Postopki oddaje javnih naročil

ZJN-3 pozna naslednje postopke oddaje javnih naročil ...

• odprti postopek: gre za najbolj formalen in največkrat uporabljen postopek pri naročilih večjih vrednosti. Naročnik ga lahko izbere kadar koli. Sestavljen je iz objave naročila, faze posredovanja razpisne dokumentacije, njenega morebitnega dopolnjevanja in pojasnjevanja ter faze priprave in predložitve ponudb, ki ji sledijo odpiranje in ocenjevanje ponudb, izbira najugodnejšega ponudnika ter objava obvestila o oddaji naročila;
• omejeni postopek: tudi ta postopek lahko naročnik izbere kadar koli. Zanj je značilno, da je razdeljen na dve ločeni fazi: v prvi fazi naročnik kandidatom, ki izpolnjujejo pogoje, prizna sposobnost, v drugi fazi pa ponudnike, ki jim je priznal sposobnost, povabi k oddaji ponudb. Načeloma naj bi se ta postopek uporabljal za zahtevnejša naročila, kadar želi naročnik že v prvi fazi izločiti kandidate, ki ne izkažejo ustrezne usposobljenosti;
• konkurenčni dialog: gre za postopek, ki se lahko uporablja, kadar uporaba odprtega postopka ali postopka s predhodnim ugotavljanjem sposobnosti ni mogoča, ker potreb naročnika ni mogoče zadovoljiti brez prilagoditve zlahka dostopnih rešitev, ker predmet naročila vključuje zasnovne ali inovativne rešitve, ko zaradi posebnih okoliščin, povezanih z vrsto, kompleksnostjo ali pravno in finančno strukturo ali zaradi z njimi povezanih tveganj, javnega naročila ni mogoče oddati brez predhodnih pogajanj, ko naročnik ne more dovolj natančno določiti tehničnih specifikacij s sklicevanjem na standard, evropsko tehnično oceno, skupno tehnično specifikacijo ali tehnično referenco pa tudi za gradnje, blago ali storitve, pri katerih so bile v odprtem ali omejenem postopku ali v postopku naročila male vrednosti predložene le ponudbe, ki niso skladne z dokumentacijo v povezavi z oddajo javnega naročila ali so prispele prepozno ali za katere je naročnik ugotovil, da so neobičajno nizke, ali ponudbe ponudnikov, ki niso ustrezno usposobljeni, ali ponudbe, katerih cena presega naročnikova zagotovljena sredstva. Značilnost tega postopka je, da naročnik šele na podlagi dialoga z zainteresiranimi ponudniki dokončno oblikuje predmet naročila in posamezne elemente razpisa;
• partnerstvo za inovacije: naročnik ta (z ZJN-3 na novo uveden) postopek uporabi, ko ima potrebo po inovativnem blagu, storitvah ali gradnjah, ki je ne more zadovoljiti z nakupom blaga, storitev ali gradenj, že dostopnih na trgu. Cilj partnerstva za inovacije je razvoj inovativnega proizvoda, storitve ali gradenj ter poznejša nabava blaga, storitev ali gradenj, ki so rezultat inovativnega razvoja, pod pogojem, da ustrezajo kakovosti izvedbe in najvišjim stroškom, dogovorjenim med naročniki ter udeleženci. Javna naročila ob uporabi partnerstva za inovacije se oddajo izključno na podlagi merila najboljšega razmerja med ceno in kakovostjo;
• postopek s pogajanji brez predhodne objave: naročnik ga lahko izvede le, kadar so izpolnjeni taksativno določeni pogoji v 46. členu ZJN-3. Bistvena značilnost je, da naročnik ne objavi obvestila o naročilu in se pogaja le s ponudniki, ki jih povabi sam, zaradi česar je preglednost postopka bistveno manjša;
• konkurenčni postopek s pogajanji: naročnik objavi obvestilo o naročilu, zatem pa se s ponudniki pogaja o posameznih elementih njihove ponudbe. Pri oddaji javnih naročil, katerih vrednost je nižja od mejnih vrednosti za objavo naročila v Uradnem listu EU, ga lahko naročnik poljubno izbere, v postopkih večjih vrednosti pa le, če so za to izpolnjeni pogoji iz 44. člena ZJN-3;
• postopek oddaje naročila male vrednosti: ta postopek pride v poštev zlasti pri naročilih nižjih vrednosti, pri čemer je treba dodati, da je ZJN-3 (pred njim pa že novela ZJN-2E) dvignil vrednostne pragove, pri katerih je izvedba tega postopka še dopustna. Ker je ta postopek precej pogost, saj je relativno enostaven oziroma manj formalen, bo podrobneje predstavljen v nadaljevanju.

