Klasifikacijski načrt oziroma načrt za razvrščanje dokumentacije po vsebini

12. 1. 2016 | Avtor: Mirjana Kontestabile Rovis

KLASIFIKACIJSKI NAČRTI 

V preteklosti so tam, kjer je nastajalo veliko dokumentarnega gradiva, dokumente dodatno označili tako, da so jih kasneje lažje našli. Dodatno označevanje dokumentov se je pričelo že pred našim štetjem z uporabo glinenih tablic, na katere so zapisovali pogodbe, davke, posojila. Eni prvih znanih zapisov, sumerski zapisi, so bili zapisi podatkov, protopisava s katero so zapisovali določene vrste podatkov, z njo niso zapisovali jezika, učinkovita pa je bila za izdelavo davčnih napovedi, šifriranje zapisov, ne pa za zapisovanje pesmi. Le zapisi prvih dokumentov na glinenih tablicah niso bili dovolj, ti zapisi so morali biti dosegljivi, zato so jih organizirali, katalogizirali, klasificirali. Katalogiziranje in klasificiranje pa prinaša ločevanje in predalčkanje. Vse stare civilizacije, Sumerci, Egipčani, Kitajci in Inki, so se od drugih ločevale po tem, da so uporabljale izpopolnjene tehnike klasificiranja, katalogiziranja in arhiviranja, kar jim je omogočalo hitro pridobivanje pisanih zapisov (Harari, 2014).

Protopisave omogočajo poenotenje poslovanja. Dober primer je poslovanje pošte, kjer se giblje milijone dokumentov, vsako pismo je označeno z imenom in priimkom, krajem bivanja in hišno številko, poštno številko in krajem poštne številke ter državo. To nam je omogočalo pošiljanje pisem iz Slovenije v Avstralijo, brez da bi se izgubila. Danes v trgovinah in knjižnicah uporabljajo bar kodo, zato da lahko sledijo izdelku do končne prodaje ali pa izposojeni knjigi.

Razvoj modernih držav v 18. in 19. stoletju je vplival na krepitev državne uprave, z razvojem državne uprave se je razvijalo tudi pisarniško poslovanje ter arhiviranje dokumentov. Za lažje upravljanje in nadzor nad dokumenti so se pričeli za državno upravo razvijati klasifikacijski načrti, na sodiščih je nastal sodni red. Dokumenti so dobili še dodatno številčno oznako, poimenovano klasifikacijski znak, s pomočjo katerega so dokumente razvrstili in jih odložili v fascikle, ki so bili ravno tako označeni s klasifikacijskim znakom in letom nastanka gradiva. Danes tudi informatika uporablja dodatne oznake zapisov, to so tako imenovani metapodatki, ki so uporabnikom raznih aplikacij skriti.

Enotni in okvirni klasifikacijski načrti

Klasifikacijski načrti so pripomoček, vodilo, kompas, s katerim upravljamo dokumente. Imajo vnaprej določene roke, koliko časa hranimo določene dokumente, omogočajo nam izločanje dokumentov, katerim preteče rok hrambe, tako se stalne zbirke (arhivi) raznih zavodov, organov ne spremenijo v nepregledna odlagališča "starega papirja".

V sodobnem času nastaja vse več elektronskih dokumentov, pri poslovanju z njimi se je izkazalo, da je uporaba klasifikacijskega načrta smiselna. V klasifikacijskemu načrtu so poleg klasifikacijskih znakov dodani še roki hrambe dokumentov, ki izhajajo iz več zakonodaj, kot je področna zakonodaja (npr. šolska, zdravstvena), računovodska, delovnopravna, gradbena, ter ostalih predpisov. Včasih so v zakonih, predpisih in klasifikacijskih načrtih  za enak dokument navedeni različni roki hrambe, v takih primerih je smiselno uporabiti rok hrambe, ki je najdaljši.

