Tudi ravnatelji so neke vrste menedžerji, ki načrtujejo cilje zavoda, ki jo vodijo. Vsebina ciljev temelji na interesnem in sistemskem pojmovanju zavoda. Oblikovati morajo politiko organizacije kot celoto ciljev in strategij za doseganje teh ciljev in sredstva za doseganje teh ciljev ob upoštevanju interesov udeležencev, ki so povezani z delovanjem zavoda. Iz teh interesov se oblikuje vizija, iz vizije pa smotri in merila uspešnosti vsakega zavoda. Ravnatelj mora pri organiziranju dela zavoda upoštevati okvir programov in poudarjati sestavine strategije med seboj ter smotre in cilje zavoda. Sklepati mora zavezništva med notranjimi in zunanjimi udeleženci.

Z razmišljanjem, načrtovanjem, kombiniranjem naših virov se opredeljuje organizacijski proces. Pri tem nas zagotovo vodijo predvsem dostopnost, racionalnost, lahko pa tudi izvirnost. S svojim razvojnim planom se predvsem osredotočamo na tisti del naše ideje, v katerem smo izvirni, boljši in naše procese podrejamo tej prednosti. Z opredeljevanjem našega razvojnega modela se posvečamo predvsem racionalizaciji notranje poslovne logistike (informacij in predmetov dela ob racionalni uporabi delovnih sredstev).

Načrtovanje človeškega potenciala je pomemben del razvojnega načrta zavoda in je namenjeno ključnemu elementu uspešne uresničitve vizije, to je tistim, ki bodo izpeljali razvojni načrt. Kljub ugotovitvi, da obstaja razvojna priložnost in da imamo idejo, kako jo zadovoljiti, ni dovolj, če imamo idealno načrtovan posel, poslovne procese oziroma imamo zasnovan razvojni model. Veliko procesov namesto človeka opravi različna tehnika, vseeno pa so v vsakem poslu določeni procesi, ki ne morejo biti izvedeni brez ljudi. Zato je pomembno prepoznati, kateri so ti procesi in kakšne ljudi za te procese in funkcije želimo in potrebujemo. Sestaviti si moramo načrt vseh zahtevanih in pričakovanih oziroma želenih kompetenc posameznikov, ki jih iščemo za izvedbo razvojnega načrta. Pri tem ni zanemarljiva tudi cena delovne sile. Ob raziskavi možnosti, kako dostopni so tovrstni kadri, se tudi odločamo, katere dele posla bomo sploh lahko konkurenčno in kakovostno izvedli na določeni lokaciji.

Element razvoja zavoda je tudi terminski plan. V terminskem planu je treba prikazati časovno zaporedje izvajanje nalog in plan uresničevanja zadanih ciljev, osnovni okvir in medsebojne časovne odvisnosti oziroma zaporedja večjih aktivnosti, ki so potrebne za uresničevanje poslovnega načrta. V terminskem načrtu pojasnite, kaj je treba storiti, kdo naj to stori in do kdaj. Obdobja, ki jih nizate v terminskem načrtu, naj bodo premišljena in logična, pazite, kako jih opredelite: lahko so po dnevih, tedenska, lahko mesečna ali pa kvartarna, letna - to je odvisno od pomena posameznih aktivnosti.

Začetek, potek in zaključek vsake aktivnosti predstavljajo točke, pri katerih lahko preverimo, če aktivnosti potekajo po načrtu, in tudi sprejemamo določene korektivne ukrepe. Določene točke so lahko tudi usodne za nadaljnji razvoj dogodkov. Na te mejnike bodimo še posebej pozorni. Za kakovostno pripravo terminskega načrta delovanja zavoda je treba upoštevati naslednje mejnike:

• kateri ključni dogodki si morajo slediti, preden bomo začeli izvajanje razvojnega načrta - raziščimo finančne, osebne, poslovne in različne druge poslovne dogodke;
• katere bistvene dogodke načrtujemo v prvih mesecih izvajanja razvojnega načrta;
• kateri dogodki oziroma mejniki so tisti, ki opredeljujejo ključ do uresničitve razvojnega načrta;
• v kakšnem zaporedju si morajo slediti dogodki: razmislimo o logičnem, časovnem zaporedju, pripravimo spisek potrebnih opravil, premislimo o povezanosti različnih poslovnih dogodkov;
• vse navedeno oblikujmo v terminski načrt v izbrani obliki, lahko ga oblikujemo kot navadno preglednico, Ganttov grafikon ali mrežni plan.

Osnovni pravni viri za pripravo finančnega načrta in finančnega poročila so Zakon o računovodstvu (Ur. l. RS št. 23/99 in 30/02 – ZFJ-C), Pravilnik o sestavljanju letnih poročil za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava (Ur. l. RS št. 115/02, 21/2003, 134/2003, 126/2004, 120/2007, 124/2008, 58/2010 (60/2010 popr.) Pravilnik o razčlenjevanju in merjenju prihodkov in odhodkov pravnih oseb javnega prava (Ur.l. RS, št. 134/03 in 34/04, 13/05, 138/06 in 120/07) ter Pravilnik o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava (Ur.l. RS, št. 54/02, 117/02, 58/03, 134/03, 34/04, 75/04, 141/04, 117/05, 138/06 in 120/07).

