Prosilec se je na IP obrnil z vprašanjem, ali je v zapisnikih pedagoške konference, ki so interni in niso nikjer objavljani, treba anonimizirati imena učiteljev, ki postavijo vprašanja. Prav tako prosilca zanima, ali lahko z vodstvom (predvidevajo, da šole) komunicira iz svojega osebnega elektronskega naslova.
Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov. Splošna uredba v prvem odstavku 6. člena opredeljuje zakonite pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, in sicer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev: (a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov; (b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe; (c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca; (d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe; (e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu; (f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Pri tem se točka (f) prvega pododstavka ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.
Zakon o osnovni šoli (Ur. l. RS, št. 18/06, uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZOsn) določa, da o različnih pravicah odloča učiteljski zbor (glej npr. 55. člen podaljšanje statusa učenca, 79. člen hitrejše napredovanje, 69. člen ponavljanje, idr.). Glede na Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Ur. l. RS, št. 16/12 in nasl.) se o sejah učiteljskih zborov piše zapisnik, ki mora vsebovati: kraj, datum in čas seje, naziv organa, prisotne, dnevni red, navedbo razprave in sklepov. Po mnenju IP glede na zgoraj navedeno pravno podlago ta obstaja za beleženje imena učitelja v zapisniku. Od organizacije in tematike, ki se na seji obravnava, pa je odvisno, ali je navedba imena učitelja v zapisniku pomembna in potrebna.
To je še toliko bolj pomembno v luči načela najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru.
Glede vprašanja o dopustnosti pošiljanja komunikacije delodajalcu po elektronski pošti IP odgovarja, da se moramo zavedati, da običajna elektronska pošta kot taka ne omogoča posebne varnosti in bi jo lahko v fizičnem svetu primerjali z dopisnico (niti ne s pismom v kuverti), kjer se lahko z vsebino komunikacije seznanijo vsi, ki sodelujejo pri njenem pošiljanju, posredovanju in dostavi. Zakonodaja zato upravičeno zahteva višji nivo varnosti, ko se prek nezavarovanih omrežji in storitev posredujejo podatki, ki so bolj občutljive narave (t.j. »občutljivi osebni podatki« po ZVOP-1 oziroma »posebne vrste osebnih podatkov« po Splošni uredbi), med katere sodijo osebni podatkov, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, in obdelava genetskih podatkov, biometričnih podatkov za namene edinstvene identifikacije posameznika, podatkov v zvezi z zdravjem ali podatkov v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo.
Kot je prosilec gotovo seznanjen - namreč 2. odstavek 14. člena ZVOP-1 določa, da se pri prenosu občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij šteje, da so podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. Glede na inšpekcijsko prakso IP je bistveno zagotoviti, da so občutljivi osebni podatki med prenosom ustrezno šifrirani.
Glede uporabe zasebne elektronske poštev IP pojasnjuje, da je stvar presoje posameznika, s katerega elektronskega naslova bo komuniciral z delodajalcem glede lastnih delovnopravnih in drugih zasebnih zadev ter glede lastnih osebnih podatkov. Hkrati dodaja, da glede službenih zadev, ki vključujejo obdelavo osebnih podatkov strank in drugih, pa lahko delodajalec predpiše, kaj šteje kot varno obliko komunikacije.
Celotno mnenje je na voljo TUKAJ.