ZJN-3 pozna še nekatere posebne načine javnega naročanja, kot npr. dinamični nabavni sistem (ki je namenjen enostavnim standardiziranim naročilom, kjer naročnik s ponudniki komunicira predvsem preko elektronskih sredstev), elektronsko dražbo in elektronske kataloge ter skupno javno naročanje. Določa tudi, da lahko naročnik po izvedenem postopku javnega naročanja sklene okvirni sporazum. Ker je okvirni sporazum primeren zlasti za enostavnejša naročila blaga in storitev, ki jih naročnik kontinuirano potrebuje v daljšem časovnem obdobju (npr. pisarniški material, hrana, letalske vozovnice, zdravila in medicinski potrošni material itd.), bo podrobneje predstavljen v nadaljevanju tega prispevka.

Faze postopkov

Posamezni postopki oddaje javnih naročil imajo lahko različne faze. Kljub temu je mogoče posamezne dele postopkov strniti v naslednje tipične faze:

• sprejem notranjih aktov (kot npr. sklep o začetku postopka in sklep o imenovanju strokovne komisije): naročnik s tem začne postopek oddaje javnega naročila, na podlagi analize trga določi ocenjeno vrednost, izbere ustrezen postopek in pripravi podlage za izdelavo razpisne dokumentacije ter objavo obvestila o naročilu. Osebe, odgovorne za javna naročila (sem sodijo člani strokovnih komisij in osebe, ki vodijo postopke, pripravljajo razpisne dokumentacije itd.), morajo v skladu z Zakonom o integriteti in preprečevanju korupcije poročati o svojem premoženjskem stanju;
• objava obvestila o naročilu: naročnik objavi javno naročilo na portalu javnih naročil in (glede na vrednost postopka) tudi v Uradnem listu Evropske unije. Neobjava obvestila o naročilu predstavlja prekršek in je lahko tudi razlog za ničnost sklenjene pogodbe;
• posredovanje razpisne dokumentacije, njeno morebitno dopolnjevanje ali pojasnjevanje, priprava ponudb: naročnik v tej fazi ponudnikom posreduje razpisno dokumentacijo. Prevzem dokumentacije jim mora omogočiti v elektronski obliki, in sicer preko portala javnih naročil. Če ponudniki zahtevajo dodatna pojasnila, jih mora naročnik posredovati na portalu javnih naročil. Na portalu objavlja tudi morebitne spremembe ali dopolnitve dokumentacije. Pri tem mora paziti, da ponudnikom omogoči dovolj dolg rok za predložitev ponudb, ki ga mora glede na naravo spremembe ustrezno podaljšati. Minimalni roki za predložitev ponudb za posamezne postopke so določeni v členih 40 do 47 ZJN-3;
• odpiranje ponudb: naročnik po izteku roka za predložitev ponudb te odpre. Na odpiranju vodi zapisnik, v katerega vpiše osnovne podatke o ponudbah (naziv ponudnika, ponudbene cene, morebitne variantne ponudbe). Odpiranje ponudb je praviloma javno. Na odpiranju naročnik ne ugotavlja popolnosti ponudb, temveč le osnovne elemente ponudb (pravočasnost, prisotnost ponudbenih dokumentov, naziv, cena);
