Notranje revizije v vzgojno-izobraževalnih zavodih

01. 1. 2018 | Avtor: mag. Špela Kramberger

Notranjerevizijska dejavnost v vzgojno-izobraževalnih zavodih

Opredelitev notranjega revidiranja

Nadziranje je poleg načrtovanja in izvrševanja pomemben dejavnik proračunskega poslovanja, naj gre za nadziranje poslovanja neposrednih ali posrednih proračunskih uporabnikov.

Navedeno velja tudi za poslovanje vzgojno-izobraževalnih zavodov kot posrednih proračunskih uporabnikov. Nadzor nad porabo javnih oz. proračunskih sredstev ima velik pomen v vseh demokratičnih državah. Večjo pozornost mu v Sloveniji pripisujemo v reformi javnega financiranja in od ustanovitve Računskega sodišča Republike Slovenije leta 1995 ter od leta 2002 naprej z oblikovanjem služb notranjega revidiranja v javnem sektorju. Zakon o javnih financah je leta 2002 poenotil proračunsko poslovanje države in občin ter poleg drugih enakih vsebin in področij (sestavljanje, pripravljanje in izvrševanje proračunov, upravljanja premoženje, zadolževanja, poroštva, računovodstva idr.) enotno uredil tudi proračunski nadzor (Lah, 2006, str. 8[1]).

Nadzor nad delovanjem javnih zavodov opravljajo notranji in zunanji revizorji. Notranji nadzor opravljajo notranji revizorji, ki so zaposleni v organizaciji, kjer revidirajo poslovanje (notranjerevizijske službe); na Ministrstvu RS za finance pa deluje Urad za nadzor proračuna kot centralni organ za koordinacijo sistema notranjega nadzora in nadzor nad njim. Vloga notranjih revizorjev je predvsem to, da s svojim strokovnim znanjem in usposobljenostjo pomagajo predstojniku reševati težave in iskati poti za boljše poslovanje. Ravnatelji morajo v njih najti svoje svetovalce za vzpostavitev ustreznega sistema finančnega poslovodenja in delovanja notranjih kontrol (Korpič-Horvat, 2003, str. 23–24[2]).

Notranje nadziranje sestavljajo sistemi in postopki, s katerimi se zagotavlja pravilna in smotrna raba proračunskih sredstev; zajema ustrezno vzpostavljeno finančno poslovodenje, notranje kontroliranje in notranje revidiranje (Lah, 2006, str. 8). Skladno z določili Pravilnika o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih financ (Ul. l. RS, št. 72/02) so ravnatelji oz. direktorji odgovorni za vzpostavitev, delovanje, nadzor in stalno izboljševanje sistema finančnega poslovodenja in notranjega kontroliranja ter notranjega revidiranja.

Mednarodni standardi strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju, ki jih je izdal ameriški inštitut notranjih revizorjev (Standardi IIA, 2017), opredeljujejo notranje revidiranje kot »neodvisno in nepristransko dejavnost dajanja zagotovil in svetovanja, zasnovana za dodajanje vrednosti in izboljšanje delovanja organizacije«. Notranje revidiranje pomaga javnemu zavodu uresničevati njegove cilje s sistematičnim in metodičnim ocenjevanjem in izboljšanjem uspešnosti upravljanja tveganj, kontrolnih postopkov in upravljanja organizacije.

Za javne zavode je opredelitev notranjega revidiranja podana v Usmeritvah za državno notranje revidiranje (MF, Urad za nadzor proračuna, 2017)[3]. Trenutno veljavno različico usmeritev za državno notranje revidiranje je septembra 2017 izdalo Ministrstvo RS za finance, Urad RS za nadzor proračuna, in sicer na osnovi 101. čl. Zakona o javnih financah. Veljati so začele 1. 10. 2017.

V točki 1.2 Usmeritev za državno notranje revidiranje (str. 4) je opredeljeno, da se notranje revidiranje v javnih zavodih izvaja v skladu s prednostnim redom uporabe pravil pri notranjem revidiranju, pri čemer je uporaba nekaterih pravil zavezujoča, druga pa zelo priporočena.

