Poslovnik sveta zavoda – izkušnje iz prakse

13. 8. 2015 | Avtor: mag. Andrej Zaman

Pričujoči zapis o poslovniku sveta zavoda je plod lastnih izkušenj, aktivnega sodelovanja pri pisanju poslovnika Osnovne šole Šturje iz Ajdovščine in primerjave različnih poslovnikov, ki so dostopni na svetovnem spletu. Večina poslovnikov je skorajda identična, nekateri se razlikujejo le v podrobnosti opredelitve posamezne teme. Mnoge točke in določila so običajno zapisane v strogem pravnem jeziku, praksa pa večinoma kaže na upoštevanje poslovnika, a na ne tako avtokratičen način, kot je to morda razbrati ob branju določil poslovnika. V zavodih, kjer imajo za svoje delo pomoč poslovnika, je nujno, da ga upoštevajo, še bolj nujno pa je, da ga člani poznajo. Kljub zelo podrobnim določilom v nekaterih točkah obstaja možnost, da kaj ni predvideno. To se običajno spozna pri kaki kompleksni temi. Zato mora bit poslovnik živ, člani pa pripravljeni, da ga dopolnijo, če za to nastane potreba.

Želja pisca tega prispevka je, da se osvetli pomembnost poslovnika sveta zavoda, posamezne rešitve pa so lahko prirejene glede na specifiko posameznega okolja.

Svet zavoda je najvišji organ javnega zavoda, tudi šole ali vrtca, in je zakonsko opredeljen. Pravno podlago za svoje delovanje ima v Zakonu o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja. Ker v tem zakonu ni in ne more biti predpisano popolnoma vse, kar je potrebno za uspešno in demokratično delovanje, si lahko svet zavoda podrobneje uredi pravila svojega delovanja s poslovnikom. Z njim se ureja delo, postopki konstituiranja, pravice in dolžnosti članov, sklicevanje, vodenje ter potek sej, sprejemanje odločitev, vzdrževanje reda na sejah, pisanje zapisnikov in pisnih odpravkov ter drugo. Prav tako lahko člani sveta zavoda razpravljajo in odločajo o vprašanjih, ki niso urejena s poslovnikom, njihova razrešitev pa je nujna za normalno delo sveta zavoda. Poslovnik je javen, in se objavi na spletni strani zavoda, kot informacija javnega značaja.

1. Čast delovanja v svetu zavoda

Članstvo v svetu zavoda je častno. Člani se morajo zavedati pomembnosti te funkcije, saj je svet zavoda najvišji organ zavoda. Članstvo v svetu zavoda ni nujno zlo, ampak čast. Marsikje je tudi finančno nagrajeno v skladu z Uredbo o sejninah in povračilih stroškov v javnih skladih, javnih agencijah, javnih zavodih in javnih gospodarskih zavodih (Ur. l. RS, št. 16/09), ki jo je sprejela vlada. Za področje izobraževanja pa sejnine v tej isti uredbi niso predvidene.

2. Javnost dela in informacije o svojem delu drugim organom šole

Delo sveta zavoda je in mora biti javno, javnost dela pa se najpogosteje uresničuje z objavo zapisnikov sej na oglasni deski v šoli in na spletni strani šole, lahko pa tudi na drug način. Svet zavoda je dolžan varovati osebne podatke in podatke, ki so poslovna skrivnost šole in v ta namen lahko oziroma je dolžan na pobudo predsednika ali katerega koli člana, oziroma na opozorilo ravnatelja, odločiti, da del seje ali zapisnika ni javen.

Kot rečeno, se javnost dela sveta zavoda uresničuje z objavo zapisnikov na oglasni deski šole in šolski spletni strani. Bežen pogled po svetovnem spletu dokazuje, da ima marsikatera šola ali vrtec objavljene zapisnike sej sveta zavoda na svojih spletnih straneh.

Delo sveta zavoda je vezano na zakonske določbe, lahko pa razpravlja in odloča o drugih zadevah, ki so v njegovi pristojnosti, svoje delo in naloge pa opravlja na rednih in izrednih, kakor tudi na korespondenčnih sejah, ki se sklicujejo po potrebi.

3. Sodelovanje z drugimi organi

Svet zavoda je avtonomen organ, ki avtonomno odloča v okviru svojih pristojnosti. Ker je to najvišji organ šole, je zaželeno, da je seznanjen z delom drugih organov zavoda. O sodelovanju sveta zavoda z vodstvom zavoda smo že pisali, pomembno pa je tudi sodelovanje z drugimi organi.

Primeri iz prakse osnovnih šol kažejo na poročanje predstavnikov staršev o delu sveta staršev drugim članom sveta zavoda. To je običajna praksa, ki je ponekod uveljavljena, drugje pač ne.

Zanimiv primer medsebojnega sodelovanja med svetom zavoda in svetom staršev je iz Osnovne šole Šturje iz Ajdovščine. Tam so se predstavniki obeh organov dogovorili, da imajo skupne seje vsakokrat, ko je tematika identična in se ponavlja. Praksa je pokazala na zelo dobro sodelovanje. Sodelovanje se je celo tako poglobilo, da svet staršev na svoje seje redno vabi tudi predstavnike skupnosti učencev, ki so tako navzoči tudi na sejah sveta zavoda. Tako so skupne seje zelo pestre, vsi člani obeh organov pa se trudijo iskati najboljše rešitve v korist učencev in šole, pri svojem delu pa so vzpostavili kulturen odnos, ki temelji na medsebojnem sodelovanju in spoštovanju. Vsekakor pa je za to zaslužno tudi vodstvo šole, na čelu z ravnateljico, ki spodbuja tak način dela.

