Izzivi za ravnatelje

Hitro sprejemanje informacijsko telekomunikacijskih tehnologij (v nadaljevanju IKT) in posledično vedno bolj uveljavljeno elektronsko poslovanje (e-poslovanje) ustvarjata tri glavne motivacijske razloge za vlaganja v sisteme elektronske hrambe (e-hrambe) poslovne dokumentacije (v nadaljevanju gradiva), ki nastaja pri poslovanju vsake organizacije. Prvič, vedno večje je povpraševanje po stalnem, tudi oddaljenem dostopu do tega gradiva. Drugič, vedno večja je na eni strani težnja k zniževanju stroškov, ki jih predstavlja hramba gradiva v fizični obliki, in po drugi strani zagotavljanje njegove varnosti. Tretjič, obstaja zaskrbljenost, kako ohranjati gradivo, ki je že v izvorni obliki digitalno. Obstajajo namreč številne pravne, organizacijske in tehnične ovire pri zagotavljanju dostopnosti, uporabnosti, celovitosti in avtentičnosti gradiva, če ga moramo zaradi zakonskih, poslovnih ali katerih koli drugih razlogov hraniti dolgoročno (nad pet let).

Vse to velja tudi za vzgojno-izobraževalne zavode (v nadaljnjem besedilu šole). Na varnost in zanesljivost njihovega delovanja namreč močno in resno vpliva tudi zmožnost ohranjanja verodostojnosti gradiva, ki ga ustvarjajo pri svojem poslovanju, za ves čas njegove hrambe. Dolgoročno hranjenje gradiva v digitalni obliki tako postaja eden resnejših izzivov tudi vsakega ravnatelja.

Pred nekaj leti pri nas sprejeti predpisi omogočajo, da se gradivu v izvorno digitalni obliki pod določenimi pogoji enakost izvirniku prizna že na podlagi zakona. Za lažjo odločitev, ali in kdaj bo šola vzpostavila sistem e-hrambe in da bo kasneje ta hramba tudi učinkovita (učinki so v prvi vrsti s področja pravnega varstva države, njenih inštitucij in posameznikov, pri arhivskem gradivu pa je pomembno tudi ohranjanje kulturne dediščine.), mora ravnatelj šole poznati nekaj ključnih informacij. Od tega, kdaj in kako pristopiti k e-hrambi, kakšna so tveganja, in na drugi strani prednosti in prihranki, ali je šola pri tem morda podrejena kakšnim zakonskim zahtevam, kdo lahko pri tem pomaga. O tem in še več pa podrobneje v nadaljevanju.