Zbirke osebnih podatkov, ki jih v skladu z zakonom vodi osnovna šola, zavod za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami in organizacija za izobraževanje odraslih (v nadaljnjem besedilu: šola), se vodijo v predpisani dokumentaciji. Šola mora voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu s predpisi.
Dokumentacija se praviloma vodi v elektronski obliki na način, da je omogočen tudi izpis na papir. Če šola vodi dokumentacijo v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.
Šola vodi oziroma izdaja naslednjo dokumentacijo:
Vsaka javna listina, ki jo izda šola, mora vsebovati ime in sedež šole, evidenčno številko, kraj in datum izdaje, ime in priimek podpisnika ter njegov podpis in pečat šole.
Javno listino v imenu šole podpiše uradna oseba, ki ima pooblastilo za zastopanje v pravnem prometu, vpisano v sodni register, v skladu z zakonom in ustanovitvenim aktom šole (praviloma ravnatelj oziroma direktor ali pomočnik ravnatelja ali druga pooblaščena oseba), sopodpiše pa jo strokovni delavec oziroma druga pooblaščena oseba, če je v obrazcu listine to predvideno.
Šola najmanj tri mesece pred začetkom pouka izda potrdilo o šolanju za otroke, ki so vpisani v 1. razred, oziroma odločbo o odložitvi začetka šolanja.
Na zahtevo učenca, organov državne uprave ter nosilcev javnih pooblastil šola izda potrdilo o šolanju zaradi uveljavljanja pravic v skladu z drugimi predpisi.
Na zahtevo učenca, ki je izpolnil osnovnošolsko obveznost, ni pa zaključil osnovne šole, šola izda potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti učenca.
Vsi dokumenti, ki jih vodi oziroma izdaja šola, morajo vsebovati ime in sedež šole, ime in priimek podpisnika ter njegov podpis.Dokumentacija, ki sodi med knjige in splošne dokumente, ter vsi izhodni dokumenti morajo vsebovati tudi pečat šole. Vsi dokumenti, ki jih izdaja šola, morajo vsebovati tudi evidenčno številko in datum.
Če se naknadno ugotovi, da so podatki v dokumentu nepopolni, netočni ali neažurni, šola podatke ustrezno dopolni oziroma popravi. Šola podatke popravi tako, da v dokumentu prečrta neustrezen podatek, zapiše pravilen podatek in popravek opremi s pečatom, podpisom odgovorne osebe in datumom popravka ter obrazložitev zapiše v opombe. Prečrtan neustrezen podatek mora ostati viden.
Dokumentacija, ki jo določa Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli, se vodi oziroma izdaja za program osnovne šole, za prilagojene izobraževalne programe osnovne šole, za posebni program vzgoje in izobraževanja, za izobraževalni program osnovne šole za odrasle, za vzgojne programe. Pravilnik natančneje določa tudi dokumentacijo za izvajanje vzgojno-izobraževalne dejavnosti v bolnišnici.
Dokumentacija, ki jo določa ta pravilnik, se v šolah in zavodih za vzgojo in izobraževanje otrok s posebnimi potrebami ter za učence, ki se izobražujejo na domu, uporablja smiselno. Šole, ki izvajajo osnovnošolsko izobraževanje odraslih, vodijo in izdajajo na predpisanih obrazcih matično knjigo, matični list in javne listine.
Ostala dokumentacija, ki jo določa pravilnik, se za osnovnošolsko izobraževanje odraslih uporablja smiselno. Obrazce lahko določijo šole same v skladu z določbami pravilnika.
V nadaljevanju je pregled dokumentacije in pojasnila v zvezi z uporabo in izpolnjevanjem le-te.
Vsak drugi dokument mora vsebovati ime in sedež šole, ime in priimek podpisnika ter njegov podpis in pečat šole, vsi dokumenti, ki jih izdaja šola, pa morajo vsebovati tudi evidenčno številko in datum.
Če se naknadno ugotovi, da so podatki v posameznem dokumentu nepopolni, netočni ali neažurni, šola podatke ustrezno dopolni oziroma popravi. Šola podatke popravi tako, da v dokumentu prečrta neustrezen podatek, zapiše pravilen podatek in popravek opremi s pečatom in podpisom odgovorne osebe ter obrazložitev zapiše v opombe. Opozoriti je potrebno, da šola lahko posamezne rubrike v dokumentih izpolni drugače, kot to določajo navodila, vendar je potrebno tak zapis opremiti s pečatom in podpisom ter obrazložitev zapisati v opombe.
Skladno s 36. členom Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja imajo starši pravico do vpogleda v vse zbirke osebnih podatkov, ki se nanašajo na njihovega otroka. Staršem je treba omogočiti pregledovanje, prepisovanje in kopiranje teh podatkov. Starši imajo pravico vedeti, komu so bili osebni podatki njihovih otrok posredovani. Šola mora staršem omogočiti vpogled in prepis osebnih podatkov najkasneje v 15 dneh od dneva, ko je prejela zahtevo ali pa jih v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih vpogleda in prepisa ne bo omogočila. Izpis oziroma kopijo osebnih podatkov iz zbirk osebnih podatkov oziroma iz dokumentacije mora šola staršem posredovati v 30 dneh od dneva, ko je prejela zahtevo, ali pa jih v istem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih jim izpisa ne bo posredovala. Starši te pravice uveljavljajo v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.
V matično knjigo se vpisujejo podatki o učencih, vpisanih v osnovno šolo, ter njihovem šolanju od vpisa do končanja šolanja v osnovni šoli oziroma do prestopa ali prešolanja na drugo šolo. Podružnice osnovnih šol lahko samostojno vodijo matično knjigo.
Matična knjiga se označi z rimsko številko (npr. IV. knjiga). Zaporedna številka vpisa v matično knjigo se mora ujemati z zaporedno številko matičnega lista.
Zaporedna številka matičnega lista ima najprej številko matične knjige, potem pa zaporedno številko matičnega lista (npr. I/30). Ko je I. knjiga polna, se začne vpisovati v II.; zaporedne številke matičnih listov se spet začnejo s številko 1 (npr II/1).
V matično knjigo se vpiše vse učence, ki so vpisani v 1. razred osnovne šole. V rubriki datum začetka šolanja vpišete datum, ko je učenec pridobil status učenca – to je 1. september vsako šolsko leto, oziroma za učenca, ki se je na vašo šolo prešolal iz druge šole, vpišete dejanski datum začetka šolanja na vaši šoli.
V matično knjigo se za vsakega učenca v preglednico »Potek šolanja« vpišejo razredi z arabskimi številkami.
Če je učenec uspešno končal posamezni razred, se v rubriko zapiše končal/končala. Če učenec razreda ni končal uspešno se zapiše ponavlja. V preglednico "Zaključne ocene pri predmetih" se vpiše zaključne ocene zadnjega spričevala, ki ga je učencu izdala šola.