Finančne projekcije (načrti) imajo za načrtovanje dela zavoda svojo posebno vrednost v tem, da se na tej točki pokažejo v denarju izražene vse načrtovane predpostavke. V tem poglavju je glavni namen preveriti uspešnost investicije ter sposobnosti financiranja razvoja in predvidenega poslovanja zavoda. Mogoča je poenostavljena povezava ali umestitev finančnih projekcij glede na druge dele razvojnega načrta zavoda. V razvojnem načrtu zavoda najprej definiramo svojo razvojno idejo, ki je vsebina našega delovnega in razvojnega procesa. Za finančno projekcijo uporabljamo različne zorne kote in s tem slike. Ene nam kažejo načrtovano stanje na določen trenutek, druge pa načrtovano dogajanje v določenem obdobju. Ravno zaradi te značilnosti jih temu primerno uporabljamo v različnih trenutkih poslovnega leta in za različna obdobja. Pred tem pa je zelo pomembno ločiti med finančnimi projekcijami, ki nakazujejo načrtovane slike, in pa računovodskimi izkazi, ki so povzemanje dejanskega dogajanja in stanja.

Kadar želimo podroben pregled delovanja zavoda, nam ne zadostujejo samo dinamične ekonomske kategorije (prihodki, odhodki, poslovni izid) in statične ekonomske kategorije (sredstva in obveznosti do virov sredstev), temveč moramo ugotoviti povezave med temi ekonomskimi kategorijami. Statično opredeljene ekonomske kategorije (sredstva in obveznosti do virov sredstev) so opredeljene v bilanci stanja, dinamične ekonomske kategorije pa v izkazu uspeha ter bilanci finančnih in denarnih tokov.

V kategoriji ZAKONODAJA/FINANCE lahko najdete vse navedene zakonske predpise.

Polletno poročilo

nam pove uravnoteženost premoženjskega in finančnega stanja zavoda v določenem trenutku. Na eni strani izkazuje investicije oziroma pojavne oblike sredstev, s katerimi razpolaga zavod. Na drugi strani pa izkazuje financiranje oziroma obveznosti do subjektov, ki so v zavodu s svojimi finančnimi aktivnostmi omogočili sredstva zavoda. Pri sestavi bilance stanja je treba posebej paziti na vrednotenje osnovnih sredstev ter amortizacije in revalorizacije, treba pa je upoštevati najbolj optimalno izbiro metod. Obvezne priloge k bilanci stanja so:

• pregled stanja in gibanja neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev,
• pregled stanja in gibanja dolgoročnih kapitalskih naložb in posojil ter
• druga pojasnila.

Tabela: Bilanca stanja

Poleg statičnega obravnavanja ekonomskih kategorij je potrebno tudi dinamično obravnavanje, ki se prikazuje v bilanci (izkazu) uspeha. Izkaz uspeha prikazuje odhodke, prihodke in poslovni izid zavoda v obračunskem obdobju. Obvezne priloge k izkazu prihodkov in odhodkov določenih uporabnikov so:

• izkaz prihodkov in odhodkov določenih uporabnikov po vrstah dejavnosti,
• izkaz prihodkov in odhodkov določenih uporabnikov po načelu denarnega toka,
• izkaz računa finančnih terjatev in naložb določenih uporabnikov in
• izkaz računa financiranja določenih uporabnikov.

Izkaz prihodkov in odhodkov določenih uporabnikov po načelu denarnega toka, izkaz računa finančnih terjatev in naložb določenih uporabnikov ter izkaz računa financiranja določenih uporabnikov sestavljajo le tisti določeni uporabniki EKN, ki imajo status posrednega uporabnika proračuna.

Tabela: Izkaz prihodkov in odhodkov

Med dinamične ekonomske kategorije spadajo tudi spremembe vrednosti sredstev in obveznosti do virov sredstev v določenem obračunskem obdobju, kar prikazujemo z bilanco finančnih (denarnih) tokov. Za sestavo bilance finančnih tokov potrebujemo začetno in končno bilanco stanja obračunskega obdobja, saj bilanca finančnih tokov prikazuje razlike v višini sredstev in obveznosti do virov sredstev med začetno in končno bilanco stanja obračunskega obdobja.

Primer:

Bilanca denarnega toka

Vse predstavljene finančne projekcije so med seboj povezane, njihove povezave pa se vidijo iz slike denarnega toka. Pri teh povezavah je največja vrednost za zavod njihovo dobro razumevanje, da bi lahko sprevideli dogajanje in razumeli razliko med stanjem denarja na računu in poslovnim izidom. Iz slike denarnega toka je tudi razvidno, kje so mesta, kamor so angažirana sredstva zavoda, da bi lahko uvideli svoje možnosti za nadaljnje financiranje razvoja. Denar zavoda se velikokrat ustavi v sredstvih (premislimo lahko o drugačnem lastništvu - najemu sredstev), velikokrat so denarna sredstva prekomerno vložena na veliko žalost zaradi plačilne nediscipline tudi v terjatvah. Tako pozitivno stanje denarja na računu še nujno ne pomeni pozitivnega poslovnega izida (lahko smo še veliko dolžni) in negativno stanje na računu še nujno ne pomeni izgube (saj je lahko veliko potencialnega denarja v terjatvah).

Na podlagi tako urejenih bilanc lahko izračunamo različne finančne kazalce. Kazalce moramo izračunati za vsako leto delovanja zavoda. Nekateri med njimi so izredno pomembni, saj hitro pokažejo, kakšna je sposobnost zavoda za nadaljnji razvoj. Zato najprej izračunamo te kazalce in jih vpišemo v razvojni načrt, potem pa, ko bomo imeli na enem mestu zbrane vse kazalce, jih primerjamo in izdelamo analizo. V finančnem načrtovanju (pa seveda tudi in predvsem v poročanju) uporabljamo različne kazalce, ki govorijo o donosnosti, smotrni uporabi in izrabi sredstev itd. Kazalnike uporabljamo smiselno za različne primerjave, da bi se na osnovi njih odločili za korekcije lastnega poslovanja, o spremembah procesa, spremembah politike, strategije delovanja, da bi tako izboljšali stanje v primerjavi z opcijami, ki se pojavljajo kot alternative.