4. Sestava sveta zavoda

Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja govori o enakomerni zastopanosti delavcev vseh organizacijskih enot oziroma podružnic šol. To dejansko pomeni, da mora biti praviloma vsaj po en predstavnik delavcev šole in staršev iz podružnice šole (v tem primeru je govora o osnovni šoli), če jo šola seveda ima. Problem, ki pri tem nastaja, je, da določilo o enakomerni zastopanosti velja tudi za predstavnike staršev. V praksi naj bi to pomenilo, da ima npr. šola, ki ima 400 učencev v matični šoli in 50 učencev v eni podružnici, v svetu šole najmanj enega predstavnika zaposlenih v šoli iz podružnične šole, najmanj enega predstavnika staršev otrok, ki obiskujejo pouk v podružnici, verjetno pa tudi vsaj enega predstavnika ustanovitelja, ki je iz kraja, kjer je podružnica. Enakomerna zastopanost tako postane neenakomerna zastopanost in manjšina začne prevladovati nad večino. Iz zakona pa ni jasno razvidno, kaj se zgodi, če ima šola več podružnic, npr. štiri. Iz tega izhaja, da je del člena, ki govori o enakomerni zastopanosti v svetu šole, zelo nejasen, pravzaprav nepravičen.

5. Naloge sveta zavoda

Svet javnega vrtca oziroma šole:

  • imenuje in razrešuje ravnatelja vrtca oziroma šole,
  • sprejema program razvoja vrtca oziroma šole, letni delovni načrt in poročilo o njegovi uresničitvi,
  • odloča o uvedbi nadstandardnih in drugih programov,
  • obravnava poročila o vzgojni oziroma izobraževalni problematiki,
  • odloča o pritožbah v zvezi s statusom učenca, vajenca, dijaka, študenta višje šole in odraslega kot drugostopenjski organ, o pritožbah v zvezi s pravicami, obveznostmi in odgovornostmi delavcev iz delovnega razmerja,
  • obravnava zadeve, ki mu jih predloži vzgojiteljski, učiteljski, andragoški oziroma predavateljski zbor, šolska inšpekcija, reprezentativni sindikat zaposlenih, svet staršev, skupnost učencev, vajencev, dijakov ali študentov, in
  • opravlja druge naloge, določene z zakonom in aktom o ustanovitvi.

Za izvedbo določene naloge lahko svet zavoda imenuje delovno skupino, ki jo običajno sestavljajo trije člani, ki med sabo izberejo vodjo. Imenovanje članov, naloge, roke in druge zadolžitve delovne skupine sprejme svet zavoda s sklepom.

6. Pravice in dolžnosti članov sveta zavoda

Člani sveta zavoda imajo pravico:

  • prisostvovati sejam,
  • predlagati zadeve, ki naj se uvrstijo v predlog dnevnega reda in odločati o zadevah, ki so na dnevnem redu,
  • postaviti svetu zavoda, ravnatelju ali drugemu strokovnemu delavcu, predlagatelju vprašanja, pobude in predloge, ki se nanašajo na delo sveta zavoda, na delo zavoda in na predloge odločitev, ki naj bi jih sprejel svet zavoda,
  • predlagati sklepe in glasovati o predlaganih sklepih, mnenjih in predlogih sveta zavoda,
  • predlagati kandidate za predsednika in namestnika (podpredsednika) sveta zavoda ter kandidate za člane delovnih teles,
  • kandidirati za predsednika in namestnika (podpredsednika) sveta zavoda ter za člana delovnih teles,
  • aktivno sodelovati v razpravah in odločanju sveta zavoda ter
  • uresničevati druge pravice v skladu s poslovnikom.

Na vsaki seji sveta zavoda naj bi bila predvidena posebna točka dnevnega reda za predloge, pobude in vprašanja članov ter čas za njihovo postavljanje in dajanje odgovorov nanje. Na zastavljeno vprašanje se lahko odgovori na seji, če to ni mogoče pa (pisno) v za to določenem roku.

Člani sveta zavoda imajo dolžnost:

  • udeleževati se sej sveta zavoda,
  • zastopati organ, katerega predstavnik je, v svetu zavoda,
  • prenašati pobude, želje in predloge organa, katerega predstavnik je, v svetu zavoda,
  • izvrševati druge dolžnosti v skladu s tem poslovnikom,
  • varovati uradno tajnost. O tem katero gradivo ali podatek velja za uradno tajnost, odloči na predlog ravnatelja, v skladu z aktom o ustanovitvi šole, predsednik sveta zavoda. Gradivo mora nositi oznako, da je tajno.

Vse pravice in dolžnosti so zelo pomembne, kljub temu pa lahko v posameznih primerih nastopijo težave. Marsikateri svet zavoda se sooča s težavo, ko se kateri od njegovih članov vztrajno izogiba udeležbi na sejah, zaradi njegove neudeležbe pa lahko v posameznih primerih nastanejo nepopravljive posledice za delovanje sveta zavoda. To velja še posebej v primerih ugotavljanja sklepčnosti in odločanja v zadevah, v katerih so mnenja članov parno razdeljena.