Če učenec preneha šolanje na osnovni šoli v prvem vzgojnoizobraževalnem obdobju, oziroma če učenec preneha šolanje v prvem ali drugem obdobju po prilagojenem programu z nižjim izobrazbenim standardom (ko se znanje učenca ocenjuje z opisnimi ocenami), razrednik k predmetom po predmetniku končanega razreda vpiše »opisna ocena«.
Šole, ki izvajajo program osnovne šole z nižjim izobrazbenim standardom, imajo v predmetniku predmet »družboslovje«, ki ga program redne osnovne šole nima. Zato je potrebno v matično knjigo ta predmet zapisati (v prazno rubriko ali pa zapis predmeta »družba« ustrezno spremenite). Za učence, ki so usmerjeni v posebni program vzgoje in izobraževanja, se v rubriko razred za vsako šolsko leto zapiše PP (posebni program) in pripiše stopnja.
Primer: učenec je vključen v oddelek na 2. stopnji – PP 2. Rubrike za zaključne ocene se prečrta in v opombe se zapiše, da je bil učenec vključen v posebni program. V rubriko "Dosežki pri nacionalnem preverjanju znanja ob koncu tretjega vzgojnoizobraževalnega obdobja" se za vsak predmet vpišejo dosežki, izraženi v točkah in odstotkih. V starejših matičnih knjigah, v katerih te rubrike ni, se podatki o dosežkih zapišejo v opombe, ozirom tja, kjer je prostor.
Neizpolnjene rubrike v matični knjigi se prečrtajo.
Obrazec je predpisan in ga šola hrani trajno.
V šolsko kroniko se po kronološkem redu zapisujejo za šolo pomembni dogodki v posameznem šolskem letu. Predvsem so to dogodki, ki šolo povezujejo z ožjim in širšim okoljem, določajo njeno specifičnost in bodo zanimivi in pomembni tudi za zgodovino šole. Šolsko kroniko šole oblikujete same. Kljub temu pa naj bodo zapisani podatki natančni in zanesljivi.
Nanašajo se predvsem na:
Oblika obrazca ni predpisana.
Dokument šola hrani trajno, zato je pomembno, da je primerno vezana.
Z letnim delovnim načrtom se v skladu z 31. členom Zakona o osnovni šoli določijo vsebina, obseg in razporeditev vzgojno-izobraževalnega in drugega dela v skladu s predmetnikom in učnim načrtom ter obseg, vsebina in razporeditev razširjenega programa, ki ga izvaja šola, za vsako šolsko leto.
Določi se delo šolske svetovalne službe in drugih služb, delo šolske knjižnice, aktivnosti, s katerimi se šola vključuje v okolje, obseg dejavnosti, s katerimi šola zagotavlja zdrav razvoj učencev, oblike sodelovanja s starši, strokovno izpopolnjevanje učiteljev in drugih delavcev, sodelovanje z visokošolskimi zavodi, ki izobražujejo učitelje, raziskovalnimi inštitucijami, vzgojnimi posvetovalnicami oziroma svetovalnimi centri, sodelovanje z zunanjimi sodelavci in druge naloge, potrebne za uresničitev programa osnovne šole.
Letni delovni načrt sprejme svet osnovne šole v skladu z zakonom in drugimi predpisi najkasneje do konca meseca septembra v vsakem šolskem letu.
Oblika ni predpisana, dokument šola hrani trajno.
Letno organizacijsko poročilo vsebuje splošne podatke o osnovni šoli ter podatke o obsegu in organizaciji pouka in drugega vzgojno-izobraževalnega dela v posameznem šolskem letu. Oblika je predpisana, dokument šola hrani trajno.
Dokument vsebuje evidenco o vseh izdanih spričevalih in drugih listinah, pri čemer za vsak izdan dokument zapišete evidenčno številko, naziv dokumenta, podatke o učencu, ki mu je izdana listina (ime in priimek ter EMŠO, številka matičnega lista) ter datum izdaje. Oblika ni predpisana, dokument šola hrani trajno.
Z vzgojnim načrtom v skladu s 60. d členom ZOSn šola določi načine doseganja in uresničevanja ciljev in vrednot iz 2. člena ZOSn, ob upoštevanju potreb in interesov učencev in posebnosti širšega okolja. V vzgojnem načrtu šola opredeli vzgojne dejavnosti in oblike vzajemnega sodelovanja šole s starši in njihovo vključevanje v uresničevanje vzgojnega načrta. Šola načrtuje proaktivne in preventivne vzgojne dejavnosti, svetovanje in usmerjanje in druge dejavnosti (pohvale, priznanja, nagrade, vrste vzgojnih ukrepov in podobno), s katerimi šola razvija varno in spodbudno okolje za doseganje ciljev. Pri pripravi vzgojnega načrta sodelujejo strokovni delavci šole ter učenci in starši. Vzgojni načrt sprejme svet šole na predlog ravnatelja v roku in po postopku, kot je določen za letni delovni načrt. O uresničevanju vzgojnega načrta ravnatelj najmanj enkrat letno poroča svetu staršev in svetu šole. Poročilo je sestavni del letne samoevalvacije šole. Oblika ni predpisana, dokument šola hrani trajno.
Šola vodi zapisnike o sejah strokovnih organov: učiteljskega zbora, oddelčnih učiteljskih zborov, strokovnih aktivov. Vsak zapisnik mora vsebovati kraj, datum in čas seje, naziv organa, prisotne, dnevni red, navedbo razprave in sklepov. Oblika ni predpisana, zapisnike o sejah učiteljskega zbora in oddelčnih učiteljskih zborov šola hrani trajno, o sejah strokovnih aktivov pa 5 let.
Ta vsebuje analizo doseženega uspeha po posameznih predmetih z utemeljitvijo v vsakem ocenjevalnem obdobju, ob koncu šolskega leta pa še analizo napredovanja učencev ter podatke o popravnih in predmetnih izpitih. Oblika ni predpisana, dokument šola hrani eno leto po zaključku šolanja učencev.
Vsebuje letno razporeditev ciljev, standardov ter vsebine vzgojno-izobraževalnega in drugega strokovnega dela. Oblika ni predpisana, dokument šola hrani do konca šolskega leta.
Vsebuje metodično in vsebinsko pripravo na vzgojno-izobraževalno delo. Oblika ni predpisana, dokument šola hrani do konca šolskega leta.
Dnevnik je temeljna evidenca o delu posameznega oddelka prvega vzgojno-izobraževalnega obdobja med šolskim letom in obiskovanju pouka ter se vodi za vsak oddelek posebej.
V dnevnik se vpišejo podatki o učencih v oddelku (ime in priimek, datum rojstva, številka matičnega lista, podatki o vključenosti v posamezne oblike vzgojno-izobraževalnega dela na šoli, podatki o izostankih, telefonska številka za nujna sporočila, podatki o sodelovanju s starši), podatki o hospitacijah v oddelku, podatki o volitvah predstavnika oddelka v svet staršev, podatki o učiteljih, ki poučujejo v oddelku, ter podatki o dnevnem poteku vzgojnoizobraževalnega dela. V dnevnik se vpisuje realizacijo ur.