Med zavezujoča pravila državnega notranjega revidiranja sodijo naslednje pravne in strokovne podlage, ki si sledijo po navedenem vrstnem redu (str. 5):

  • Zakon o javnih financah ter predpisi, izdani na njegovi podlagi, ki urejajo notranji nadzor javnih financ (NNJF);
  • Usmeritve za državno notranje revidiranje, ki vsebujejo:

a) poslanstvo notranje revizije

b) vse obvezujoče elemente Mednarodnega okvira strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju, in sicer:

  • opredelitev notranjega revidiranja;
  • temeljna načela strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju;
  • kodeks etike ter
  • mednarodne standarde strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju (vključno s pojasnili in s pojmovnikom);

c) dodatne zahteve oz. pojasnila pri uveljavitvi posameznih obvezujočih elementov Mednarodnega okvira strokovnega ravnanja pri notranjem revidiranju v okolju proračunskih uporabnikov;

  • Stališča Urada RS za nadzor proračuna s področja notranjega nadzora javnih financ, objavljena na spletni strani: http://www.unp.gov.si.

Zelo priporočena pravila državnega notranjega revidiranja notranje revizorje usmerjajo pri upoštevanju zavezujočih pravil. V to kategorijo pravil po navedenem vrstnem redu sodijo (str. 5):

  • smernice in metodološka gradiva Urada RS za nadzor proračuna v zvezi z uporabo Usmeritev za državno notranje revidiranje, objavljene na spletni strani http://www.unp.gov.si,
  • izvedbena navodila, izdana s strani Inštituta notranjih revizorjev (IIA), katerih slovenski prevod se nahaja na naslednji spletni povezavi: http://www.sir.gpa.si/iia/svetovalni-napotki.php,
  • druge smernice in metodološka gradiva, izdana s strani Inštituta notranjih revizorjev (IIA) (npr. stališča, strokovna navodila, objavljena na spletnih straneh Inštituta notranjih revizorjev (IIA): http://www.theiia.org),
  • smernice, stališča, pojasnila in metodološko gradivo s področja notranjega revidiranja, izdana s strani Slovenskega inštituta za revizijo, objavljena na spletnih straneh Slovenskega inštituta za revizijo.

Uporaba Usmeritev je obvezna za vse izvajalce notranjega revidiranja, ne glede na način organiziranosti oz. obliko zagotavljanja notranjega revidiranja v javnih zavodih (str. 5), kar pomeni, da jim morajo pri svojem delu spoštovati tako zaposleni notranji revizorji kot tudi zunanji izvajalci te dejavnosti.

Pravni okvir notranjega nadzora javnih financ v vzgojno-izobraževalnih javnih zavodih

Pravni okvir notranjega nadzora javnih financ opredeljujejo Zakon o javnih financah ter podzakonski akti s področja notranjega nadzora javnih financ. Skladno z določbami navedenih pravnih podlag je notranje revidiranje, poleg finančnega poslovodenja ter notranjih kontrol, eden od temeljev sistema notranjega nadzora javnih financ, za katerega je v okviru posameznega javnega zavoda odgovoren direktor oz. ravnatelj (str. 4).

Poleg Zakona o javnih financah predstavljajo pravni okvir notranjemu revidiranju v vzgojno-izobraževalnih javnih zavodih še naslednji predpisi:

  • Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih financ (Ur. l. RS, št. 72/02),
  • Pravilnik o pogojih za pridobitev naziva državni notranji revizor in preizkušeni državni notranji revizor (Ur. l. RS, št. 50/15),
  • Usmeritve za državno notranje revidiranje (Ministrstvo RS za finance, Urad RS za nadzor proračuna, september 2017),
  • Usmeritve za notranje kontrole (Ministrstvo RS za finance, Urad RS za nadzor proračuna, november 2004),
  • Strategija razvoja notranjega nadzora javnih financ v Republiki Sloveniji za obdobje od 2011 do 2015 (Vlada RS, 11. 2. 2011).

Notranji revizor opravlja delo v skladu s kodeksom notranjerevizijskih načel, ki jih je izdal Slovenski inštitut za revizijo, njegove presoje pa morajo biti nepristranske in neodvisne.