• ocenjevanje in vrednotenje ponudb: naročnik ponudbe pregleda in ugotovi izpolnjevanje posameznih pogojev. Določeno dokumentacijo (podatke iz uradnih evidenc) mora pridobiti sam. Od ponudnikov lahko zahteva pojasnila, v določenem obsegu pa lahko od njih zahteva tudi dopolnjevanje, pojasnjevanje oziroma spreminjanje ponudb. Ob tem velja, da so cena oziroma drugi elementi meril in tehnične specifikacije tisti deli ponudbene dokumentacije, v katere (razen, ko gre za popravek ali dopolnitev očitne napake) ni dopustno posegati oziroma je to mogoče le izjemoma (npr. v primeru odprave računske napake). ZJN-3, za razliko od prejšnjega ZJN-2, omogoča tudi odpravo napačne stopnje DDV v ponudbah ter odpravo napak, do katerih je prišlo zaradi napačnih formul, ki jih je v dokumentih razpisne dokumentacije določil naročnik (npr. v elektronskih obrazcih predračuna). V odprtem postopku in postopku oddaje naročila male vrednosti se lahko naročnik odloči, da bo ponudbe najprej razvrstil po merilih ter nato ugotavljal le popolnost najugodnejše ponudbe, medtem ko mu popolnosti drugih ni treba preverjati;
• izdaja obvestila o oddaji naročila: naročnik po opravljenem ocenjevanju in vrednotenju ponudb izbere najugodnejšega ponudnika. Ponudnike o tem obvesti tako, da podpisano odločitev objavi na Portalu javnih naročil (novost ZJN-3!). Od dneva objave obvestila o oddaji naročila začne teči rok za vložitev zahtevka za revizijo. Ob tem gre posebej opozoriti, da je ZJN-3 odpravil možnost zahteve za izdajo dodatne obrazložitve odločitve o oddaji javnega naročila, zato mora vsaka odločitev vsebovati razloge za zavrnitev ponudbe vsakega neuspešnega ponudnika, ki ni bil izbran, značilnosti in prednosti izbrane ponudbe ter ime uspešnega ponudnika ali podpisnikov okvirnega sporazuma, razloge za zavrnitev prijave vsakega neuspešnega kandidata k sodelovanju, v primeru izvedbe pogajanj ali dialoga pa tudi kratek opis poteka pogajanj in dialoga s ponudniki;
• za vsako javno naročilo, razen za javna naročila, oddana na podlagi postopka naročila male vrednosti, ter za vsak okvirni sporazum, razen za naročila, oddana na podlagi okvirnih sporazumov, ter vsako vzpostavitev dinamičnega nabavnega sistema in kvalifikacijskega sistema naročnik pripravi pisno poročilo, ki mora vključevati vsaj podatke, opredeljene v 105. členu ZJN-3. Naročnik mora tudi dokumentirati potek vseh postopkov javnega naročanja, ne glede na to, ali se ti izvajajo z elektronskimi sredstvi ali ne. V ta namen mora zagotoviti, da hrani zadostno dokumentacijo za utemeljevanje odločitev, sprejetih na vseh stopnjah postopka javnega naročanja, na primer dokumentacijo o komuniciranju z gospodarskimi subjekti in internih razpravah, o pripravi dokumentacije v povezavi z oddajo javnega naročila, morebitnem dialogu ali pogajanjih ter izboru in oddaji javnega naročila. Dokumentacija se hrani najmanj pet let od datuma izdaje odločitve o javnem naročilu oziroma najmanj dve leti po preteku pogodbe o izvedbi javnega naročila.

Tehnične specifikacije, pogoji in merila

Naročnik mora v razpisni dokumentaciji opredeliti predmet javnega naročila, določiti pogoje, na podlagi katerih bo posameznim ponudnikom priznal usposobljenost za izvedbo naročila, ter opisati in ovrednotiti merila, na podlagi katerih bo ugotavljal, katera izmed popolnih ponudb je najugodnejša.