Prostor za zapis vsebine je združen, zaporedne številke ur ter zaporedne številke šolskega dne učiteljica/učitelj zapiše na desno stran dnevnika. V dnevnik oddelka se zapisuje tudi realizacija dopolnilnega in dodatnega pouka, v kolikor so vključeni vanj le učenci tega oddelka.
V 1. razredu se pod vsebino podpišeta učiteljica/učitelj in druga strokovna delavka/drugi strokovni delavec v 1. razredu, kadar je prisotna/prisoten pri pouku. Za kombinirani oddelek, v katerega so vključeni učenci dveh ali več razredov, se uporablja en dnevnik. V razpredelnico »Podatki o učenkah in učencih« se vpišejo najprej učenci enega razreda in nato učenci drugega razreda (npr. najprej učenci 1. razreda in nato učenci 2. razreda). Če so v kombinirani oddelek vključeni učenci prvega in drugega vzgojnoizobraževalnega obdobja (npr. učenci 3. in 4. razreda) se evidenca lahko vodi v dnevniku za prvo ali pa v dnevniku za drugo in tretje vzgojno-izobraževalno obdobje, glede na odločitev strokovnega aktiva. Dnevnik se uporablja za oddelke, v katerih se izvaja prilagojeni program brez večjih prilagoditev.
Specialno-pedagoške dejavnosti se v dnevnik zapišejo na straneh, kjer spremljamo evidenco pouka, v rubriko »Realizacija ur – zaporedna številka ure v šolskem letu«. Pri vsakem dnevu je prazen prostor in v enem prostoru napisan tudi dopolnilni oz. dodatni pouk. Tu je torej možno zapisati tudi realizacijo ur specialno-pedagoške dejavnosti, ki je del razširjenega programa. Letno realizacijo ur specialno-pedagoških dejavnosti dopišemo v preglednico »Pregled realizacije ur pouka po posameznih predmetih ob koncu pouka v šolskem letu« na koncu dnevnika. Dnevnik je temeljna evidenca v skupinah, ki izvajajo posebni program vzgoje in izobraževanja na vseh stopnjah. Oblika je predpisana, dokument šola hrani eno leto po zaključku šolanja učencev.
Dnevnik je temeljna evidenca o delu posameznega oddelka drugega ali tretjega vzgojnoizobraževalnega obdobja med šolskim letom in obiskovanju pouka ter se vodi za vsak oddelek posebej. V dnevnik se vpišejo podatki o učencih v oddelku: ime in priimek, datum rojstva, številka matičnega lista, podatki o vključenosti v posamezne oblike vzgojno-izobraževalnega dela na šoli, podatki o izostankih, telefonska številka za nujna sporočila, podatki o sodelovanju s starši; v rubriko »Učne skupine« razrednik vpiše, v katero skupino je učenec razporejen pri posameznem predmetu (gospodinjstvo, tehnika in tehnologija, heterogene učne skupine za izvajanje diferenciacije v 8. in 9. razredu, likovna vzgoja) oziroma učenčevo odločitev o izbiri ravni zahtevnosti pri nivojskem pouku pri posameznem predmetu. V to rubriko se vpiše tudi menjavo učne skupine oziroma spremembo zahtevnostne ravni. V dnevnik se vpišejo tudi podatki o hospitacijah v oddelku, podatki o volitvah predstavnika oddelka v svet staršev, podatki o učiteljih, ki poučujejo v oddelku ter podatki o dnevnem poteku vzgojnoizobraževalnega dela. V dnevnik se vpisuje realizacijo ur pouka v oddelku pri posameznem predmetu. V dnevnik oddelka se zapisuje tudi realizacija dopolnilnega in dodatnega pouka, v kolikor so vključeni vanj le učenci tega oddelka. Oblika dokumenta je predpisana in ga šola hrani eno leto po zaključku šolanja učencev.
Dnevnik in redovalnica učne skupine je temeljna evidenca o poteku pouka v učnih skupinah za nivojski pouk pri slovenščini (madžarščini/italijanščini), matematiki in tujem jeziku v tretjem vzgojno-izobraževalnem obdobju in/ali v heterogenih učnih skupinah za izvajanje diferenciacije v 8. in 9. razredu ter v učnih skupinah za pouk izbirnih predmetov in evidenca o ocenah, s katerimi je bilo ocenjeno znanje učencev v učnih skupinah, ki se nato prepišejo v redovalnico oddelka.
Evidenca pouka izbirnih predmetov in pouka slovenščine (madžarščine/italijanščine), matematike in tujega jezika, ki potekajo v skupinah, v katere so vključeni učenci posameznega (enega) oddelka, se lahko vodi v dnevniku oddelka (predvsem manjše šole) in ni potrebno posebej voditi dnevnika in redovalnice učne skupine (glej navodila v prejšnji točki). Učitelj, ki uči v več učnih skupinah, lahko v dnevniku vodi evidenco za več skupin. Oblika je predpisana, dokument šola hrani eno leto po zaključku šolanja učencev.
Dnevnik za podaljšano bivanje/jutranje varstvo je temeljna evidenca o delu v jutranjem varstvu in v oddelkih podaljšanega bivanja med šolskim letom.
Dnevnik se vodi za vsako skupino/oddelek posebej. Vanj se vpišejo podatki o učencih v oddelku (ime in priimek, razred in oddelek, telefonska številka za nujna sporočila, čas vključenosti v oddelek, podatki o spremstvu pri odhajanju iz šole, podatki o izostankih) ter podatki o dnevnem poteku vzgojnoizobraževalnega dela v skupini/oddelku.
Oblika je predpisana, dokument šola hrani 5 let.
Dnevnik za druge oblike dela z učenci je temeljna evidenca o delu pri interesnih dejavnostih, individualni in skupinski pomoči, dodatni strokovni pomoči učencem v osnovni šoli ter pri dopolnilnem in dodatnem pouku, če poteka v skupini, v katero so vključeni učenci različnih oddelkov.
Sestavljen je iz dnevnikov (snopičev) za posamezne dejavnosti, ki se izvajajo na šoli. Posamezen dnevnik vodi učitelj posamezne dejavnosti.
Učitelj, ki izvaja več dejavnosti, lahko v snopiču vodi evidenco za več dejavnosti, če oceni, da bo v dnevniku dovolj prostora (npr.: dopolnilni pouk slovenščine, dodatni pouk slovenščine, dramski krožek). Če posamezno dejavnost izvaja več učiteljev, le-ti skupaj vodijo en dnevnik. - Primer: Učencu se nudi na osnovi odločbe o usmeritvi dodatna strokovna pomoč. Izvajajo jo učitelj slovenščine, matematike in specialni pedagog (skupaj 5 ur 8 tedensko). Vsi trije vodijo evidenco dela in prisotnosti za tega učenca v enem (snopiču) dnevniku. Rubrike v preglednici »Učenke in učenci« učitelj, ki izvaja dejavnost, poimenuje glede na potrebe dejavnosti, ki jo izvaja, prav tako lahko drugače načrta stolpce v preglednici.