Notranji nadzor javnih financ obsega na enotnih temeljih zasnovan sistem finančnega poslovodenja in notranjih kontrol ter notranjega revidiranja pri javnih zavodih ter stalno preverjanje tega sistema. Notranji nadzor javnih financ zagotavlja zakonito, pregledno, učinkovito, uspešno in gospodarno finančno poslovodenje ter notranje kontroliranje (Usmeritve za notranje kontrole, 2004, str. 4).

Ravnatelj vzgojno-izobraževalnega zavoda je dolžan zagotoviti ustrezen in učinkovit sistem finančnega poslovodenja in notranjih kontrol; delovanje sistema notranjih kontrol ocenjujejo notranji revizorji ter podajajo priporočila za njegove izboljšave.

  • Finančno poslovodenje (menedžment) obsega vzpostavitev in izvajanje načrtovanja in izvrševanja proračunov in finančnih načrtov, računovodenja in poročanja z namenom doseči zastavljene cilje ter zagotoviti, da bodo sredstva zavarovana pred izgubo, oškodovanji in prevarami (2. odst. 100. čl. Zakona o javnih financah).
  • Notranje kontrole obsegajo sistem postopkov in metod, katerih cilj je zagotoviti spoštovanja načel zakonitosti, preglednosti, učinkovitosti, uspešnosti in gospodarnosti (2. odst. 100. čl. Zakona o javnih financah).
  • Notranje revidiranje zagotavlja neodvisno preverjanje sistemov finančnega poslovodenja (menedžmenta) in kontrol ter svetovanje poslovodstvu za izboljšanje njihove učinkovitosti (3. odst. 100. čl. Zakona o javnih financah). Notranje revidiranje v javnih zavodih s področja vzgoje in izobraževanja lahko izvajajo osebe, ki imajo pridobljen strokovni naziv državni notranji revizor ali preizkušen državni notranji revizor.

Notranje kontroliranje je potrebno, ker:

  • postajajo proračunski uporabniki vedno večji in kompleksni (Usmeritve za notranje kontrole, 2004, str. 9), vedno bolj je kompleksno tudi okolje, v katerem poslujejo (npr. zaradi obsežne zakonodaje, ki se zelo hitro spreminja), tako da posameznik ne more več zagotavljati učinkovitega neposrednega nadzora;
  • se proračunski uporabniki zaradi notranjih in zunanjih dejavnikov soočajo z različnimi finančnimi, upravnimi in komercialnimi tveganji, ki ogrožajo doseganje njihovih ciljev (Usmeritve za notranje kontrole, 2004, str. 9).

Osnovne naloge notranjega revizorja so preiskovanje in ocenjevanje ravnanja s tveganji in sistema notranjega kontroliranja ter v zvezi s tem dajanje priporočil za odpravo ugotovljenih nepravilnosti.

Zaključimo lahko, da je v sistemu notranjega nadzora javnih financ za poslovodenje s sredstvi zavoda odgovoren ravnatelj vzgojno-izobraževalnega zavoda, ki mora uvesti potrebne sisteme in postopke, s katerimi zagotovi doseganje ciljev javnega zavoda (proračunskega uporabnika). Ti sistemi in postopki skupaj predstavljajo notranji nadzor proračunskih uporabnikov. Naloga ravnatelja je, da vzpostavi uspešen, učinkovit in gospodaren način sistema notranjih kontrol, ki bo zavodu omogočil dosego postavljenih ciljev.

Notranja revizija je pomemben del sistema notranjega nadzora, ker ocenjuje ustreznost in učinkovitost notranjih kontrol, da lahko da ravnatelju oz. najvišjemu poslovodstvu javnega zavoda zagotovilo, v kakšnem obsegu se je mogoče zanašati na obstoječ sistem notranjih kontrol. Ob tem obstoj notranjerevizijske dejavnosti ne zmanjšuje odgovornosti vodstva za vzpostavljanje in vzdrževanje učinkovitih sistemov notranjih kontrol (Usmeritve za notranje kontrole, 2004, str. 13), le-to je še vedno izključno na strani vodstva javnega zavoda.