Predmet javnega naročanja mora naročnik opredeliti s pomočjo tehničnih specifikacij. Načeloma velja, da morajo tehnične specifikacije omogočati enakopraven dostop vsem ponudnikom in ne smejo ustvarjati ovir za dostop javnih naročil konkurenčnim gospodarskim subjektom. Tehnične specifikacije morajo biti oblikovane na podlagi funkcionalnih zahtev predmeta naročila, vezanih na objektivne potrebe in zahteve naročnika, tako da nedopustno ne omejujejo konkurence med ponudniki.

Usposobljenost za izvedbo naročila naročnik preverja s postavljanjem pogojev. Ti morajo biti vezani na osebo ponudnika (npr. njegov status, finančno stanje, tehnično in kadrovsko opremljenost) in so absolutne narave – ponudnik jih mora v celoti izpolniti, da lahko konkurira za pridobitev naročila. S pogoji naročnik ugotavlja minimalno stopnjo sposobnosti glede ekonomskega in finančnega statusa ter tehnične in poklicne sposobnosti. Količina informacij za ugotavljanje minimalne stopnje sposobnosti ponudnika za posamezno naročilo mora biti povezana in sorazmerna s predmetom naročila.

ZJN-3 loči med pogoji za ugotavljanje sposobnosti ponudnikov in pogoji za sodelovanje:

a) pogoji za ugotavljanje sposobnosti ponudnika

- ZJN-3 določa, da mora naročnik iz sodelovanja v postopku javnega naročanja obvezno izključiti gospodarski subjekt v naslednjih primerih:

• ponudniku oziroma osebi, ki je članica upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa tega gospodarskega subjekta ali ima pooblastila za njegovo zastopanje ali odločanje ali nadzor v njem, je bila izrečena pravnomočna sodba za katero od kaznivih dejanj, naštetih v 75. členu ZJN-3;
• ponudnik je imel na dan oddaje ponudbe neplačane zapadle obveznosti iz naslova obveznih dajatev ali drugih nedavčnih denarnih obveznosti v višini 50 evrov ali več oz. na dan oddaje ponudbe ni imel predloženih vseh obračunov davčnih odtegljajev za dohodke iz delovnega razmerja za obdobje zadnjih petih let do dne oddaje ponudbe;
• ponudnik je bil na dan, ko poteče rok za oddajo ponudb ali prijav, izločen iz postopkov oddaje javnih naročil zaradi uvrstitve v evidenco gospodarskih subjektov z negativnimi referencami;
• ponudniku je bila v zadnjih treh letih pred potekom roka za oddajo ponudb s pravnomočno odločbo pristojnega organa Republike Slovenije ali druge države članice ali tretje države dvakrat izrečena globa zaradi prekrška v povezavi s plačilom za delo.

Naročnik lahko (ni pa to obvezno) ponudnike izključi iz postopka tudi iz drugih razlogov, opredeljenih v 75. členu ZJN-3, in sicer v nekaterih primerih zgolj, če je to vnaprej določil v razpisni dokumentaciji (npr. v primeru dokazanih kršitev obveznosti delovnega, socialnega ali okoljskega prava, če se je nad gospodarskim subjektom začel postopek zaradi insolventnosti ali prisilnega prenehanja, če lahko naročnik izkaže, da je gospodarski subjekt zagrešil hujšo kršitev poklicnih pravil, zaradi česar je omajana njegova integriteta itd.), v nekaterih primerih pa tudi, če razloga za izključitev ni vnaprej določil v razpisni dokumentaciji (npr. če lahko naročnik upravičeno sklepa, da je gospodarski subjekt z drugimi gospodarskimi subjekti sklenil dogovor, katerega cilj ali učinek je preprečevati, omejevati ali izkrivljati konkurenco).

b) pogoji za sodelovanje

Naročnik lahko določi objektivna pravila in pogoje za sodelovanje, ki se lahko nanašajo na:

• ustreznost za opravljanje poklicne dejavnosti;
• ekonomski in finančni položaj;
• tehnično in strokovno sposobnost.