Npr.: Zap. št. Ime in priimek Razred, oddelek Tel. številka Dejavnost in čas vključenosti 1. Srečko Vesel 7. a 123 45 67 DOD. P. – od 1. 10. do 1. 5. Snopiči se vložijo v registrator. V rubriko "Seznam dejavnosti" se vpišejo dnevniki – snopiči, ki so vloženi v dnevnik – registrator. Oblika je predpisana, dokument šola hrani 5 let.
Dnevnik vzgojnega dela je temeljna evidenca o delu posamezne vzgojne skupine in stanovanjske skupine ter se vodi za vsako vzgojno in stanovanjsko skupino posebej. Vanj se vpišejo podatki o učencih/dijakih v vzgojni skupini (ime in priimek, datum rojstva, številka matičnega lista, podatki o sodelovanju s pristojnim centrom za socialno delo, podatki o namestitvi, podatki o šolanju, podatki o izostankih), podatki o starših (ime in priimek, prebivališče, telefonska številka za nujna sporočila, podatki o sodelovanju s starši), podatki o hospitacijah v vzgojni skupini, o vzgojiteljih, ki opravljajo vzgojno delo v vzgojni skupini ter podatki o dnevnem poteku vzgojnega dela.
Oblika je predpisana, dokument šola hrani 5 let.
Redovalnica z opisnimi ocenami je temeljna evidenca ocenjevanja znanja učencev v prvem vzgojno-izobraževalnem obdobju, in sicer v 1. in 2. razredu. Redovalnica mora vsebovati podatke o učencih v oddelku (ime in priimek, številka matičnega lista) ter opisne ocene učenca po posameznih predmetih za obe ocenjevalni obdobji in podatke o napredovanju učenca v naslednji razred. V redovalnico učitelji zapisujejo opisne ocene. Z opisnimi ocenami se z besedami izrazi, kako učenec napreduje glede na opredeljene cilje oziroma standarde znanja v učnih načrtih. Opisne ocene o napredku naj bodo jasne in kratke. Pri opisnem ocenjevanju znanja učencev naj učitelji upoštevajo Pravilnik o preverjanju in ocenjevanju znanja ter napredovanju učencev v osnovni šoli (Ur. l. RS, št. 73/08).
Redovalnica z opisnimi ocenami je tudi temeljna evidenca ocenjevanja znanja učencev v prvem in drugem vzgojno-izobraževalnem obdobju v prilagojenem programu z nižjim izobrazbenim standardom in v posebnem programu. Starši oziroma zakoniti zastopniki učenca imajo pravico do vpogleda v ocene v šolski dokumentaciji le za svojega otroka.
Oblika ni predpisana, dokument šola hrani eno leto po zaključku šolanja učencev.
Redovalnica s številčnimi ocenami je temeljna evidenca ocenjevanja znanja učencev 3. razredu, v drugem in tretjem vzgojno-izobraževalnem obdobju. Redovalnica mora vsebovati podatke o učencih v oddelku (ime in priimek, številka matičnega lista) ter številčne ocene učenca po posameznih predmetih za obe ocenjevalni obdobji, zaključne ocene, ter navedbo, ali je učenec uspešno končal razred. V rubriko »Opombe« se vpiše razne opombe, med drugim tudi, če učenec opravlja osnovnošolsko izobraževanje na domu, če opravlja predmetni oziroma popravni izpit ter oceno, s katero je bilo ocenjeno znanje učenca na izpitu. Številčne ocene, ki so pridobljene na podlagi pisnih izdelkov, se v redovalnico zapišejo v rubriko "a", ostale številčne ocene pa v rubriko "b". V drugem in tretjem vzgojno-izobraževalnem obdobju se znanje učencev ocenjuje s številčnimi ocenami: odlično (5), prav dobro (4), dobro (3), zadostno (2) in nezadostno (1). Starši oziroma zakoniti zastopniki učenca imajo pravico do vpogleda v ocene v šolski dokumentaciji le za svojega otroka.
Oblika je predpisana, dokument šola hrani eno leto po zaključku šolanja učencev.
V tem dokumentu se vodijo podatki o izrečenih vzgojnih opominih v oddelku za posamezno šolsko leto (številka in datum obvestila o vzgojnem opominu, datum izreka vzgojnega opomina, vrsta vzgojnega opomina ter en izvod vzgojnega opomina). Oblika ni predpisana, dokument šola hrani do zaključka šolanja učencev.
V zbirni športnovzgojni karton se vpisujejo podatki o učencih v oddelku (ime in priimek, datum rojstva, spol) ter podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev, ki se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju. Oblika je predpisana, dokument šola hrani eno leto po zaključku šolanja učencev.
V vpisni list se vpišejo podatki o otroku (ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem) ter podatki o starših (ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka za nujna sporočila). Oblika obrazca je predpisana.
Obrazca ni mogoče kupiti tiskanega, v elektronski obliki je objavljen na spletnem portalu MIZŠ.
Dokument šola hrani dve leti.
Matični list vodi osnovna šola za vsakega učenca od vstopa v šolo do končanja šolanja v osnovni šoli. Če učenec prestopi na drugo osnovno šolo oziroma se prešola, se matični list pošlje šoli, na kateri učenec nadaljuje šolanje. Matični list je zaupen uradni dokument.
V matični list se vpišejo podatki o učencu (ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo), podatki o starših (ime in priimek, prebivališče), podatki o šolanju učenca od vstopa do zaključka šolanja v osnovni šoli (ocene predmetov, podatki o napredovanju, izostankih učenca ter datum izdaje spričevala, evidenčna številka spričevala), podatki o prestopu ali prešolanju učenca na drugo šolo.
Vsak popravek v matičnem listu mora biti opravljen uradno, kar pomeni, da mora biti ob njem podpis in (mali) pečat šole. Matični list izpolnjuje učenčev razrednik.
Obvezno se izpolnjujejo vsi deli matičnega lista.
Številka matičnega lista se mora ujemati z zaporedno številko učenčevega vpisa v matično knjigo.
Učenčevi starši imajo po Zakonu o varstvu osebnih podatkov pravico do vpogleda v matični list. Šola sme matični list oziroma osebne podatke, ki jih vsebuje, dati drugim organizacijam le, če po poklicni dolžnosti obravnavajo učenčevo življenje in razvoj in če so za to pooblaščene z zakonom ali če to pisno dovolijo starši učenca. V rubriko »Zaporedno leto obiskovanja osnovne šole« se vpiše zaporedno leto šolanja. Če učenec katerega od razredov ponavlja, razrednik podatke za ta razred vpiše v enega od zadnjih stolpcev, ki nimajo vpisanega razreda.