Predsednik sveta zavoda lahko v takih primerih pozove organ, ki ga je izvolil ali imenoval, naj zagotovi prisotnost tega člana, kaj več pa ne more storiti. Taki člani s svojo neresnostjo prinašajo le škodo in nič koristi, v slabo luč pa spravljajo tudi organ, ki jih je izvolil ali imenoval.

Ker zakon ne ureja odpoklica člana sveta zavoda, je treba, da bi bilo mogoče člana, ki ne izpolnjuje svojih obveznosti, razrešiti, to vprašanje urediti v aktu o ustanovitvi in ne v poslovniku sveta, kot je to mogoče zaslediti po posameznih šolah. Na ravni poslovnika se lahko uredijo le procesna vprašanja, ki se vežejo na odločitev sveta, da sproži postopek odpoklica - obvestilo pristojnemu organu za odpoklic.

7. Rešitve iz poslovnika sveta šole

V nadaljevanju bodo predstavljene rešitve iz poslovnika sveta šole, katerega član je bil avtor prispevka.

a) Konstituiranje sveta zavoda

Svet se konstituira, če je izvoljenih oziroma imenovanih in na prvi seji prisotnih več kot polovica vseh članov sveta zavoda. Na prvi seji izmed (novih) članov izvoli mandatno-verifikacijsko komisijo na predlog predsedujočega na seji. Komisija ima predsednika in dva člana. Mandat imenovanih oziroma izvoljenih članov verificira svet zavoda na predlog mandatno-verifikacijske komisije. Mandatno-verifikacijski komisiji tajništvo zavoda predloži poročilo o volitvah predstavnikov delavcev v svet zavoda, potrdilo o njihovi izvolitvi in obvestila o imenovanju zunanjih članov sveta zavoda. Po poročilu o volitvah in potrdilih o izvolitvi predstavnikov delavcev ter po obvestilih o imenovanju zunanjih članov, mandatno-verifikacijska komisija preizkusi pravilnost volitev oziroma imenovanja in ugotovitve sporoči svetu.

Svet zavoda obravnava poročilo komisije. Svet zavoda na predlog predsedujočega razglasi izid volitev oziroma imenovanj v svet zavoda in ga potrdi z ugotovitvenim sklepom o verifikaciji mandatov članov.

b) Izvolitev predsednika in njegovega namestnika

Člani sveta zavoda med sabo evidentirajo in izvolijo predsednika in namestnika predsednika. Volitve predsednika in namestnika so lahko javne ali tajne. Po štetju glasov predsedujoči javno objavi rezultat in ga zapiše v zapisnik seje. Kandidat je izvoljen, če je zanj glasovala večina vseh članov. Če je predlaganih več kandidatov, pa noben kandidat pri glasovanju ni dobil potrebne večine, se opravi novo glasovanje. V drugi krog glasovanja se uvrstita dva kandidata, ki sta dobila največje število glasov. Če sta v prvem krogu glasovanja predlagana dva kandidata, pa noben kandidat pri glasovanju ni dobil potrebne večine, se glasovanje ponovi. Če je na prvem glasovanju dobilo več kandidatov enako najvišje število glasov, se glasovanje o teh kandidatih ponovi.

Če kandidat pri glasovanju ni dobil potrebne večine, se lahko oblikuje nov predlog kandidata oziroma kandidatov. Po razglasitvi izida glasovanja prevzame vodenje seje izvoljeni predsednik.

Biti predsednik sveta zavoda ni enostavna zadeva, kot se morda zdi na prvi pogled. Ta funkcija je zelo odgovorna in terja zelo veliko prostega časa, volje in entuziazma. Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja navaja, da člani za predsednika sveta zavoda izvolijo nekoga izmed članov. Običajna praksa je, da je to delavec šole, kar ima lahko pozitivne in negativne posledice.

Da je predsednik sveta zavoda delavec šole, je dobro, ker je lahko v stalnem, vsakodnevnem in neposrednem stiku z vodstvom šole, ker lahko tako neposredno nadzira naloge, ki jih je dobilo vodstvo šole s strani sveta zavoda, ima stik s tajništvom glede priprave gradiv za seje, ker tako rekoč živi s šolo in pozna njeno problematiko. Slaba stran tega je, da je lahko v primerih sporov z vodstvom šole v zelo težkem položaju, saj je ravnatelj njegov neposredno nadrejeni, kateremu se zelo težko upira.

Nasprotno pa predstavniki staršev in ustanovitelja niso povezani s šolo, razen v tem, da njihov otrok obiskuje to šolo. Naloge predsednika opravljajo neobremenjeno. Slaba stran pa je, da to od njih terja zelo veliko časa. Ker ti člani običajno niso zaposleni v šolah, morajo vse naloge opraviti v svojem prostem času, kar pa je lahko zelo naporno, v letih čedalje manj ustvarjalno in lahko postane nujno zlo, zaradi tega pa lahko trpi kakovost dela. Ker je svet zavoda najvišji organ zavoda, je temu primerno delo v njem tudi zelo odgovorno, člani, ki niso zaposleni v šolstvu pa premalo poznajo šolsko zakonodajo in problematiko. Še posebej je to lahko pereče, ko je svet zavoda ali njegov predsednik predmet kake tožbe.

c) Delo predsednika sveta zavoda

Predsednik sveta skrbi za nemoteno delo sveta zavoda. Zaradi tega:

  • daje iniciative za razpravljanje o določenih vprašanjih in predlaga dnevni red seje,
  • skrbi za pripravo sej,
  • sklicuje seje sveta zavoda in jih vodi,
  • usklajuje delo sveta zavoda z drugimi organi zavoda,
  • podpisuje splošne akte in druge pisne odpravke odločitev, ki jih sprejema svet zavoda,
  • opravlja druge naloge, določene s pravili, s tem poslovnikom in drugimi splošnimi akti zavoda.