Odločitev o ne/vključitvi posameznih pogojev za sodelovanje je prepuščena naročniku. Naročnik naj bi v postopek javnega naročanja vselej vključil le tiste zahteve, ki so potrebne za zagotovitev, da ima kandidat ali ponudnik ustrezne pravne in finančne zmogljivosti ter tehnične in strokovne sposobnosti za izvedbo javnega naročila, ki se oddaja. Vse zahteve pa morajo biti povezane in sorazmerne s predmetom javnega naročila.

Merila so element za vrednotenje (ekonomske) ugodnosti posameznih ponudb in njihovo medsebojno primerjavo. Povezana morajo biti s samo vsebino ponudbe in morajo meriti njene ekonomske vidike: ceno, kakovost, rok izvedbe itd. V nasprotju s pogoji merila niso absolutne narave – ponudniki jih lahko izpolnijo v večji ali manjši meri, naročnik pa jim na podlagi tega dodeli ustrezno število točk in jih glede na seštevek razvrsti od najbolj do najmanj ugodnega. ZJN-3 določa, da naročnik vselej odda javno naročilo na podlagi ekonomsko najugodnejše ponudbe. Slednja se določi bodisi na podlagi cene (slednja je tudi na podlagi ZJN-3, razen izjemoma, še vedno lahko edino merilo za izbor najugodnejše ponudbe) bodisi drugih meril, ki se nanašajo na stroškovno učinkovitost, razmerje med ceno in kakovostjo itd. Za oddajo javnega naročila storitve izdelave računalniških programov, arhitekturnih in inženirskih storitev ter prevajalskih in svetovalnih storitev naročnik ne sme uporabiti zgolj cene kot edinega merila za oddajo javnega naročila.

Merila za oddajo javnega naročila morajo biti nediskriminatorna, sorazmerna in povezana s predmetom javnega naročila. Naročnik mora v dokumentaciji, v povezavi z oddajo javnega naročila, določiti relativno utež, ki jo dodeli vsakemu merilu, izbranemu za določitev ekonomsko najugodnejše ponudbe, razen če se slednja določi le na podlagi cene. Navedene uteži se lahko opredelijo z določitvijo razpona z ustrezno največjo razliko. Ko uteži ni mogoče navesti zaradi objektivnih razlogov, naročnik navede merila v padajočem zaporedju po pomembnosti. Pri merilih za izbiro ponudbe pri naročanju živil se prednostno upoštevajo živila, ki so v shemah kakovosti (na primer sezonsko pridelana živila na integriran način, sezonsko pridelana živila na ekološki način ipd.), živila, ki so proizvedena po nacionalnih predpisih o kakovosti živil ter živila, ki so trajnostno pridelana in predelana ter je zagotovljena višja kakovost živil z vidika večje svežine ali nižjih okoljskih obremenitev pri prevozu.

Pri naročanju nekaterih skupin javnih naročil (električna energija, živila in pijača, pisarniški papir in higienski papirnati proizvodi, elektronska pisarniška oprema, avdio in video oprema, hladilniki in zamrzovalniki, pralni, pomivalni in sušilni stroji, sesalniki in klimatske naprave, stavbe, pohištvo, čistila in storitve čiščenja ter pranja perila, osebna in transportna vozila ter storitve avtobusnega prevoza, pnevmatike, električne sijalke in svetilke) so naročniki dolžni upoštevati tudi določila Uredbe o zelenem javnem naročanju (Uradni list RS, št. 102/2011 in sprem.). Slednja določa temeljne okoljske zahteve, tj. minimalne zahteve, ki jih morajo naročniki upoštevati pri opredelitvi predmeta javnega naročila, tehničnih specifikacij, pogojev za ugotavljanje sposobnosti ponudnika, pogodbenih določil in meril za izbor najugodnejše ponudbe, ter dodatne okoljske zahteve, tj. zahteve, ki jih naročnik na podlagi lastne presoje vključi v postopek javnega naročanja, ko želi uveljavljati dodatne ali višje standarde varstva okolja kot so določeni v temeljnih okoljskih zahtevah.