Opredelitev področja revidiranja

Kljub temu da notranji revizor pokriva celotno revizijsko okolje (vse notranje organizacijske enote zavoda), vsako leto zaradi različnih omejitev (časovnih, finančnih in drugih) ne more zagotoviti pokritja celotnega revizijskega okolja v enem revizijskem ciklu. Pri izvajanju svojih nalog se zato usmerja na najbolj tvegana področja poslovanja javnega zavoda.

Revizor opredeli dolžino revizijskega cikla, ki predstavlja časovno obdobje, v katerem naj bi revizor izvedel revizije v vseh notranjeorganizacijskih enotah organizacije (v celotnem revizijskem okolju). Dolžina revizijskega cikla je različna in traja od najmanj treh do največ pet let.

Notranji revizor svoje delo opravlja na podlagi strateškega oz. letnega načrta, ki mora temeljiti na tveganjih oziroma na izvedeni revizijski oceni tveganja. V načrtu se v skladu s cilji organizacije (na podlagi rezultatov revizijske ocene tveganja revizor določi pogostost revizijskih pregledov ter njihov vrstni red v vnaprej določenem revizijskem ciklu) določijo prednostne naloge notranje revizije.

Prenovljene usmeritve za državno notranje revidiranje (september 2017), ki se uporabljajo od 1. 10. 2017 naprej, omogočajo, da se v postopku načrtovanja revizor usklajuje ne samo z ravnateljem, temveč tudi s člani sveta zavoda (nadzorni organ javnega zavoda). Uvedena novost, kjer ima poleg ravnatelja tudi predsednik sveta zavoda možnost podati k načrtu svoje predloge, po našem mnenju krepi neodvisnost notranjega revizorja.

Zagotavljanje kakovosti notranjega revidiranja

Kakovost notranjega revidiranja lahko opredelimo z usmerjenostjo k naročnikom. Naročnik notranje revizije v javnem zavodu je praviloma ravnatelj, predlog za izvedbo revizije pa lahko poda tudi predsednik sveta zavoda.

Mednarodni standardi notranjega revidiranja (IIA, 2017) določajo, da morajo notranji revizorji svoje delo opravljati strokovno in s potrebno poklicno skrbnostjo. Notranji revizor mora imeti znanje, veščine in druge sposobnosti, ki so potrebne za izvajanje posameznih nalog.

Notranja revizija kot celota mora imeti ali pridobiti znanje, veščine in druge sposobnosti, ki so potrebne pri opravljanju njenih nalog (Standardi IIA, 2017).

Iz veljavnih pravil stroke izhaja, da so znanje, veščine in druge sposobnosti skupni izraz, ki se nanaša na strokovno usposobljenost, ki jo morajo imeti notranji revizorji, da lahko uspešno opravljajo strokovne naloge.

V javnih zavodih in javnem sektorju nasploh velja, da lahko naloge notranjega revizorja opravljajo samo strokovnjaki, ki imajo pridobljen strokovni naziv državni notranji revizor ali preizkušeni državni notranji revizor.

Različne organizacijske oblike zagotavljanja notranjerevizijske dejavnosti v vzgojno-izobraževalnih javnih zavodih

Pri organiziranju notranjerevizijske dejavnosti v vzgojno-izobraževalnih javnih zavodih se ravnatelji prostovoljno odločajo med organiziranjem lastne oz. skupne notranjerevizijske službe in najemom zunanjega izvajanja notranjega revidiranja.

Način zagotavljanja notranje revizije določa Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje NNJF (2002), natančneje pa ga predpisujejo Usmeritve za državno notranje revidiranje, ki določajo, da lahko javni zavodi zagotavljajo notranje revidiranje na naslednje načine:

  • z lastno notranjerevizijsko službo oz. notranjim revizorjem, zaposlenim na predstojniku neposredno podrejenem delovnem mestu »notranji revizor« (lastna NRS),
  • s skupno notranjerevizijsko službo (skupna NRS) ali
  • z najemom zunanjega izvajalca notranjega revidiranja.

Pomembno! 10. čl. Pravilnika o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih financ (2002) določa, da morajo javni zavodi, katerih proračun letno presega 2.086.463 evrov, organizirati notranjerevzijsko dejavnost vsako leto, drugi proračunski uporabniki pa najmanj enkrat v treh letih. Če javni zavod ne zagotovi notranjega revidiranja, je za to predvidena tudi kazen oziroma globa (2.086,46 evra).