Znanje učencev v prvem vzgojno-izobraževalnem obdobju (razen 3. razred) se ocenjuje z opisnimi ocenami, prav tako pa tudi v prvem in drugem vzgojno-izobraževalnem obdobju v prilagojenem programu z nižjim izobrazbenim standardom in v posebnem programu. Matičnemu listu se priloži izpis opisnih ocen vsakega razreda.
V drugem in tretjem vzgojno-izobraževalnem obdobju se zaključne ocene pri predmetih po predmetniku oblikuje z ocenami: odlično (5), prav dobro (4), dobro (3), zadostno (2) in nezadostno (1).
Na narodno mešanih območjih se v prazno rubriko v stolpcu »Predmeti« vpiše italijanščina oziroma madžarščina. Čez napis v rubriki »Tuji jezik« se zapiše ime predmeta (kot prvi tuji jezik angleščina ali nemščina in kot drugi tuji jezik angleščina ali nemščina ali francoščina ali hrvaščina ali italijanščina). V prazen prostor v rubriki »Izbirni predmet« se vpiše ime izbirnega predmeta. V rubriko "Dosežki pri nacionalnem preverjanju znanja" se vpiše dosežke učenca 9. razreda pri nacionalnem preverjanju znanja. Dosežki so izraženi v točkah in odstotkih (npr.17 t/85 %). Nekateri (starejši) matični listi nimajo te rubrike, zato se dosežke, ki so zapisani tudi v zaključnem spričevalu, zapiše v prostor za opombe. V rubriko "Spričevalo z dne" se vpiše datum, ko je bilo spričevalo izdano. Datum se mora ujemati z datumom v spričevalu, v skladu s podrobnejšimi navodili o šolskem koledarju za osnovne šole (1. del). Učitelji naj v vsakem razredu prečrtajo vse neuporabljene rubrike. Če je učenec opravljal osnovnošolsko izobraževanje na domu oziroma če se je izobraževal po prilagojenem programu z nižjim izobrazbenim standardom oziroma po posebnem programu, se to zapiše v opombe. Če se učenec prešola na drugo šolo, pošlje šola matični list šoli, na katero se učenec prešola. Navedeni dokument se drugi šoli posreduje na podlagi pisnega zaprosila.
Oblika je predpisana, dokument šola hrani trajno.
Osebna mapa učenca je obrazec, v katerem se vodi zbirko podatkov o posameznem učencu, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje v skladu s 95. členom ZOsn.
V skladu z določbami Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja podatke o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje, zbira svetovalna služba.
Osebne mape se hranijo v svetovalni službi v posebni omari, ki mora biti ustrezno zavarovana.
Osebna mapa učenca je razdeljena na tri dele.
Na prvo stran se vpišejo podatki o učencu, na sredini se vodi evidenca svetovanja oziroma nudenja strokovne pomoči, ki vsebuje splošne podatke o posameznih primerih svetovanja oziroma nudenja strokovne pomoči, na levi in desni strani so razdelki, v katere se vlaga ustrezna dokumentacija. V osebno mapo učenca se vloži tudi dokumentacija učenca s posebnimi potrebami, ki je vključen v šolo na podlagi odločbe o usmeritvi.
Svetovalni delavci morajo podatke, vsebovane v osebni mapi, varovati kot poklicno skrivnost. Te podatke so kot poklicno skrivnost dolžni varovati tudi drugi strokovni delavci, ki so jim podatki posredovani zaradi narave njihovega dela.
Osebna mapa mora biti shranjena na način, ki nepooblaščenim osebam onemogoča dostop do podatkov in neupravičeno seznanjanje z njihovo vsebino. Podrobnejše navodilo o ukrepih in postopkih za zavarovanje osebnih map določi z notranjim aktom ravnatelj šole.
Oblika je predpisana, posamezno mapo šola hrani eno leto po zaključku šolanja učenca. Enoten obrazec je bil pripravljen šele v šolskem letu 2004/2005.
Kadar se ob vpisu otroka v osnovno šolo ugotavlja pripravljenost otroka za vstop v šolo, komisija, ki jo imenuje ravnatelj, napiše mnenje.
Ta vsebuje podatke o otroku (ime in priimek ter EMŠO, spol, datum, kraj in država rojstva, prebivališče), imena članov komisije, datum, navedbo postopkov ugotavljanja pripravljenosti ter ugotovitve komisije.
Oblika ni predpisana, dokument šola hrani dve leti.
O poteku popravnih in predmetnih izpitov komisija vodi zapisnik, ki poleg podatkov o učencu (ime in priimek, datum rojstva, številka matičnega lista, razred in oddelek) vsebuje tudi datum in čas opravljanja ustnega in/ali pisnega izpita, navedbo predmetov, pri katerih opravlja učenec izpit, ter naloge in pridobljene ocene, navedeni so tudi člani izpitne komisije.
Oblika ni predpisana, dokument šola hrani eno leto po zaključku šolanja učenca.
O poteku ocenjevanja znanja učenca, ki se izobražuje na domu, komisija vodi zapisnik, ki poleg podatkov o učencu (ime in priimek, datum rojstva, številka matičnega lista, razred in oddelek) vsebuje tudi datum in čas opravljanja ustnega in/ali pisnega izpita, navedbo predmetov, pri katerih opravlja učenec izpit, ter naloge in pridobljene ocene, navedeni so tudi člani izpitne komisije.
Oblika ni predpisana, dokument šola hrani eno leto po zaključku šolanja učenca.
V osebni športnovzgojni karton se vpisujejo podatki o učencu (ime in priimek, datum rojstva, spol) ter podatki o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca, ki se nanašajo na: telesno višino, voluminoznost telesa, hitrost alternativnih gibov, eksplozivno moč, koordinacijo gibanja telesa, fizično vzdržljivost trupa, gibljivost, mišično vzdržljivost ramenskega obroča in rok, sprintersko hitrost in vzdržljivost v submaksimalnem kontinuiranem naprezanju za posamezno šolsko leto.
V karton se lahko vpišejo podatki za pet šolskih let. Oblika je predpisana, dokument šola hrani do zaključka šolanja učenca in ga izroči učencu ob zaključku šolanja. V primeru, da se učenec prešola na drugo šolo, pošlje šola osebni športnovzgojni karton šoli, na katero se učenec prešola. Dokument se drugi šoli posreduje na podlagi pisnega zaprosila.
Vsaka javna listina, ki jo izda šola, mora vsebovati ime in sedež šole, evidenčno številko, kraj in datum izdaje, ime in priimek podpisnika ter njegov podpis in pečat šole.
