Prosilec se je na IP obrnil z vprašanjem, ali člani Sveta šole lahko vpogledajo v osebne podatke zaposlenega, in sicer v pogodbo o zaposlitvi in o njej razpravljajo.
IP uvodoma poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali je v konkretnem primeru podana pravilna obdelava osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena obdelava podatkov zakonita.
IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov v prvem odstavku 6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od tam navedenih pogojev.
V tem primeru gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca. Vodstvo šole lahko Svetu šole posreduje:
V zvezi s podobnim vprašanjem je IP že podal mnenje št. 07121-1/2021/1865,[1] v katerem je podal stališče, da posredovanje svetu šole poimenskega seznama z razporeditvijo delovnih mest v nobenem primeru ni sporno. Pri čemer je poudaril, da morajo člani Sveta šole poskrbeti, da se pridobljeni podatki ne razkrivajo tretjim osebam izven šole, če za to ni ustrezne pravne podlage.
Vprašanje, katere osebne podatke zaposlenih je dopustno posredovati Svetu šole, je odvisno od tega, za kakšen konkretni namen so podatki potrebni in ali ta namen spada v zakonito pristojnost Sveta šole. Na splošni ravni je pravna podlaga za tovrstno notranjo izmenjavo podatkov podana v (c) točki (»potreba po izpolnitvi zakonske obveznosti«) in (e) točki (»potreba po izvajanju nalog v javnem interesu«) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi z Zakonom o osnovnih šoli (ZOsn) in Zakonom o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI – npr. 48. člen) ter morebitnimi drugimi zakoni (npr. četrti odstavek 9. člena ZVOP-1).
Tudi če Svet šole v nekem konkretnem primeru glede določenih osebnih podatkov ima pravno podlago, je treba pri posredovanju osebnih podatkov upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov iz 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Slednji določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga (katerakoli), osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov posameznikov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru.
Za določene osebne podatke, ki so javni že po določbah ZDIJZ, Svet šole ne potrebuje posebne pravne podlage. To so tisti osebni podatki zaposlenih, ki so »povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnih uslužbencev« in zato niso varovani. To izhaja iz 1. alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ. Primeri takih podatkov so sistemizacije, bruto plače, poročila o delu, razporeditve dela, interna pooblastila, pogodbe o zaposlitvi (ne v celoti), delovno pravni sklepi (ne v celoti), delovne napotitve, dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela ipd. To pa ne velja za podatke, ki so zasebne narave in niso neposredno in tesno povezani z delovnim razmerjem ali z izplačili (npr. življenjepis, domači naslov, EMŠO, št. TRR računa, osebna kontaktna številka, družinsko stanje, zdravstveni podatki itd.). Pritožbena praksa glede (ne)javnosti podatkov je dostopna na spletni strani IP (glej npr. odločba IP št. 090-52/2021 z dne 17. 5. 2021[2] in v vodniku IP s področja dostopa do informacij javnega značaja:
Celotno mnenje je na voljo TUKAJ.