Pri tem morajo pri organiziranju lastne oz. skupne službe upoštevati tudi določbe zakona in podzakonskih aktov s področja notranjega nadzora javnih financ (10. odst. Zakona o javnih financah), pri najemu zunanjega izvajalca pa morajo biti upoštevane določbe zakona o javnem naročanju.

Po podatkih Ministrstva RS za finance[4] (2015) 21 % javnih zavodov še vedno ne zagotavlja notranjega revidiranja, 21 % zavodov notranje revidiranje zagotavlja z lastno oz. skupno službo, največ javnih zavodov (58 %) pa notranje revidiranje zagotavljajo z najemom zunanjih izvajalcev.

Povedali smo, da se skladno z določili pravilnika in usmeritev ravnatelj vzgojno-izobraževalnega javnega zavoda (šole ali vrtca) samostojno odloči o ustanovitvi lastne oz. skupne službe ali pa to dejavnost prepusti zunanjim izvajalcem. V prvem primeru uvede lastno oz. pristopi k skupni notranjerevizijski službi, v kateri bodo zaposleni notranji revizorji (kot javni uslužbenci) opravljali vse potrebne naloge, v drugem primeru pa uresničujejo to dejavnost zunanji izvajalci, ki jih najame najvišje vodstvo zavoda, in sicer po predhodni seznanitvi organa nadzora (sveta zavoda).

Zaposleni notranji revizorji morajo imeti skladno z določili pravilnika o pogojih za pridobitev naziva državni notranji revizor in preizkušeni državni notranji revizor (2015) pridobljen strokovni naziv državni notranji revizor (DNR) oziroma preizkušeni državni notranji revizor (PDNR), pri zunanjih izvajalcih pa mora imeti pridobljen strokovni naziv samo vodja revizijskega tima (MF, Urad za nadzor proračuna, Usmeritve za državno notranje revidiranje, 2017).

Najem zunanjega izvajalca za celotno dejavnost notranjega revidiranja (t. i. outsourcing) v zavodu predstavlja alternativo organiziranju lastne oz. skupne službe. Kljub prednostim pa ima lahko zunanje izvajanje tudi svoje pomanjkljivosti. V okolju proračunskih uporabnikov je edino merilo za izbiro zunanjega izvajalca v postopku javnega naročanja praviloma najnižja cena, kar lahko vpliva na zagotavljanje kakovosti dela izbranega izvajalca.

Lastna notranjerevizijska služba

Na podlagi določil Usmeritev (2017) mora biti lastna notranjerevizijska služba v javnem zavodu organizirana tako, da je zagotovljena njena funkcionalna in organizacijska neodvisnost. Funkcionalno in organizacijsko mora biti ločena od drugih organizacijski enot ter neposredno podrejena in odgovorna ravnatelju, ki mu tudi neposredno poroča. Status samostojne službe morajo določati avtonomni akti zavoda.

Notranji revizorji, zaposleni v notranjerevizijski službi, ne smejo izvajati operativnih nalog za področja, ki jih revidirajo. Prednostne naloge notranjega revidiranja, ki so opredeljene v dolgoročnem in letnem načrtu dela službe, morajo slediti rezultatom revizijske ocene tveganja. Vodja notranjerevizijske službe mora samostojno odločati o obsegu in načinu opravljanja svojega dela.

Poslovanje lastne notranjerevizijske službe mora biti opredeljeno z notranjim pravnim aktom (s Pravilnikom o delovanju službe notranje revizije v zavodu). Le-ta ureja položaj in organiziranost službe, način dela, svetovanje in poročanje notranjerevizijske službe, pravice in odgovornosti zaposlencev, obveščenost ter sodelovanje notranjih revizorjev z zunanjimi revizorji in nadzornim organom zavoda (svetom zavoda).

Ker je ustanovitev in delovanje lastne notranjerevizijske službe smiselno za večje javne zavode, za katere je značilno kompleksno in razvejano poslovanje, za manjše vzgojno-izobraževalne zavode ustanavljanje lastnih služb praviloma ni smiselno, saj bi bilo predrago.