Javno listino v imenu šole podpiše uradna oseba, ki ima pooblastilo za zastopanje v pravnem prometu, vpisano v sodni register, v skladu z zakonom in ustanovitvenim aktom šole (direktor, ravnatelj oziroma pomočnik ravnatelja), sopodpiše pa jo strokovni delavec oziroma druga pooblaščena oseba, če je v obrazcu listine to predvideno.
Šola posamezno javno listino izda v izvirniku le enkrat. Če jo posameznik izgubi, mu šola na obrazcu izpis iz evidence (pod številko 6.6) izda nadomestno javno listino. Kot nadomestno javno listina na izvirnem obrazcu izda šola le kolesarsko izkaznico (v prilogi pod številko 6.5), vendar pa novo izkaznico opremi v navedbo, da je ta izkaznica nadomestna.
Izvirne javne listine ni potrebno preklicati v Uradnem listu RS, šoli za izdajo nadomestne javne listine zadošča le pisna vloga posameznika.
Učenci ob zaključku pouka v šolskem letu dobijo spričevala z zaključnimi ocenami za posamezne predmete. To je spričevalo z opisnimi ocenami in se izda učencem v prvem vzgojno-izobraževalnem obdobju osnovne šole ter v prvem in drugem obdobju v prilagojenem programu osnovne šole z nižjim izobrazbenim standardom, ko se znanje učenca ocenjuje z opisnimi ocenami. V rubriki »Napreduje v naslednji razred/ne napreduje« se ustrezno podčrta. Pod »Opombe« se vpiše, če je učenec opravljal osnovnošolsko izobraževanje na domu in/ali da je učenec vključen v prilagojeni program osnovne šole z nižjim izobrazbenim standardom. Datum izdaje spričevala učencem za vsako šolsko leto je zadnji dan pouka, razen za spričevala, izdana po opravljanju predmetnega izpita in preverjanja znanja v drugem roku za učenca, ki se izobražuje na domu, oziroma za spričevala, ko je učencu po ugovoru ocena izboljšana. Datum opredeljuje 13. člen Pravilnika o šolskem koledarju (najkasneje v treh dneh po opravljanju izpita).
Učenci ob zaključku pouka v šolskem letu dobijo spričevala z zaključnimi ocenami za posamezne predmete. V drugem vzgojno-izobraževalnem obdobju ter v 7. in 8. razredu šola izda učencem spričevala s številčnimi ocenami. V rubriki »Napreduje v naslednji razred/ne napreduje« se ustrezno podčrta. Pod »Opombe« se vpiše, če je učenec opravljal osnovnošolsko izobraževanje na domu in/ali da je učenec vključen v prilagojeni program osnovne šole z nižjim izobrazbenim standardom. Datum izdaje spričevala učencem za vsako šolsko leto je zadnji dan pouka, razen za spričevala, izdana po opravljanju popravnega oziroma predmetnega izpita in preverjanja znanja v drugem roku za učenca, ki se izobražuje na domu, oziroma za spričevala, ko je učencu po ugovoru ocena izboljšana. Datum opredeljuje 13. člen Pravilnika o šolskem koledarju (najkasneje v treh dneh po opravljanju izpita).
V 9. razredu šola izda učencem zaključno spričevalo s številčnimi ocenami, v katerega se vpišejo učenčeve ocene iz 9. razreda ter dosežki učenca pri nacionalnem preverjanju znanja ob koncu tretjega obdobja, ki so izraženi v točkah in v odstotkih. Če učenec ni opravljal nacionalnega preverjanja znanja iz posameznega ali vseh predmetov, se v obeh rubrikah (Točke in Odstotki) vpiše poševnica (/). Spričevalo vsebuje tudi navedbo, ali je učenec uspešno končal 9. razred ter navedbo šolskega leta, v katerem je učenec izpolnil osnovnošolsko obveznost. Pod »Opombe« se vpiše, če je učenec opravljal osnovnošolsko izobraževanje na domu in/ali da je učenec vključen v prilagojeni program osnovne šole z nižjim izobrazbenim standardom. Datum izdaje spričevala učencem za vsako šolsko leto je zadnji dan pouka, razen za spričevala, izdana po opravljanju popravnega oziroma predmetnega izpita in preverjanja znanja v drugem roku za učenca, ki se izobražuje na domu, oziroma za spričevala, ko je učencu po ugovoru ocena izboljšana. Učencu se izda spričevalo najkasneje v treh dneh po opravljanju izpita. Učencu, ki lahko opravlja popravni izpit tudi še najmanj štirikrat v naslednjem šolskem letu, šola izda zaključno spričevalo po opravljenem popravnem izpitu, oziroma najkasneje do konca naslednjega šolskega leta. Če učenec želi, pa šola izda spričevalo tudi prej. Oblika obrazcev za spričevala je predpisana. Neizpolnjene rubrike v spričevalih in prazni prostori za ocene se prečrtajo.
Na zahtevo učenca, ki je izpolnil osnovnošolsko obveznost, ni pa uspešno zaključil osnovne šole (9. razreda), šola izda potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti učenca. Obrazec je predpisan.
Z Zakonom o cestno prometnih predpisih je določeno, da obliko in vsebino kolesarske izkaznice določi minister, pristojen za šolstvo. Na kolesarsko izkaznico se nalepi fotografija učenca, na hrbtni strani izkaznice pa podpišejo starši dovoljenje, da se učenec vozi s kolesom v prometu. Šola izda na zahtevo učenca nadomestno kolesarsko izkaznico na obrazcu za kolesarsko izkaznico, ki mora biti opremljen z navedbo, da je ta izkaznica nadomestna.
Obrazec je predpisan.
Šola izda naslednje nadomestne javne listine na obrazcu za izpis iz evidence: spričevalo o končanem razredu (z opisnimi ocenami in s številčnimi ocenami), zaključno spričevalo, obvestilo o zaključnih ocenah ob koncu pouka v šolskem letu in potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti. Če šola izda izpis iz evidence namesto spričevala z opisnimi ocenami, se v prostor za ocene zapiše »opisna ocena«. V izpis iz evidence se vpiše podatke o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva), podatke iz izvirne javne listine (naziv, evidenčna številka ter kraj in datum izdaje) in klavzula, da je to nadomestna javna listina in enakovredna izvirniku. Neizpolnjene rubrike in prazni prostori za ocene se prečrtajo.
Obrazec je predpisan.
Šola izda učencem, ki imajo pravico opravljati popravni oziroma predmetni izpit (neocenjeni učenci in učenci z eno ali dvema nezadostnima zaključnima ocenama v 7. in 8. razredu ter učenci 9. razreda z eno ali več nezadostnimi zaključnimi ocenami), obvestilo o zaključnih ocenah ob koncu pouka v šolskem letu. Izda ga ob koncu pouka v šolskem letu, pred opravljanjem izpitov. Če učenec in starši menijo, da je bil učenec ob koncu pouka v šolskem letu nepravilno ocenjen, lahko v treh dneh po prejemu obvestila pri ravnatelju vložijo obrazložen ugovor. V obvestilo se vpišejo podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto in zaključne ocene pri posameznih predmetih. Po opravljenem izpitu šola izda spričevalo o končanem razredu oziroma zaključno spričevalo.