V odsotnosti predsednika sveta opravlja naloge njegov namestnik.

d) Priprave na sejo

Prvo (konstitutivno) sejo sveta zavoda skliče dotedanji predsednik sveta zavoda, ki sejo tudi otvori, če je svetu že pretekel mandat pa ravnatelj. V nadaljevanju, do izvolitve novega predsednika, vodi prvo sejo sveta zavoda običajno njegov najstarejši član iz vrst strokovnih delavcev zavoda. To pravilo se je oblikovalo iz povsem praktičnih razlogov predhodne priprave na vodenje seje sveta.

Seje sveta zavoda sklicuje predsednik, v njihovi odsotnosti pa namestnik predsednika.

Pred sejo sveta zavoda se članom pošlje vabilo s predlogom dnevnega reda in z gradivom za sejo. Vabilo z gradivom se članom pošlje pisno ali po elektronski pošti najmanj 7 dni pred sejo. V izjemnih primerih, ko to terjajo nepredvidene okoliščine ali potrebe po takojšnjem sklicu seje, se lahko skliče sejo v krajšem roku na ustrezen način.

Sejo sveta zavoda skliče predsednik sveta zavoda, na podlagi sklepa sveta zavoda, na pobudo organov zavoda, na zahtevo ravnatelja zavoda, ustanovitelja, 1/3 članov sveta ali po lastni presoji. Če predsednik sveta zavoda odkloni sklic seje, zadeve z dnevnega reda predlaganega sklica pa so nujne, vezane na rok in lahko povzročijo tudi materialno škodo (kazni ipd.), skliče sejo sveta zavoda ravnatelj, v tem primeru pa mora svet zavoda na svoji prvi seji odločati o zaupnici predsedniku.

Predlagatelj dnevnega reda oziroma posamezne točke dnevnega reda seje sveta zavoda mora pripraviti pisno gradivo za obravnavo na svetu s kratko pisno obrazložitvijo in predlogom odločitve. Ugovori na svet zavoda, mnenja, predlogi in stališča, pritožbe ter drugi dopisi, naslovljeni na svet zavoda, se zbirajo v tajništvu zavoda, za obravnavo na svetu zavoda pa jih obdela predsednik.

Predlogi točk dnevnega reda seje sveta zavoda se naslavljajo na tajništvo zavoda. V tajništvu zavoda se zbira tudi gradivo za posamezne točke dnevnega reda. Tajnica zavoda obvešča predsednika sveta zavoda o prispelih predlogih in gradivih za točke dnevnega reda seje sveta zavoda. Na dnevni red seje sveta zavoda predsednik uvrsti tiste predloge in pobude, ki so obrazložene in utemeljene s potrebnim gradivom. Nepopolni predlog točke dnevnega reda seje lahko predsednik zavrne, razen če predlagatelj poda pisno obrazložitev, gradivo pa predloži na sami seji (zaključni račun, periodični obračuni ipd.). O zavrnitvi nepopolnega predloga ali pobude za dnevni red seje sveta zavoda obvesti predlagatelja oziroma pobudnika tajništvo zavoda.

Predlagatelj točke dnevnega reda seje sveta zavoda ali delavec, ki ga določi ravnatelj, mora na seji sveta zavoda obrazložiti predlog, ki ga je podal, in predlagati svetu zavoda odločitev v sprejem.

e) Potek seje

Sejo sveta zavoda vodi predsednik. Če je predsednik zadržan, vodi sejo njegov namestnik. Če je zadržan tudi namestnik predsednika, vodi sejo član, ki ga na seji določi svet zavoda.

Na začetku seje predsednik ugotovi sklepčnost in odsotnost članov. Svet zavoda je sklepčen, če je prisotna večina članov. Če svet ni sklepčen, se sejo ponovno skliče v roku 7 dni.

Člani sveta zavoda sprejmejo dnevni red. Vsi vabljeni na sejo lahko predlagajo spremembo ali dopolnitev dnevnega reda.

Svet zavoda lahko predvidi obvezne sestavine dnevnega reda. Tako je svet zavoda Osnovne šole Šturje iz Ajdovščine predvidel:

  • pod točko 1 dnevnega reda se obravnava in potrdi zapisnik prejšnje seje sveta zavoda;
  • pod točko 2 dnevnega reda praviloma poroča ravnatelj o tekočem poslovanju zavoda;
  • zadnja točka dnevnega reda so predlogi, pobude in vprašanja članov sveta zavoda. Pod to točko se obravnava trenutna vprašanja na pobudo povabljenih ali zadeve, ki jih ni bilo mogoče uvrstiti v druge točke dnevnega reda.