Za manjše vzgojno-izobraževalne zavode, za katere bi bila zaposlitev državnega notranjega revizorja z veljavno licenco za delo praviloma predraga, je smiselna priključitev k skupni revizijski službi oziroma najem zunanjega izvajalca.

Prednosti in pomanjkljivosti lastne notranje revizijske službe

Prednosti lastne notranje revizijske službe so prav gotovo stalna prisotnost notranjega revizorja v organizaciji, dobro poznavanje poslovanja, ciljev in tveganj zavoda, razpoložljivost za svetovanje ter manjše tveganje glede kakovosti izvajanja storitev.

Pomanjkljivosti lastne notranjerevizijske službe so težje zagotavljanje samostojnosti ter neodvisnosti in nepristranskosti zaposlenega revizorja, tveganje slabše kakovosti dela zaposlenega notranjega revizorja, visoki stroški delovanja lastne službe, manjše možnosti osebnega in strokovnega razvoja ter rutinsko delo in manjša dojemljivost za spremembe.

Zunanje izvajanje notranjerevizijske dejavnosti

Po podatkih Ministrstva RS za finance (Urad za nadzor proračuna) se vse več javnih zavodov odloča za zunanje izvajanje notranje revizije. Kot že navedeno, je v letu 2015 kar 58 odstotkov vseh javnih zavodov notranje revidiranje zagotavljalo z zunanjim izvajalcem.

Predvsem srednje veliki in manjši javni zavodi se za najem zunanjega izvajalca odločajo predvsem iz racionalnih razlogov. Storitev notranjega revidiranja želijo zagotoviti s čim nižjimi stroški ob najvišji možni kakovosti. Najemanje zunanjih izvajalcev, ki imajo veliko znanja in izkušenj, jim prinaša dostop do novega znanja in izkušenj, ki ga bodo lahko prenesli v svoje okolje.

Vsekakor je treba dodati, da je tudi v primeru najema zunanjega izvajalca ravnatelj odgovoren za vzpostavitev ter učinkovito delovanje sistema notranjega nadzora, katerega sestavni del je notranje revidiranje. Standard 2070 določa, da kadar opravlja storitve notranje revizije zunanji izvajalec, mora le-ta organizacijo posebej opozoriti na to, da je poslovodstvo organizacije samo odgovorno za vzdrževanje uspešne notranje revizije (Standard 2070, Usmeritve za državno notranje revidiranje, MF, Urad za nadzor proračuna, 2017).

Če javni zavod notranjega revidiranja ne zagotavlja z lastno ali skupno notranjerevizijsko službo, mora ravnatelj na podlagi predhodne odobritve sveta zavoda sprejeti sklep, da bo dejavnost notranjega revidiranja zagotavljal zunanji izvajalec. Naveden sklep ravnatelja predstavlja podlago za začetek postopka javnega naročila. V skladu z Usmeritvami za državno notranje revidiranje (2017) ravnatelj ne sme sprejeti sklepa brez predhodne odobritve organa nadzora ter začeti postopka javnega naročanja.

Pogodba, ki jo šola ali vrtec sklene z izbranim zunanjim izvajalcem, mora smiselno povzemati vsa določila, ki so predpisana kot obvezne sestavine Pravilnika, ki ureja dejavnost notranjega revidiranja (standard 1000, Usmeritve za državno notranje revidiranje, MF, Urad za nadzor proračuna, 2017).

V skladu z Usmeritvami za državno notranje revidiranje (str. 6) lahko zunanje izvajanje notranjerevizijskih storitev v javnih zavodih izvaja:

  • pravna oseba s sedežem v Republiki Sloveniji, ki je organizirana kot gospodarska družba po zakonu, ki ureja gospodarske družbe, ali pravna oseba druge pravnoorganizacijske oblike, ki je registrirana za izvajanje notranjerevizijske dejavnosti, oziroma
  • državni notranji revizor oz. preizkušeni državni notranji revizor, ki samostojno opravlja storitve notranjega revidiranja kot samostojni podjetnik posameznik, in v skladu s pravnim okvirjem, ki določa notranji nadzor javnih financ, izpolnjuje pogoje za izvajanje notranjerevizijske dejavnosti pri zavodih.