Javna naročila malih vrednosti

Postopek oddaje javnega naročila male vrednosti je po ZJN-3 predviden kot primarni oziroma glavni (ne pa tudi edini) postopek, ki ga lahko naročniki izvajajo pri naročanju blaga ali storitev v vrednosti od 20.000 evrov do mejne vrednosti, določene za objavo javnih naročil v Uradnem listu EU (135.000 evrov za organe Republike Slovenije in organe samoupravnih lokalnih skupnosti ter 209.000 evrov za druge osebe javnega prava, med katere se uvrščajo tudi javni zavodi) in pri naročanju gradenj v vrednosti od 40.000 do 500.000 evrov. Osnovna značilnost postopka oddaje naročila male vrednosti je, da gre za poenostavljen postopek javnega naročanja, v katerem naročnik z namenom pridobitve ponudb na portalu javnih naročil objavi obvestilo o naročilu male vrednosti. Gre torej za postopek, za katerega veljajo manj formalna pravila, hkrati pa sta z obveznostjo objave obvestila o naročilu zagotovljeni preglednost in enakopravna obravnava vseh ponudnikov.

Postopek oddaje naročila male vrednosti je podrobneje urejen v 47. členu ZJN-3. Določbe, ki urejajo postopek oddaje naročila male vrednosti, je mogoče najti tudi na drugih mestih v ZJN-3, npr. v 35. členu, kjer je za postopek oddaje naročila male vrednosti določen (krajši) rok za podajo zahteve za vpogled v dokumentacijo, v 50. členu, kjer je tudi za postopke oddaje naročil male vrednosti predvidena možnost elektronske dražbe, v 89. členu, kjer je določeno, da se lahko v tem postopku preverja tudi zgolj popolnost najugodnejše ponudbe, v 105. členu, ki določa obveznost priprave poročil o izvedenih postopkih oddaje naročil male vrednosti itd.

V postopku oddaje naročila male vrednosti mora naročnik objaviti obvestilo o javnem naročilu. V primerih spremembe ali dopolnitve razpisne dokumentacije, ustavitve postopka, zavrnitve vseh ponudb ter v primeru, ko ne prejme nobene dopustne ponudbe, mora naročnik objaviti tudi obvestilo o dodatnih informacijah, informacijah o nedokončanem postopku ali popravku.

Priprava razpisne dokumentacije je odvisna od naročnika. Naročnik razpisno dokumentacijo (z vsemi zahtevami, pogoji in merili) pripravi, če oceni, da je to potrebno. Pripravi jo v obsegu, kot je to primerno glede na način izvajanja postopka. V tem primeru mora ponudnikom omogočiti, da razpisno dokumentacijo brezplačno prevzamejo v elektronski obliki na portalu ali preko portala javnih naročil (npr. preko povezave do svoje spletne strani). Če naročnik oceni, da razpisna dokumentacija ni potrebna, mora vse podatke, potrebne za pripravo ponudbe, navesti že v objavi obvestila o naročilu male vrednosti.

Naročnik mora določiti rok za prejem ponudb. ZJN-3 v tem postopku ne določa minimalnih rokov za prejem ponudb, zato mora naročnik rok določiti tako, da omogoča gospodarskim subjektom pripravo popolne ponudbe. Pri tem mora upoštevati kompleksnost naročila in način priprave ponudbene dokumentacije. Odpiranje ponudb je praviloma javno.

Naročnik ponudbe po prejemu pregleda in oceni. Pri tem lahko izvede vsa tista ravnanja, ki so določena v ZJN-3 (pregleda ponudbeno dokumentacijo, jo preveri pri ponudniku ali tretjih osebah, zahteva pojasnitev, dopolnitev oz. spremembo ponudbe, pridobi dodatno dokumentacijo itd.). ZJN-3 mu omogoča, da lahko v postopku naročila male vrednosti zahteva, da ponudnik izkaže izpolnjevanje vseh zahtev naročnika z ESPD (enotni evropski dokument v povezavi z oddajo javnega naročila, urejen v 79. členu ZJN-3) ali drugo lastno izjavo. Ne glede določila zakona naročniku v postopku naročila male vrednosti ni treba preveriti obstoja in vsebine navedb v ponudbi, razen če dvomi v resničnost ponudnikovih izjav v ESPD. ZJN-3 torej naročniku omogoča, da od ponudnikov ne zahteva obsežne ponudbene dokumentacije in vseh posameznih izjav oz. dokazil, temveč se lahko zadovolji z izjavo ponudnika, ki jo preveri le, če se mu zdi to potrebno.