Ob obravnavi posamezne točke dnevnega reda lahko predsednik sveta zavoda pozove predlagatelja ali delavca, ki ga določi ravnatelj (uvodničar), da poda krajšo obrazložitev in dodatna pojasnila. Ko uvodničar konča z obrazložitvijo, predsednik odpre razpravo. Na seji lahko razpravlja samo tisti, ki se je prijavil k razpravi in ki mu je bila dana beseda. V razpravi lahko sodelujejo vsi prisotni na seji, predsednik pa daje besedo po vrsti prijav k razpravi.

Član sveta zavoda, ki želi govoriti o kršitvi poslovnika ali dnevnega reda, dobi besedo takoj, ko zaprosi zanjo. Predsednik je dolžan dati pojasnilo glede kršitve poslovnika ali dnevnega reda. Če član ni zadovoljen z danim pojasnilom o tem vprašanju, odloči svet zavoda.

Razpravljavec sme razpravljati le o vprašanjih oziroma zadevah v okviru posamezne točke dnevnega reda. Če se razpravljavec oddalji od vprašanja, ki se obravnava, ga predsednik opozori, naj se drži dnevnega reda. Če se razpravljavec pozivu ne odzove, mu lahko predsednik odvzame besedo. O morebitnem ugovoru razpravljavca odloča svet zavoda.

Predsednik skrbi, da razpravljavca nihče ne ovira pri razpravi oziroma govoru. Svet zavoda lahko odloči, da posamezni razpravljavec razpravlja o istem vprašanju le enkrat, lahko pa trajanje posamezne razprave časovno omeji.

Predsednik zaključi razpravo, ko ugotovi, da za razpravo ni več prijavljenih razpravljavcev. Svet zavoda lahko na predlog predsednika ali posameznega člana sklene, da se razprava o posameznem vprašanju iz dnevnega reda konča tudi prej, preden o tem razpravljajo vsi prijavljeni razpravljavci, če je vprašanje dovolj razčiščeno, da je zrelo za odločanje.

Svet zavoda lahko razpravo o posameznem vprašanju prekine, če se pokaže, da je za odločanje o stvari oziroma predlogu odločitve treba dobiti nove podatke ali dopolniti gradivo za razpravo.

Svet zavoda lahko odloči, da bo razpravljal o dveh ali več točkah dnevnega reda skupaj, če je vsebina točk dnevnega reda med seboj povezana. Glasovanje o predlogih odločitev po posameznih točkah dnevnega reda se ne glede na skupno obravnavanje opravi ločeno po posameznih točkah.

Med razpravo lahko predlagatelj odločitve vsak čas umakne svoj predlog. Ob umiku predloga svet zavoda brez odločitve preide na obravnavo naslednje točke dnevnega reda ali pa odloči, da se razprava nadaljuje oziroma da se odloči o predlogu.

Razprava o predlogu odločitve (o zadevi točke dnevnega reda) se na seji sveta zavoda konča tako, da svet zavoda:

  • sprejme predlog odločitve v predlagani obliki,
  • sprejme predlog odločitve z dopolnitvami in spremembami, danimi v razpravi,
  • zavrne predlog v celoti ali ga umakne z dnevnega reda zaradi nadaljnjega proučevanja,
  • preide na naslednjo točko dnevnega reda, če je predlog umaknjen,
  • sprejme sklep, da se odločitev o predlogu odloži do naslednje seje sveta zavoda.

Ko so izčrpane vse točke dnevnega reda, predsednik zaključi sejo sveta zavoda.

f) Vzdrževanje reda na seji

Za red na seji skrbi predsednik. Za kršitev reda na seji se smejo izrekati naslednji ukrepi: opomin, odvzem besede in odstranitev s seje.

Predsednik izreče opomin razpravljavcu, ki govori, čeprav mu ni dal besede, udeležencu seje, ki seže govorniku v besedo ali drugače krši red na seji ali določbe tega poslovnika. Besedo se vzame tudi udeležencu seje, ki s svojo razpravo oziroma govorom krši red in določbe poslovnika, čeprav je bil na isti seji že dvakrat opomnjen. Če udeleženec seje tudi po odvzemu besede ne preneha kršiti reda in motiti dela na seji ali hudo žali svet zavoda oziroma prisotne, ga lahko svet zavoda odstrani s seje.

Če kljub temu predsednik ne more ohraniti reda na seji z ukrepi iz predhodnih členov tega poslovnika, lahko prekine sejo. Če tudi v nadaljevanju seje ni mogoče ohraniti reda, predsednik zaključi sejo.

g) Sprejemanje odločitev

Svet je sklepčen in veljavno odloča, če je na seji navzočih več kot polovica vseh članov sveta zavoda.

Po končani razpravi da predsednik predlog odločitve na glasovanje. Predsednik lahko tudi po končani razpravi predlaga, da se o predlogu še ne glasuje, kadar sodi, da bi bilo treba opraviti še dodatna usklajevanja med člani. Če je o posamezni odločitvi podanih več predlogov, se glasuje o vsakem predlogu posebej, in sicer po vrstnem redu, po katerem so bili predloženi.

Predlog za dopolnitev ali spremembo pravil oziroma drugih splošnih aktov zavoda, ki jih sprejema svet zavoda, mora biti predložen v pisni obliki ali na sami seji citiran v zapisnik, v besedilu, ki naj bi nadomestilo predlagano besedilo. Predlagatelj amandmaja lahko med obravnavo tudi spreminja, dopolnjuje oziroma umakne svoj amandma.