V skladu z veljavnimi predpisi je pri najemu zunanjega izvajalca treba zagotoviti naslednje pogoje, ki jih mora izpolnjevati zunanji izvajalec. Zunanji izvajalec mora (100. čl. ZJF ter 12., 16. in 19. čl. Pravilnika o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih financ):

  • imeti znanja, veščine in sposobnosti, potrebne za izvajanje revidiranj; šteje se, da ima zunanji izvajalec potrebno znanje, veščine in sposobnosti, če ima vsaj vodja revizijske skupine potrdilo za naziv preizkušeni notranji revizor Slovenskega inštituta za revizijo in/ali potrdilo za naziv državni notranji revizor ali potrdilo za naziv preizkušeni državni revizor ali državni revizor,
  • biti vpisan v register,
  • imeti strokovne izkušnje pri podobnih delih,
  • pri izvajanju revizije mora upoštevati usmeritve za finančno poslovodenje in notranje kontrole ter usmeritve za državno notranje revidiranje.

Pri najemu je treba postopati v skladu s predpisi javnega naročanja, vrsta izvedenega postopka pa je odvisna od ocenjene vrednosti javnega naročila. Za katero vrsto postopka javnega naročila se bo odločil javni zavod pri najemu zunanjega izvajalca, je odvisno od višine razpoložljivih proračunskih sredstev, ki jih ima za ta namen opredeljene v sprejetem ter s strani sveta zavoda potrjenem finančnem načrtu.

Zunanji izvajalec mora imeti potrebno znanje in sposobnosti za izvedbo revizije. Pridobljeno mora imeti strokovno licenco (vsaj vodja skupine mora imeti pridobljen ustrezen strokovni naziv) in ustrezne izkušnje. Naročnik naj od zunanjega izvajalca pridobi izjavo, da z opravljanjem notranjerevizijskih storitev ne bo v navzkrižju interesov in v nasprotju z zakonskimi določili.

Prednosti in pomanjkljivosti zunanjega izvajanja notranje revizije

Prednosti zunanjega izvajanja notranje revizije so: lažje zagotavljanje samostojnosti in neodvisnosti ter nepristranskosti, kakovosti storitev je večja in/ali tudi cenejša, razpoložljivost širokega in poglobljenega znanja ter izkušenj, nižji stroški ter možnost odstopa od pogodbe (ob slabo opravljeni storitvi).

Pomanjkljivosti zunanjega izvajanja notranje revizije so: slabše poznavanje poslovanja in kontrolnega okolja revidiranca, omejeno porevizijsko spremljanje, tveganje navzkrižja interesov, obseg dela je omejen, ni stalnega delovanja ter manjša možnost sprotnega svetovanja.

Skupne notranje revizijske službe občine

Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih financ dopušča (12. čl.), da več proračunskih uporabnikov organizira skupno notranjo revizijsko službo. Notranji revizorji v tem primeru o svojih ugotovitvah poročajo neposredno ravnatelju oz. direktorju javnega zavoda.

Skupno notranjerevizijsko službo občine ustanovi župan za zagotavljanje notranje revizijske dejavnost v občini in tudi pri posrednih proračunskih uporabnikih (javnih zavodih, agencijah in skladih), katerih ustanoviteljica je občina.

Ustanovitev skupne notranjerevizijske službe izhaja iz potrebe po nadziranju delovanja javnih zavodov in drugih posrednih uporabnikov občinskega proračuna, saj mora občina kot financer posrednih uporabnikov občinskega proračuna vzpostaviti nadzor nad njihovim poslovanjem. Prav tako so vsi proračunski uporabniki enkrat letno oz. enkrat na tri leta zavezani organizirati notranjo revizijo. Z organiziranjem skupne službe občina zadosti zakonski zahtevi po zagotavljanju notranjega revidiranja v lastnem revizijskem okolju in pri vseh vključenih posrednih uporabnikih občinskega proračuna. Stroški izvedbe notranjerevizije so v tem primeru pokriti neposredno iz proračuna občine.