Veliko dokumentov ostaja v uporabi in so pomembni za poslovanje ali razno dokazovanje v daljšem časovne obdobju, razne pravice izhajajo iz dokumentov starejših tudi od 100 let, zato je pravilno razvrščanje dokumentov zelo pomembno. V dokumentarno gradivo posega tudi arhivska zakonodaja z namenom zaščite gradiva kot kulturne dediščine, v zadnjem času pa se vedno znova izpostavlja vidik gradiva, ki omogoča pridobivanje pravic, veljavnost listin, popravo krivic. 

Pomembno: Arhivsko gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti, kulturo in trajni pravni interes pravnih in fizičnih oseb, v enotnem klasifikacijskem načrtu določijo Arhiv Republike  Slovenije in regionalni arhivi, vsak glede na pristojnosti. Tako gradivo nosi oznako A.
 
Mednarodni standard ISO 15489 iz leta 2001 klasifikacijske načrte z roki hrambe uvaja na vsa področja in dejavnosti ne le v javno upravo in sodstvo. Dopolnjen klasifikacijski načrt z roki hrambe prinaša tudi priporočilo Evropske komisije MoReq iz leta 2001, 2008 in 2010. Leta 2005 je mednarodni standard ISO 15489 postal slovenski standard. Leta 2005 so v Sloveniji objavili Uredbo o upravnem poslovanju, ki predpisuje okvirni klasifikacijski načrt.

Glavne skupine ali razredi okvirnega klasifikacijskega načrta so:

0 DRŽAVNA IN DRUŽBENA UREDITEV
1 DELO, DRUŽINA, ZDRAVJE IN SOCIALNE ZADEVE
2 NOTRANJE ZADEVE
3 GOSPODARSTVO, KMETIJSTVO, GOZDARSTVO, PREHRANA, OKOLJE, PROSTOR, PROMET IN ZVEZE
4 FINANCE, JAVNE FINANCE IN DRŽAVNO PREMOŽENJE
5 ZUNANJE ZADEVE
6 ZNANOST, KULTURA, ŠOLSTVO IN ŠPORT
7 PRAVOSODJE
8 OBRAMBA TER ZAŠČITA, REŠEVANJE IN POMOČ
9 ZADEVE ZUNAJ RAZREDOV OD 0 DO 9

Razlika med okvirnim in enotnim klasifikacijskim načrtom

Okvirni klasifikacijski načrt je številčen, prve tri številke klasifikacijskega znaka (trimestni decimalni okvir) je predpisalo Ministrstvo za javno upravo, posamezna področja (zdravstvo, šolstvo) svoj razred lahko razčlenijo še v četrti in peti številki, na četrti in peti nivo (štiri in pet mestne številke).

Posamezna področja, npr. šolstvo, samoupravne lokalne skupnosti in  zdravstvo, so na podlagi Uredbe o upravnem poslovanju izdala enotni klasifikacijski načrt, ki se navezuje na okvirni klasifikacijski načrt.

Enotni klasifikacijski načrt je za razliko od okvirnega v razredu osnovne dejavnosti lahko razdelan še na četrti in peti nivo, pri vzgoji in izobraževanju je to razred 6.

Glavni razredi se delijo na skupine, podskupine in podpodskupine.

Primer iz enotnega klasifikacijskega načrta za samoupravne lokalne skupnosti,  klasifikacijski znak 3501:

3 (razred gospodarstvo, kmetijstvo, … prostor …)

     35 (skupina prostor in okolje)

            350 (podskupina prostorsko načrtovanje in sistem prostora)

                      3501 (podpodskupina lokacijske informacije)

 

Klasifikacijski znaki so samo številčni, ne sme se jim dodajati rimskih številk ali črke abecede, ravno tako klasifikacijskih znakov ni dovoljeno brisati.

Kjer je klasifikacijski znak označen z Nezasedeno, ne smemo pripisovati vsebin.

60304 -       Nezasedeno
60305 -       Nezasedeno
60306 -       Nezasedeno
60307 -       Nezasedeno
60308 -       Nezasedeno

Koristno: Leta 2005 je bil predpisan enotni klasifikacijski načrt za upravne enote in za občine, leta 2008 za centre za socialno delo, leta 2013 za področje zdravstva, 2014 pa za področje vzgoje in izobraževanja. 