Po končani razpravi svet zavoda odloča o amandmajih. Ob vsakem amandmaju k predlogu splošnega akta ali druge odločitve se praviloma glasuje posebej. Če je k predlogu priloženih več amandmajev na posamezno odločbo akta ali predloga odločitve, predsednik sveta zavoda da na glasovanje najprej amandma, ki najbolj odstopa od predlagane rešitve in po tem kriteriju predaja na glasovanje še druge amandmaje. Sprejeti amandmaji postanejo sestavni del predloga. Po končanem glasovanju o amandmajih odloča svet zavoda o predlogu odločitve (splošnem aktu ipd.) v celoti.

Preden se začne glasovanje, predsednik objavi besedilo predloga odločitve, o katerem se odloča.

Glasovanje je praviloma javno. Svet zavoda lahko z večino glasov prisotnih članov, na predlog vsaj dveh članov odloči, da se o posameznem predlogu odločitve glasuje tajno.

Člani sveta zavoda javno glasujejo tako, da jih predsednik pozove, da se najprej izrečejo tisti, ki so za sprejem predloga, nato tisti, ki so proti sprejemu predloga, in na koncu tisti, ki so se vzdržali. Člani glasujejo z dvigom rok.

Pri odločitvi, da se glasuje tajno z glasovnicami, tajnica ali tajnik pripravi toliko glasovnic, kolikor je navzočih članov. Glasovnice morajo vsebovati besedilo predloga odločitve ter z označbami »Glasujem za« in »Glasujem proti«. Tajnica ali tajnik razdeli glasovnice članom, ki obkrožijo tisto označbo, za katero so se odločili. Po glasovanju predsednik sveta zavoda ugotovi izid glasovanja.

Predsednik sveta zavoda po končanem glasovanju ugotovi izid glasovanja in na podlagi tega rezultata razglasi, ali je predlog, o katerem so člani glasovali, sprejet ali zavrnjen 

Odločitev je sprejeta, če je zanjo glasovalo več kot polovica vseh članov sveta zavoda.

h) Usklajevanje odločitev

Kadar je treba nujno sprejeti ponujeni predlog odločitve, ker je vezan na rok in bi njegova preložitev na naslednjo sejo zavodu škodovala, o vsebini predloga odločitve pa na seji ni mogoče doseči soglasja, izvede svet zavoda usklajevalni postopek.

Zaradi tega predsednik sveta zavoda predlaga v izvolitev tričlansko usklajevalno komisijo iz članov, in sicer tistih, ki so proti predlogu odločitve, tistih, ki so za predlog, in tistih, ki predlagajo spremembe predloga.

Predsednik sveta zavoda prekine sejo sveta in naloži usklajevalni komisiji nalogo, da sporni predlog odločitve preoblikuje tako, da bo sprejemljiv za večino članov sveta zavoda.

Usklajen predlog odločitve predsednik usklajevalne komisije preda predsedniku sveta zavoda, ki v nadaljevanju seje ponovi glasovanje o spremenjenem predlogu odločitve. Če tudi po uskladitvi na usklajevalni komisiji predlog odločitve ni sprejet, se ga umakne z dnevnega reda, pri tem pa se člane sveta zavoda obvesti o možnih posledicah nesprejetja.

i) Korespondenčna seja

Korespondenčno sejo se lahko izvede v izjemnih primerih, ko to terjajo nepredvidljive okoliščine ali potrebe po takojšnjem sklicu seje. Predsednik sveta zavoda skupaj s tajnico oblikuje predlog odločitve tako, da lahko član s povratno informacijo (pisno, po elektronski pošti, po telefonu ali faksu) sporoči svoje strinjanje ali zavrnitev predloga.

O mnenjih in glasovanju članov sveta zavoda na korespondenčni seji se opravijo uradni zaznamki. Svet zavoda mora sprejeti odločitve na korespondenčni način opravljeni seji, zapisniško potrditi in preveriti sprejeto odločitev na prvi naslednji seji.

j) Postopek obravnave in odločanja o pritožbah

Pritožbe delavcev, naslovljene na svet zavoda, se kot gradivo za sejo sveta zavoda zbira v tajništvu zavoda. Prejem pritožbe delavca se vpiše v delovodnik prejete pošte ne glede na način prejema (po pošti ali vročeno osebno). Na zahtevo delavca mora tajnica delavcu ob osebni predaji pritožbe izročiti potrdilo o prejemu pritožbe, v katerem potrdi datum, uro in način prejema pritožbe. Tajnica mora predsednika sveta zavoda in ravnatelja o prejeti pritožbi delavca obvestiti isti dan, ko je pritožba prejeta ali najkasneje prvi naslednji delovni dan.

Predsednik sveta zavoda ali ravnatelj lahko po proučitvi pritožbe odloči, ali bo za obravnavo pritožbe na svetu zavoda pridobil pravno pojasnilo in razlago dejanskega stanja zadeve, predmeta pritožbe in ali bo za obravnavo pritožbe na seji sveta zavoda treba angažirati pravnega svetovalca. Če se pritožba delavca nanaša na pravno zahtevno materijo, mora ravnatelj svetu zavoda zagotoviti sodelovanje pravnega strokovnjaka. Pravni strokovnjak lahko svetu zavoda poda pisno mnenje o predmetu pritožbe ali sodeluje na seji sveta zavoda, na kateri bo pritožba obravnavana. Pravni strokovnjak mora svetu zavoda pripraviti pisno obrazložitev zadeve in pripraviti predlog odločitve sveta o pritožbi, vključno s pisnim odpravkom odločitve sveta zavoda (sklepom).