Z organiziranjem skupne službe občina tako zadosti zakonski zahtevi po zagotavljanju notranjega revidiranja v lastnem revizijskem okolju (mestna uprava) in tudi pri vseh vključenih posrednih uporabnikih občinskega proračuna. Pravno podlago za izvedbo revizije v posameznem javnem zavodu (skladu ali agenciji) v tem primeru predstavlja dogovor oziroma sporazum, sklenjen med občino in posameznim javnim zavodom s področja vzgoje in izobraževanja (šolo, vrtcem ipd).

Notranjerevizijska služba občine je samostojna organizacijska enota občine, ki je funkcionalno in organizacijsko ločena od drugih organizacijskih enot ter neposredno podrejena in odgovorna županu občine. Služba notranje revizije, ki je organizirana kot skupna služba, o svojih ugotovitvah neposredno poroča predstojniku javnega zavoda, končno poročilo o opravljeni reviziji pa posreduje v vednost tudi županu občine. Nadzor nad poslovanjem skupne službe izvaja Urad za nadzor proračuna, ki deluje v okviru Ministrstva RS za finance.

Po javno dostopnih podatkih so trenutno v Sloveniji (v letu 2017) organizirane tri skupne notranjerevizijski službe občine, in sicer v Mestni občini Murska Sobota, Mestni občini Maribor ter v Mestni občini Ljubljana. V nadaljevanju podajamo primer organiziranja skupne notranje revizijske službe Mestne občine Maribor.

Prednosti in pomanjkljivosti skupne notranje revizijske službe

Prednosti skupne notranjerevizijske službe več občin so: stalna prisotnost notranjega revizorja, možnost zaposlitve več notranjih revizorjev, manjši stroški poslovanja skupne službe ter večja neodvisnost, nepristranskost in samostojnost skupne službe.

Pomanjkljivosti skupne notranjerevizijske službe so: nezadostno število notranjih revizorjev, morebitni zastoji pri delu skupne in višji strošek v primerjavi z najemom zunanjega izvajalca ter morebitno slabše poznavanje poslovanja vseh proračunskih uporabnikov in njihovih ključnih tveganj.

Potek notranje revizije v vzgojno-izobraževalnem zavodu

Potek notranje revizije v javnem zavodu se navadno izvaja v naslednjih izvedbenih fazah.

  1. načrt izvajanja revizije
  2. preizkušanje in vrednotenje informacij (ocenjevanje notranjih kontrol in podrobno testiranje)
  3. poročanje
  4. nadziranje revizijskega dela
  5. spremljanje ukrepov

Zaključek

Uspešno in učinkovito delo notranjega revizorja v javnem zavodu s področja vzgoje in izobraževanja je odvisno predvsem od podpore in zaupanja predstojnika. Vse prevečkrat se notranje revidiranje organizira zgolj zaradi zadostitve zakonski zahtevi. Žal je v takem primeru notranja revizija sama sebi namen in ne ustvarja potrebne dodane vrednosti.

Z vidika javnih zavodov je zato najbolj pomembno, da se ravnatelji začnejo zavedati, da so urejeno finančno poslovanje, delujoče notranje kontrole ter močan sistem notranjega nadzora temelj za gospodarno, učinkovito in uspešno delovanje zavoda glede na njegove naloge, cilje in vire. Spoznati morajo, da jim bodo notranjerevizijska poročila in dana priporočila omogočila, da brez represije, v interesu izvajanja vodstvene odgovornosti, sproti odpravljajo ugotovljene nepravilnosti in pomanjkljivosti (Lah, 2003, str. 91–102).

»Ugotavljamo, da lahko pri tistih proračunskih uporabnikih, kjer imajo notranji revizorji ustrezne pogoje za delo, ti pomembno prispevajo k uresničevanju ciljev dobrega poslovanja« (Šoltes, 2006, str. 8).


[1] Vir: Lah, M. (2006). Smernice za delo notranjega revizorja v občini. Revizor, XVII (6-7/06), 7–24.

[2] Vir: Korpič-Horvat, E. (2003). Zunanji in notranji nadzor v občinah, Lex localis, št. 1, letnik 2003, str. 23–24.

Nazaj