Obrazec je predpisan. Obrazca ni mogoče kupiti tiskanega, v elektronski obliki je objavljen na spletnem portalu MIZŠ.
Osnovna šola razdeli učencem obvestilo o sodelovanju pri interesnih in drugih dejavnostih šole v šolskem letu ob koncu pouka. Obvestilo vsebuje podatke o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, navedbo o sodelovanju učenca pri interesnih dejavnostih, tekmovanjih, prireditvah, bralni znački ter drugih dejavnostih v okviru razširjenega programa osnovne šole, kraj in datum izdaje.
Obrazec ni predpisan.
Osnovna šola razdeli učencem 6. razreda obvestilo o dosežkih po preteku roka za vpogled in poizvedbo. V obvestilo se vpišejo podatki o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto in dosežki učenca pri nacionalnem preverjanju znanja, ki so izraženi v točkah in odstotku, ter kraj in datum izdaje obvestila.
Obrazec je predpisan.
Šola ob koncu prvega ocenjevalnega obdobja starše učencev 1. razreda pisno ali ustno obvesti o pridobljenih učenčevih ocenah. Če razrednik staršev ne more seznaniti ustno, jih obvesti pisno. Šola ob koncu prvega ocenjevalnega obdobja starše učencev 2. do 9. razreda pisno obvesti o pridobljenih učenčevih ocenah, ki so zapisane v redovalnici. Obvestilo vsebuje podatke o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), navedbo šolskega leta in ocenjevalnega obdobja ter zapis ocen pri posameznih predmetih, število ur izostankov učenca v ocenjevalnem obdobju ter kraj in datum izdaje.
Oblika obrazca ni predpisana.
Učencem, ki so vključeni v posebni program vzgoje in izobraževanja, se ob koncu šolskega leta izda potrdilo z opisno oceno napredka, ki vsebuje podatke o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, stopnja), šolsko leto, opisno oceno napredka po posameznih področjih, evidenčno številko ter kraj in datum izdaje.
Oblika obrazca ni predpisana.
Učencem, ki so končali posebni program vzgoje in izobraževanja, se izda potrdilo o izpolnjeni osnovnošolski obveznosti z opisno oceno dosežkov, ki vsebuje podatke o učencu (ime in priimek, datum, kraj in država rojstva, stopnja), šolsko leto, opisno oceno dosežkov, evidenčno številko ter kraj in datum izdaje.
Oblika obrazca ni predpisana.
Vsak izrečen vzgojni opomin se vpiše v obvestilo o vzgojnem opominu, ki vsebuje podatke o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, kraj in datum, vrsto vzgojnega opomina ter obrazložitev. O poteku postopka izrekanja vzgojnega opomina šola vodi zabeležke. Izrek opomina razrednik zabeleži v mapo vzgojnih opominov in v mapo vloži izvod vzgojnega opomina, ki so ga podpisali starši oziroma izvod obvestila, s katerim je obvestil starše o vzgojnem opominu, če učenec v petih dneh ni vrnil podpisanega obvestila oziroma če dvomi v verodostojnost podpisa. Šola za učenca, ki mu je bil izrečen vzgojni opomin, najkasneje v desetih delovnih dneh od izrečenega opomina pripravi individualizirani vzgojni načrt. Obrazec je predpisan, en izvod šola izroči učencu, drugi izvod dokumenta pa šola hrani v mapi vzgojnih opominov do zaključka šolanja učenca.
Obrazca ni mogoče kupiti tiskanega, v elektronski obliki je objavljen na spletnem portalu MIZŠ.
Šola najmanj tri mesece pred začetkom pouka izda potrdilo o šolanju za otroke, ki so vpisani v 1. razred. Šola pa izda potrdilo o šolanju tudi na zahtevo učenca, organov državne uprave ter nosilcev javnih pooblastil zaradi uveljavljanja pravic v skladu z drugimi predpisi.
Obrazec ni predpisan, šole ga lahko samostojno oblikujete, lahko pa uporabite tudi vzorec, ki je v elektronski obliki objavljen na spletnem portalu MIZŠ.
Če se učenec med šolskim letom prešola na drugo osnovno šolo, prva šola izda obvestilo, ki vsebuje podatke o učencu (ime in priimek, EMŠO, datum, kraj in država rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, ocene, s katerimi je bilo ocenjeno znanje učenca pri posameznih predmetih, ter število ur izostankov učenca.
Oblika obrazca ni predpisana.
S temi obvestili učenec in njegovi starši obvestijo šolo o izbiri ravni zahtevnosti pri predmetih, pri katerih poteka fleksibilna diferenciacija oziroma nivojski pouk, in o tem, kateri predmet so izbrali za izbirni predmet v posameznem razredu. Obvestilo vsebuje podatke o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, podatke o starših (ime in priimek, prebivališče), odločitev o izbiri, kraj in datum ter podpis staršev.
Oblika obrazca ni predpisana, dokument šola hrani do konca šolskega leta.
Soglasja staršev o ponavljanju učenca v prvem in drugem vzgojno-izobraževalnem obdobju, hitrejšem napredovanju učenca, prešolanju učenca, zbiranju osebnih podatkov v procesu svetovanja oziroma nudenja strokovne pomoči ter zbiranju osebnih podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca šola hrani eno leto po zaključku šolanja učenca, soglasje o prihajanju in odhajanju v šolo brez spremstva, če so učenci mlajši od 7 let, in druga soglasja pa šola hrani do konca šolskega leta. Soglasja morajo vsebovati podatke o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, podatke o starših (ime in priimek, prebivališče), soglasje, kraj in datum, podpis staršev. Starši lahko kadarkoli prekličejo soglasje za zbiranje osebnih podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje in osebnih podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev.
Oblika obrazcev ni predpisana, razen za soglasji o zbiranju osebnih podatkov v procesu svetovanja oziroma nudenja strokovne pomoči ter o zbiranju osebnih podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učenca, ki sta v elektronski obliki objavljena na spletnem portalu MIZŠ.
Prijava k nacionalnemu preverjanju znanja ob koncu drugega vzgojno-izobraževalnega obdobja in ob koncu drugega in tretjega vzgojno-izobraževalnega obdobja za prilagojeni program z nižjim izobrazbenim standardom mora vsebovati podatke o učencu (ime in priimek, datum rojstva, razred in oddelek), šolsko leto, kraj in datum ter podpis staršev. Oblika obrazca ni predpisana, dokument šola hrani do konca šolskega leta.
Šola staršem pošilja tudi druga obvestila. Oblika ni predpisana.
