Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) so prejeli zaprosilo za mnenje glede varovanja elektronskih naslovov članov sveta zavoda šole oz. članov sveta staršev šole. Prosilca zanima, ali je dopustno, da v primeru, ko želi kateri od predsednikov svetov šole, člane, ki so del nekega organa, obveščati, jim pošiljati gradivo, vabila na seje ipd., to naredi na način, da so e-naslovi vidni vsem članom posameznega sveta, ali pa jih mora poslati na način, da so e-naslovi članov sveta v skriti kopiji.
Na podlagi informacij IP v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A, ZInfP) posreduje neobvezujoče mnenje v zvezi z vprašanjem.
Predsednik sveta šole oz. sveta staršev šole bi pri pošiljanju e-sporočila večim članom hkrati, načeloma moral e-naslove članov - prejemnikov e-sporočila vpisati v rubriko »Skp« (skrita kopija). Torej, bi za posredovanje oz. razkrivanje e-naslovov članov sveta zavoda/sveta staršev drugim članom moral načeloma pridobiti njihovo osebno privolitev, razen, če so bili e-naslovi članov zbrani za namen medsebojnega komuniciranja.
O b r a z l o ž i t e v:
Posredovanje oz. razkrivanje e-naslovov posameznikov predstavlja obdelavo osebnih podatkov, za katero mora upravljavec imeti ustrezno pravno podlago. E-naslovi, ki pripadajo posameznikom, so namreč osebni podatki in so varovani z določbami Splošne uredbe. Vsi upravljavci so v zvezi z varstvom osebnih podatkov in njihovo obdelavo po Splošni uredbi (člen 32) zavezani sprejeti ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Ustrezno zavarovanje osebnih podatkov pri pošiljanju e-sporočila več prejemnikom hkrati se zagotovi na način, da se naslove prejemnikov e-sporočila vpiše v rubriko »Skp« (skrita kopija) oziroma »Bcc« in ne v rubriko »Za« ali »Kp«. V nasprotnem primeru bi moral upravljavec (v vašem primeru svet zavoda šole oz. svet staršev šole) pred razkritjem e-naslovov članov drugim članom pridobiti njihovo osebno privolitev.
Splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ureja člen 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov, in so za javni sektor naslednje:
Kljub navedenemu, v tem primeru obstaja možnost, da bi predsednika svetov šole posredovala e-naslove članov znotraj skupine za namen medsebojnega komuniciranja članov, torej e-naslovi ne bi bili uporabljeni za druge namene, kot so bili zbrani.
IP še pojasnjuje, da za vsakega upravljavca velja obveznost zakonite in poštene obdelave osebnih podatkov, konkretnih obdelav osebnih podatkov pa IP izven postopka inšpekcijskega nadzora ne more presojati.
Celotno mnenje je na voljo TUKAJ.