Predsednik sveta zavoda mora razpisati sejo sveta zavoda za obravnavo pritožbe najkasneje v 30 dneh od prejema pritožbe in k vabilu priložiti pritožbo delavca ter vsa relevantna gradiva, da bodo člani sveta lahko o zadevi odločili (izpisi členov predpisov, ki naj bi bili po navedbah pritožbe kršeni, pisno mnenje pravnega strokovnjaka, če je bilo pridobljeno, ipd.). Predsednik mora na sejo sveta zavoda, na kateri bo obravnavana pritožba delavca povabiti delavca – pritožnika in njegovega pooblaščenca, če je delavec izkazal pooblastilo svojega zastopnika ali je pooblastilo izkazal zastopnik oziroma pooblaščenec sam, in predstavnika sindikata, katerega član je pritožnik. Predsednik lahko povabi na sejo sveta zavoda tudi pravnega svetovalca zavoda. Vabilo na sejo sveta zavoda mora biti vsem vabljenim poslano najmanj 7 dni pred dnevom seje. Za prvi dan sedemdnevnega roka šteje dan po dnevu oddaje vabila na pošto.

Obravnava pritožbe se začne, ko predsednik sveta zavoda prebere pritožbo delavca. Po prebrani pritožbi delavca, mora svet zavoda najprej ugotoviti, ali je pritožba pravočasna in dovoljena in ali je svet pristojen za njeno obravnavo v skladu z določbo 48. člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja. Če svet zavoda ugotovi, da je pritožba nedovoljena, da je pritožba vložena po izteku roka za vložitev, da ni pristojen za odločanje o njej, da je pritožbo vložila oseba, ki za spor nima aktivne legitimacije ali če obstaja drug razlog v smislu določb zakona o pravdnem postopku, ki jih narekuje zavržba, jo s sklepom zavrže. Sklep o zavržbi se v obliki pisnega odpravka vroči delavcu pritožniku in njegovemu, s pooblastilom izkazanemu, zastopniku oziroma pooblaščencu. Če svet zavoda ugotovi, da je pritožba nesklepčna, ker iz nje ni mogoče razbrati, kaj pritožnik napada ali kakšno odločitev pritožnik zahteva, iz navajanj pritožbe pa je sklepati, da gre za zadevo, ki sodi v pristojnost sveta zavoda, lahko svet zavoda pozove pritožnika, da pritožbo dopolni na sami seji, če je prisoten, ali da dopolnitev pritožbe posreduje v roku, ki ne sme biti daljši od 7 dni, v pisni obliki. Če pritožnik v postavljenem roku ne dopolni pritožbe, svet zavoda pritožbo zavrže zaradi nesklepčnosti.

Če je pritožba sklepčna, pravočasna, dovoljena in zrela za obravnavo, predsednik sveta zavoda pozove ravnatelja, da odgovori na navajanja pritožbe in opiše dejansko stanje zadeve. Če je na sejo sveta zavoda vabljen pravni svetovalec zavoda, predsednik nato pozove pravnega svetovalca, da poda opis dejanskega stanja in mnenje o sporni zadevi. Pravni svetovalec lahko svetu zavoda predlaga, kakšno odločitev naj sprejme. Predsednik nato pozove delavca in/ali njegovega zastopnika, da upoštevaje slišano mnenje ravnatelja in pravnega svetovalca odgovorita na navedbe. Predsednik v nadaljevanju obravnave daje besedo članom sveta in drugim vabljenim, upoštevaje vrstni red prijav za besedo. Člani sveta zavoda lahko v razpravi povedo o zadevi svoje mnenje, sprašujejo delavca in njegovega zastopnika, ravnatelja in pravnega svetovalca zavoda.

Ko predsednik ugotovi, da je razprava izčrpana, to razglasi in pozove vse udeležence seje, ki niso člani sveta, razen zapisnikarice, da se umaknejo, ker bo svet zavoda o zadevi odločil.

Svet zavoda o pritožbi odloči po posvetu z večino glasov vseh članov. Po sprejemu odločitve predsednik povabi delavca in njegovega zastopnika, da slišita odločitev sveta. Predsednik v njuni prisotnosti razglasi odločitev sveta zavoda in poda kratko obrazložitev odločitve. Odločitev sveta zavoda se v obliki sklepa zapiše v zapisnik s kratko obrazložitvijo odločitve.

Na podlagi odločitve sveta se o odločitvi sveta izda pisni odpravek sklepa. Pisni odpravek sklepa sveta vsebuje preambulo, izrek, obrazložitev in pravni pouk. Če je v zadevi angažiran pravni svetovalec, pisni odpravek sklepa pripravi pravni svetovalec.

