Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) so prejeli zaprosilo za mnenje glede posredovanja podatkov iz evidence o izrabi delovnega časa. Prosilca zanima, ali je v skladu z novelo Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti ustrezno, da delodajalec delavcu posreduje podatke iz evidence o izrabi delovnega časa do konca plačilnega dne za pretekli mesec na njegov zasebni elektronski naslov, če za to pridobi delavčevo pisno soglasje.

Na podlagi informacij IP v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujem neobvezujoče mnenje v zvezi zvprašanjem.

1. V skladu četrtim odstavkom 19. člena ZEPDSV je dolžnost delodajalca, da delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne, to obveznost pa lahko izpolni na več načinov.
2. Če se delodajalec odloči, da bo obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa pošiljal na zasebne naslove delavcev, mora delavcem omogočiti, da zavrnejo takšen način pošiljanja obvestila brez posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj ter jim zagotoviti drug način pisnega obveščanja o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa, če z uporabo zasebnega elektronskega naslova ne soglašajo.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23, v nadaljevanju: ZEPDSV) glede posredovanja podatkov iz evidence o izrabi delovnega časa v četrtem odstavku 19. člena določa, da delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence, ki se nanašajo nanj. Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. V skladu s prvim odstavkom 19.c člena ZEPDSV se za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.

V skladu z zgoraj navedenimi določbami ZEPDSV je dolžnost delodajalca, da delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne, to pa lahko stori na več načinov:

a.     s pisnim obvestilom, posredovanim po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec (četrti odstavek 19. člena ZEPDSV);

b.     z zagotavljanjem neposrednega elektronskega dostopa delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec (prvi odstavek 19.c člena ZEPDSV);

c.     na drug način ob spoštovanju zahteve glede pisnosti obvestila in relevantnih določb s področja varstva osebnih podatkov.

Obdelava delavčevega zasebnega elektronskega naslova in posredovanje podatkov iz evidence o izrabi delovnega časa sta obliki obdelave osebnih podatkov, ki sta dopustni samo v primeru, da zanju obstaja zakonita pravna podlaga, na primer privolitev posameznika (v obravnavanem primeru delavca), na katerega se osebni podatki nanašajo.

Splošna uredba privolitev definira kot vsako prostovoljno, izrecno, informirano in nedvoumno izjavo volje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katero z izjavo ali jasnim pritrdilnim dejanjem izrazi soglasje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj. Privolitev ni prostovoljna, če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nima možnosti dejanske ali prostovoljne izbire ali privolitve ne more zavrniti ali preklicati brez škode (Uvodna opomba 42 Splošne uredbe). Za zagotovitev, da je privolitev dana prostovoljno, privolitev ne bi smela biti veljavna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v posebnem primeru, ko obstaja očitno neravnotežje med posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, in upravljavcem (Uvodna opomba 43 Splošne uredbe).

Kot izhaja iz mnenja IP št. 07121-1/2022/1409 z dne 21. 12. 2023 (dostopno na spletni strani: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/po%C5%A1iljanje-pla%C4%8Dilnih-list-na-zasebni-elektronski-naslov-1672393787), je obdelava delavčevih osebnih podatkov na podlagi privolitve dopustna le izjemoma, saj je v okviru delovnega razmerju delavec šibkejša stranka, zato se zastavlja vprašanje prostovoljnosti takšne privolitve. Če se delodajalec odloči, da bo obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa pošiljal na zasebne naslove delavcev, mora delavcem omogočiti, da zavrnejo takšen način pošiljanja obvestila brez posledic za delovno razmerje oziroma za delavčev pravni položaj ter jim zagotoviti drug način pisnega obveščanja o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa, če z uporabo zasebnega elektronskega naslova ne soglašajo. V skladu z načelom odgovornosti mora delodajalec kot upravljavec osebnih podatkov, ki se nanašajo na delavce, dokazati, da je posameznik, na katerega senanašajo osebni podatki, veljavno privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov.

Celotno mnenje je na voljo TUKAJ.