Šola vodi zapisnike roditeljskih sestankov. Vsak zapisnik mora vsebovati kraj, datum in čas sestanka, prisotne, dnevni red, navedbo razprave in sklepov. Oblika ni predpisana, šola hrani zapisnik 5 let.
Zakon o osnovni šoli v 10. a členu določa, da se za učence, ki so na zdravljenju v bolnišnici, lahko organizira pouk v bolnišničnih oddelkih. Pri tem gre za prostovoljno obliko izobraževanja, v katero se učenci vključijo na podlagi pisnega soglasja staršev, ko so zaradi zdravstvenih razlogov hospitalizirani daljši ali krajši čas. Zaradi specifičnega načina izobraževanja učencev v teh oddelkih se določila Zakona o osnovni šoli in na njegovi podlagi izdani podzakonski akti (pravilniki) uporabljajo smiselno. Učenci, ki se izobražujejo v bolnišničnih oddelkih, so vpisani v šolo svojega matičnega šolskega okoliša oziroma drugo izbrano šolo (v nadaljevanju: matična šola) glede na določila Zakona o osnovni šoli. V času, ko je učenec vključen v izobraževanje v bolnišnici, se formalno ne prešola in njegova matična šola vključenost v bolnišnično šolo ustrezno zavede v dnevniku oddelka. Za namen izobraževanja v bolnišničnem oddelku in za zbiranje podatkov o učencu se pridobi pisno soglasje staršev. Bolnišnična šola učencem praviloma ne izdaja javnih listin. V primeru, da je učenec vključen v bolnišnično šolo tudi ob koncu pouka v šolskem letu, učitelj bolnišnične šole izpolni pedagoško poročilo za tega učenca in ga posreduje matični šoli, ki učencu izda spričevalo. V času izobraževanja v bolnišnični šoli se o poteku vzgojno-izobraževalnega dela vodi dokumentacija, ki je opredeljena v nadaljevanju, ker pa so bolnišnični oddelki v sestavi matičnih oziroma samostojnih osnovnih šol, se njihovo delovanje zapiše tudi v vse druge dokumente, ki jih določa pravilnik o dokumentaciji: v šolsko kroniko, letni delovni načrt, letno organizacijsko poročilo, v dokumentacijo o delu strokovnih organov in strokovnih delavcev.
Šola vodi seznam učencev, vključenih v vzgojno-izobraževalno delo v bolnišnici, ki vsebuje naslednje podatke o učencu: ime in priimek, datum rojstva, šolo, v katero je učenec vpisan ter razred in oddelek, telefonsko številko za nujna sporočila, čas vključenosti v vzgojnoizobraževalno delo v bolnišnici. Oblika ni predpisana, šola hrani seznam trajno.
Dnevnik je temeljna evidenca o delu posameznega oddelka oziroma učitelja med šolskim letom in vključenosti v bolnišnični oddelek. Učitelji smiselno uporabijo obstoječi dnevnik oddelka za drugo in tretje vzgojno-izobraževalno obdobje, posamezne rubrike v dokumentu se lahko izpolni drugače kot to določajo navodila, vendar mora tako prilagoditev obrazca potrditi učiteljski zbor.
V dnevnik se vpiše seznam učencev, ki se izobražujejo v oddelku, s podatki o učencih (ime in priimek, datum rojstva, šola, v katero je učenec vpisan ter razred in oddelek, telefonska številka za nujna sporočila, čas vključenosti v vzgojno-izobraževalno delo v bolnišnici), podatki o hospitacijah v oddelku, podatki o učiteljih, ki poučujejo v oddelku ter podatki o dnevnem poteku vzgojno-izobraževalnega dela.
Oblika je predpisana, šola hrani dnevnik 5 let.
Redovalnica z opisnimi ocenami je temeljna evidenca ocenjevanja znanja učencev v prvem vzgojno-izobraževalnem obdobju. Redovalnica mora vsebovati podatke o učencih v oddelku (ime in priimek, datum rojstva, razred), opisne ocene po posameznih predmetih, s katerimi je bilo ocenjeno znanje učenca v bolnišnici. Bolnišnična šola ima lahko eno ali več redovalnic, v katero zapisuje opisne ocene za vse učence, ne glede na razred in učitelja.
Oblika ni predpisana, šola hrani redovalnico 5 let.
Redovalnica s številčnimi ocenami je temeljna evidenca ocenjevanja znanja učencev v drugem in tretjem vzgojno-izobraževalnem obdobju. Redovalnica mora vsebovati podatke o učencih (ime in priimek, datum rojstva, razred) ter številčne ocene po posameznih predmetih, s katerimi je bilo ocenjeno znanje učenca v bolnišnici. Bolnišnična šola ima lahko eno ali več redovalnic, v katero zapisuje ocene za vse učence, ne glede na razred in učitelja; uporablja se predpisana redovalnica za drugo in tretje vzgojno-izobraževalno obdobje. Oblika je predpisana, šola hrani redovalnico 5 let.
Za namen izobraževanja v bolnišničnem oddelku in za zbiranje podatkov o učencu se pridobi pisno soglasje staršev, ki vsebuje naslednje sestavine: podatke o učencu (ime in priimek učenca, datum rojstva, prebivališče, šola, v katero je učenec vpisan ter razred in oddelek), podatke o starših (ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka za nujna sporočila), navedbo o strinjanju, da šola vodi in zbira podatke o zdravstvenih posebnostih, katerih poznavanje je nujno za delo z učencem in vodi zapise o učencu ter njegovem šolskem delu v bolnišnici.
Oblika ni predpisana, šola hrani soglasje do konca šolskega leta.
V osebni mapi se vodijo podatki o učencu (ime in priimek učenca, datum rojstva, razred)in zapisi o njegovem šolskem delu v bolnišnici ter stikih z drugimi ter podatki o zdravstvenih posebnostih, katerih poznavanje je nujno za delo z učencem.
Oblika ni predpisana, šola hrani mapo do konca šolskega leta.
Obvestilo poleg podatkov o učencu (ime in priimek učenca, datum rojstva) zajema opis učenčevega šolskega dela, ocene, s katerimi je bilo ocenjeno znanje učenca v bolnišnici, priporočila matični šoli, kako v poskrbeti za čim boljšo vključitev dolgotrajno bolnega učenca, obvestilu se priloži pisne izdelke učenca. Poročilo bolnišnična šola pošlje matični šoli, ko učenec zapusti bolnišnico.
Oblika ni predpisana, šola hrani obvestilo do konca šolskega leta.
Seznam dokumentacije v OŠ lahko najdete v kategoriji OBRAZCI, VZORCI, PREGLEDNICE/STROKOVNO-PEDAGOŠKO PODROČJE/PEDAGOŠKA DOKUMENTACIJA
{phocadownload view=category|id=27|target=s}
V kategoriji ZAKONODAJA/STROKOVNO-PEDAGOŠKO PODROČJE je na voljo aktualna zakonodaja.