V postopku oddaje naročila male vrednosti lahko naročnik odloči, da se ponudbe najprej razvrstijo po merilih in se tudi predhodno preverijo z vidika ustreznosti zagotavljanja naročnikovih zahtev glede predmeta javnega naročila, preden se preveri, da ne obstajajo razlogi za izključitev najugodnejšega ponudnika in da so izpolnjeni pogoji za njegovo sodelovanje.

Po končanem postopku preverjanja in ocenjevanja ponudb naročnik izda obrazloženo odločitev o oddaji naročila. Ta mora vsebovati razloge za zavrnitev ponudbe vsakega neuspešnega ponudnika, ki ni bil izbran, kot tudi značilnosti in prednosti izbrane ponudbe ter ime uspešnega ponudnika.

Naročnik postopek oddaje javnega naročila male vrednosti zaključi z objavo obvestila o oddaji naročila. V objavo na portal javnih naročil ga mora poslati v 30 dneh po oddaji naročila.

Naročnik lahko v postopek oddaje naročila male vrednosti vključi tudi pogajanja. Če jih vključi, mora to navesti v obvestilu o javnem naročilu in jih tudi izvesti. Za izvedbo pogajanj se v tem primeru smiselno uporabljajo določbe ZJN-3, ki urejajo konkurenčni postopek s pogajanji.

Okvirni sporazumi

Zakon okvirnih sporazumov ne uvršča med posamezne vrste postopkov za oddajo javnih naročil (39. člen ZJN-3), temveč jih umešča med posebne tehnike javnega naročanja (48. člen ZJN-3). Pri okvirnih sporazumih gre torej le za tehniko (način) naročanja, katere namen je določiti pogoje, s katerimi se uredijo naročila, ki se oddajo v posameznem obdobju, zlasti v povezavi s ceno in, če je ustrezno, predvideno količino (drugi odstavek 48. člena ZJN-3). Osnovni namen ureditve okvirnih sporazumov je omogočiti naročnikom, da za primere stalnih, ponavljajočih se nabav že vnaprej izberejo ponudnike, ki se bodo v določenem časovnem obdobju odzvali na njihovo povpraševanje.

Posamezne postopke za oddajo javnih naročil (to je posamezne nabave) na podlagi že sklenjenega okvirnega sporazuma se lahko izvede le med naročniki in gospodarskimi subjekti, s katerimi je sklenjen okvirni sporazum (četrti odstavek 48. člena). Okvirni sporazum torej predstavlja zaprt sistem, v katerega naknadno ni mogoče vstopati in ga je v obdobju njegove veljavnosti mogoče uporabiti izključno med tistim naročnikom in gospodarskimi subjekti, med katerimi je bil sklenjen.

ZJN-3 določa, da veljavnost okvirnega sporazuma »ne sme biti daljša od štirih let …, razen v izjemnih primerih, upravičenih zlasti s predmetom okvirnega sporazuma« (tretji odstavek 48. člena ZJN-3).

Naročnik lahko za izbiro ponudnikov, s katerimi bo sklenil okvirni sporazum, uporabi katerega koli od postopkov za oddajo javnega naročila, pri čemer mora pri izvedbi postopka za sklenitev okvirnega sporazuma spoštovati vsa formalna pravila, ki se nanašajo na izbrani postopek, oziroma mora v zvezi s tem upoštevati vsa pravila, ki se nanašajo npr. na objave, roke, določitev tehničnih specifikacij, oblikovanje pogojev za ugotavljanje ponudnikove sposobnosti, oblikovanje meril za izbiro najugodnejše ponudbe, vodenje postopka in njegov formalni zaključek. Zakon tudi določa, da se z naročili, oddanimi na podlagi okvirnega sporazuma, nikakor ne smejo bistveno spremeniti pogoji iz okvirnega sporazuma.