Enotni klasifikacijski načrt za področje šolstva sta skupaj sprejela Ministrstvo za izobraževanje, znanost in šport in Ministrstvo za notranje zadeve. Na  področju šolstva se uporablja vseh 9 razredov, razredi od 0 do 5 in 7 do 9 imajo le tri mestne številke, ki se uporabljajo za označevanje ali odlaganje dokumentov posamezne vzgojno-izobraževalne institucije.

Primer: razred 0 je razdelan le do tretjega nivoja, trimestne številke.

0 (razred državna in družbena ureditev)

     02 (skupina upravno poslovanje)

            020 (podskupina upravno poslovanje)

            021 (podskupina upravni postopek)

            022 (podskupina poslovanje s tajnimi podatki)

            023 (podskupina administrativno tehnično poslovanje)

 

Primer:razred 6 je razdelan na četrti in peti nivo, na štiri in petmestna števila.

6 (razred vzgoja in izobraževanje, kultura, šport in znanost)

     60 (skupina vzgoja in izobraževanje)

            603 (podskupina sistem izobraževanja)

                      6030 (podpodskupina osnovnošolsko izobraževanje)

                                  60302 (podpodpodskupina pravice in dolžnosti učencev)  

 

Šifra zadeve ali kako opremimo dopis s klasifikacijskim znakom?

Kako opremimo s šifro dokument, ki nastane na šoli?

 

Uredba o upravnem poslovanju v 118. členu v četrtem poglavju navaja, da v polje šifra zadeve napišemo najprej klasifikacijski znak, tekočo številko zadeve znotraj klasifikacijskega znaka, nato letnico, za letnico pa število, kolikokrat smo zadevo obravnavali.

 

Primer nesreče otroka v vzgojno izobraževalni ustanovi:

EKN1

Takšno označevanje nam praviloma omogočajo elektronski delovodniki. Papirnat delovodnik nam ne omogoča takega zapisa.

 

Papirnati delovodniki

V papirnate delovodnike ne moremo vpisovati šifre zadeve, kot je navedena zgoraj in izhaja iz Uredbe o upravnem poslovanju, saj papirnati delovodniki temeljijo na tekoči delovodni številki. 

Možen primer vpisa v delovodnik 0,11:

EKN2

Možen primer vpisa v delovodnik 0,25:
EKN3Branje klasifikacijskih številk

Da bi lažje razumeli klasifikacijski načrt, je pomembno, da se naučimo brati klasifikacijske znake - številke.

 

Prva številka nam vedno kaže na osnovni razred, od druge do pete številke se poglabljamo znotraj razreda. Pomembno je, da se naučimo prebrati številko dokumenta z dopisov, ki jih dobimo. Včasih s pomočjo številke, s katero je opremljen dopis, lahko razvrstimo dokument.

 

 

Primer branja klasifikacijskega znaka:

EKN4

Dopis Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport z oznako 4300-230/2013/33 (131-08).

EKN5

Dopis Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport z oznako 6034 – 7/2015/6

 

Kako klasificiramo prejete dokumente?

Po Uredbi o upravnem poslovanju je prva številka 4300 klasifikacijski znak. Prvo število klasifikacijskega znaka 4 nam pove razred, v tem primeru so to finance. Preberem prve tri številke z leve na desno 430, če pogledam v enotni klasifikacijski načrt za področje vzgoje in izobraževanja so pod številko 430 javna naročila, dokument shranim v fascikel številka 430.

Primer branja klasifikacijskega znaka, za katerega ugotovimo, da se ne da razvrstiti.

Primer številke dopisa Zavoda za šolstvo:

978-351-4024/2014/1 odločba o dodatni strokovni pomoči otroku

Iz navedenih številk takoj razberemo, da jih ne moremo uporabljati pri klasificiranju dokumenta. V takem primeru je pomembno, da dokument razvrstimo po njegovi vsebini, (za kaj ga bomo uporabljali) večina šol ga označi s klasifikacijskim znakom 60303 – pravice in dolžnosti učencev ter ga odloži v osebno mapo.

 

Nazaj