemale in posnetki vsakič pretvorili v dobesedni zapisnik. Prosilca zanima, ali potrebujejo privolitve članov pred vsako sejo, kako opredeliti rok hrambe, ali bi morali opredeliti možnost snemanja tudi v poslovniku in na kakšno pravno podlago se lahko navežejo.
**************
IP meni, da mora biti snemanje sej primarno urejeno v aktih zavoda (npr. v poslovniku), možni pa sta dve pravni podlagi – privolitev posameznikov ali potrebnost obdelave zaradi izvajanja javnih nalog. V večini primerljivih primerov pride v poštev predvsem privolitev posameznikov, ki mora biti v vsakem primeru prostovoljna, specifična, informirana ter nedvoumna in se lahko kadarkoli prekliče. Privolitev mora biti podana vnaprej (pred samim snemanjem), lahko pa se jo poda tudi za več sej vnaprej, na primer za seje v tekočem letu.
Posebej izpostavljajo ustrezno informiranost posameznikov, še preden ti podajo morebitno privolitev za snemanje.
Opredeliti morajo tudi rok hrambe, pri čemer morajo izhajati iz namena obdelave, da torej rok hrambe poteče, ko je namen obdelave osebnih podatkov (namen zvočnega snemanja) izpolnjen.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.
O privolitvi ali drugi možni pravni podlagi
Ker posameznikov glas (in v primeru video snemanja tudi njegova podoba) vselej povesta več kot le zapis njegovih besed, četudi bi ta bil v obliki magnetograma, ni dvoma, da snemanje pomeni poseg v zasebnost in varstvo osebnih podatkov ter da je takšen poseg dopusten le na podlagi ustreznega pravnega temelja.
Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:
Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov.
V zvezi s snemanjem sej zavodov in drugih subjektov javnega sektorja je IP v preteklosti že pripravil več mnenj. Iz teh mnenj izhaja, da mora biti snemanje sej primarno urejeno v aktih organov (torej v vašem primeru v aktih zavoda).
Možni pravni podlagi za snemanje sej zavoda sta dve:
- osebna privolitev posameznika iz točke (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Osebna privolitev se lahko poda tudi vnaprej (na primer za celo leto), vendar mora vsekakor zadostiti pogojem za veljavnost privolitve – predvsem iz 7. člena Splošne uredbe; ali
- opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti – točka (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2. Obdelava je v tem primeru zakonita, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu, o tem pa je treba presojati za vsako snemanje posebej in to znati ustrezno (pisno) utemeljiti in dokumentirati.
V primeru snemanja sej sveta zavoda morajo biti posamezniki predhodno seznanjeni, kdo bo upravljavec in kdo uporabnik teh posnetkov, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali (npr. za namen izdelave zapisnika) in koliko časa se bodo shranjevali. Če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitev dostopne tistim, ki se sej udeležujejo (če gre za javne seje javnosti), bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja poslovnik, podana z udeležbo na seji.
Pri obdelavi osebnih podatkov je vedno treba upoštevati tudi načelo sorazmernosti oz. načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki med drugim zahteva, da so osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in tudi po obsegu omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (najmanjši obseg podatkov), kar pomeni, da je treba dobro utemeljiti namen snemanja in tudi trajanje hrambe. Temu ustrezno morate tudi presoditi, kdo ima dostop do posnetkov glede na delovne naloge oz. organizacijo delovanja zavoda oz. v primeru članov sveta glede na pristojnosti sveta zavoda. Zavod kot upravljavec torej določa, kdo so osebe, ki dostopajo do posnetkov glede na namen hrambe, kot tudi o načinih, ustreznem zagotavljanju zavarovanja in podobno, saj gre v tem primeru za obdelavo znotraj upravljavca.
Posebej o rokih hrambe
Kot že navedeno zgoraj, morate roke hrambe seveda opredeliti vnaprej, pri tem pa morate izhajati iz samega namena snemanja. Če je namen snemanja izključno priprava zapisnika ali magnetograma, morate rok hrambe urediti tako, da se zvočni zapis nepovratno izbriše takrat, ko je namen snemanja izpolnjen (ko je torej zapisnik pripravljen in potrjen).
Informiranje posameznikov
Ne glede na pravno podlago, na podlagi katere obdelujete osebne podatke, ste kot upravljavec osebnih podatkov dolžni v skladu s členom 13 Splošne uredbe posamezniku na jasen in pregleden način zagotoviti temeljne informacije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov kot na primer informacije o tem, kdo obdeluje osebne podatke, kontaktni podatki upravljavca, v kakšne namene obdelujete podatke, koliko časa jih hranite in druge informacije, ki jih navedene določbe določajo. Splošna uredba o varstvu podatkov zahteva, da je upravljavec sposoben dokazati, da je bil vsak posameznik o tem ustrezno obveščen, zato lahko odsotnost notranjega akta predstavlja bistveno oviro za upravljavca pri izkazovanju obstoja pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, če pri opisanih aktivnostih nastajajo zbirke osebnih podatkov.
V skladu z navedenim je potrebno med drugim npr. v poslovniku ali privolitvi posameznika jasno opredeliti, za kakšen namen se seje sveta zavoda snemajo, na jasen in pregled način zagotoviti informacije iz 13. člena Splošne uredbe in omogočiti, da je poslovnik prosto dostopen vsem udeležencem sej ali pa so te informacije udeležencem sej sveta zagotovljene na kakšen drug ustrezen način.
Celotno mnenje je na voljo TUKAJ.