ZJN-3 ločuje med okvirnim sporazumi, ki se sklenejo z enimi samim gospodarskim subjektom, in okvirnimi sporazumi, ki se sklenejo z več gospodarskimi subjekti.

Posamična naročila na podlagi okvirnega sporazuma, sklenjenega z enim gospodarskim subjektom, se oddajo v skladu s pogoji iz okvirnega sporazuma. Ob tem se naročnik lahko pisno posvetuje z gospodarskim subjektom, podpisnikom okvirnega sporazuma, in zahteva, da po potrebi dopolni svojo ponudbo.

Posamična naročila na podlagi okvirnih sporazumov, sklenjenih z več gospodarskimi subjekti, se oddajo:

• brez ponovnega odpiranja konkurence in na podlagi pogojev iz okvirnega sporazuma – kadar so v slednjem določeni vsi pogoji glede zagotavljanja predmeta javnega naročila ter merila za izbiro gospodarskega subjekta, ki bo izvedel posamezno javno naročilo;
• s ponovnim odpiranjem konkurence med podpisniki okvirnega sporazuma – kadar v slednjem niso določeni vsi pogoji glede zagotavljanja predmeta javnega naročila;
• deloma brez ponovnega odpiranja konkurence in deloma s ponovnim odpiranjem konkurence - če okvirni sporazum določa vse pogoje glede zagotavljanja predmeta javnega naročila in če je naročnik to možnost določil v razpisni dokumentaciji. Odločitev, ali se posamezno naročilo odda s ponovnim odpiranjem konkurence ali neposredno pod pogoji, določenimi v okvirnem sporazumu, sprejme naročnik na podlagi objektivnih meril, vnaprej določenih v razpisni dokumentaciji za sklenitev okvirnega sporazuma. V tej dokumentaciji mora naročnik prav tako določiti, glede katerih pogojev je mogoče ponovno odpreti konkurenco.

Naročnik posamezna naročila v primeru okvirnih sporazumov z odpiranjem konkurence odda ob upoštevanju pogojev, določenih v razpisni dokumentaciji za sklenitev okvirnega sporazuma, ter v skladu z naslednjim postopkom:

1. za vsako posamično naročilo se naročnik pisno posvetuje z gospodarskimi subjekti, podpisniki okvirnega sporazuma, ki so sposobni izvesti naročilo;
2. naročnik ob upoštevanju dejavnikov, kot sta kompleksnost predmeta javnega naročila in čas, potreben za pošiljanje ponudb, določi rok, ki je dovolj dolg, da ponudnikom omogoča predložitev ponudb za vsako posamezno naročilo;
3. ponudbe se predložijo v pisni obliki in se ne odprejo do izteka roka, določenega za odgovor ponudnikom;
4. naročnik odda posamezna naročila ponudnikom, ki so predložili najboljšo ponudbo na podlagi meril za oddajo javnega naročila, navedenih v razpisni dokumentaciji za sklenitev okvirnega sporazuma.

Ko se posamezno naročilo oddaja na podlagi okvirnega sporazuma, ki se sklene z večjim številom ponudnikov in v njem niso opredeljeni vsi pogodbeni pogoji, ter je vrednost posameznega naročila enaka ali višja od vrednosti, od katere dalje je treba javno naročilo poslati v objavo Uradu za publikacije Evropske unije (v primeru javnih zavodov to pomeni npr. posamezna  naročila blaga in storitev v vrednosti nad 209.000 evrov), se v skladu z določili ZPVPJN pravno varstvo v zvezi z oddajo posameznega naročila zagotavlja v predrevizijskem, revizijskem in sodnem postopku. V primeru posameznih naročil, ki navedene vrednosti ne dosegajo, kot tudi v primeru posameznih naročil na podlagi vseh drugih tipov okvirnih sporazumov, pa se pravno varstvo zagotavlja le v okviru sodnega postopka (morebiten revizijski zahtevek je v teh primerih treba zavreči kot nedopusten).