O drugih pritožbah ravna svet zavoda smiselno enako kot pri pritožbah delavcev zavoda.

k) Postopek imenovanja delavcev s posebnimi pooblastili

Svet objavi razpis prostega delovnega mesta ravnatelja najkasneje tri mesece pred iztekom dobe, za katero je ravnatelj imenovan. Razpis se objavi v sredstvih javnega obveščanja s pogoji, ki jih mora izpolnjevati ravnatelj ter jih določata Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja in Odlok o ustanovitvi zavoda.

Kandidature za razpisano prosto delovno mesto ravnatelja se v zapečatenih kuvertah zbirajo v tajništvu zavoda. Svet zavoda na seji odpre kandidature in izloči kandidature kandidatov, ki ne izpolnjujejo pogojev razpisa. Svet zavoda za vse kandidate, ki izpolnjujejo pogoje razpisa, zaprosi mnenje učiteljskega zbora, sveta staršev in lokalne skupnosti, na območju katere ima zavod sedež. Po pridobitvi mnenj iz predhodnega odstavka svet zavoda izbere in imenuje ravnatelja po predpisanem postopku. V tem primeru svet zavoda odloča z večino glasov vseh članov, ki imajo glasovalno pravico, saj Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja pri postopku glasovanja o izbiri kandidatov za ravnatelja postavlja nekatere omejitve in določa, kateri član ne sme odločati v posameznem primeru.

Naloga sveta zavoda je, da vlog za kandidaturo za ravnatelja ne pregleda le dokumentarno, ampak da se mu vsak kandidat tudi osebno predstavi. Zaradi tega je priporočljivo sestaviti vprašalnik za kandidate, ki je za vse enak. Kandidati se svetu zavoda predstavijo in ga poskušajo v neposrednem stiku prepričati, da so ravno oni najustreznejši za ravnatelja šole. Kandidati v svoji prijavi običajno navedejo tudi vizijo delovanja šole in sodelovanja z zaposlenimi, organi šole, starši, lokalno skupnostjo, ministrstvom za šolstvo ipd., člani sveta zavoda pa pri tem ugotavljajo, ali je kandidatov program uresničljiv ali ne.

Kot je že bilo navedeno, je svet zavoda avtonomen organ, ki odloča povsem avtonomno in neodvisno od drugih. Še posebej odločanje o kandidatih za ravnatelja pa je lahko bojno polje raznih političnih strank, političnih igric in akrobacij, v katere se zelo rade vtkejo lokalne skupnosti. Zato je zelo pomembno, da je predsednik sveta zavoda odločna oseba, ki ne podleže pritiskom.

h) Zapisnik in sklepi

O delu na seji sveta zavoda se piše zapisnik. Zapisnik vsebuje podatke o poteku in delu seje, kraju, uri začetka in konca seje, vodenju, sklepčnosti oziroma prisotnosti članov, dnevnem redu seje, razpravljavcih, ki so sodelovali na razpravi, sprejetih odločitvah, izidih glasovanja ter o drugih pomembnih dogajanjih na seji.

Član sveta zavoda, ki je na seji izrazil posebno mnenje, lahko zahteva, naj se bistveni del njegove izjave vpiše v zapisnik. Z dovoljenjem predsednika sveta zavoda lahko svoje mnenje citira v zapisnik.

Zapisnikarja na predlog sveta zavoda zagotovi vodstvo šole. Zapisnik podpišeta predsednik sveta zavoda in zapisnikar.

Zapisniki sej sveta zavoda se s celotno dokumentacijo hranijo v arhivu sveta kot dokument arhivske vrednosti, v rokih, ki so določeni z zato določenimi predpisi.

Odločitve sveta zavoda, s katerimi se odloči o pravici, obveznosti, prošnji ali drugi vlogi naslovljeni na svet zavoda, se v obliki pisnega odpravka pošljejo tistim, na katere se nanašajo, in drugim zainteresiranim.

Odločitve sveta zavoda, zapisane v zapisniku se številčijo tako, da ima odločitev številko zaporedne seje sveta zavoda in zaporedno številko točke dnevnega reda. Pisni odpravek odločitve sveta zavoda je oštevilčen z delovodno številko. Pisni odpravek odločitve sveta zavoda pripravi tajnica zavoda, podpiše pa predsednik sveta zavoda.

Pošiljanje zapisnikov in drugih gradiv se izvaja po pošti ali elektronski pošti v za to določenem roku, ki je običajno osem dni. Pripombe na zapisnik so možne v roku osem dni od prejema zapisnika v tajništvo zavoda, formalno pa se zapisnik potrdi na prvi naslednji seji.

i) Prenehanje mandata

Svet najkasneje tri mesece pred iztekom svojega mandata o datumu izteku mandata pisno obvesti ustanovitelja, zaposlene, svet staršev in lokalno skupnost.

j) Samoevalvacija

Na svetovnem spletu lahko najdemo veliko število primerov evalvacij in samoevalvacij slovenskih šol, nikjer pa ni zaslediti evalvacije ali samoevalvacije kakega organa znotraj te šole. Morda je edini tak primer samoevalvacijska študija sveta staršev Osnovne šole Šturje iz Ajdovščine.

Evalvacija ali samoevalvacija sta lahko temelj izboljšav, kar velja tudi za delo sveta zavoda. Na podlagi ustrezne metodologije in pravilnega pristopa se lahko s tem izboljša celotno delo, vključno z vodenjem sej, izmenjavo informacij, poznavanjem problematike, o kateri svet zavoda sprejema odločitve ipd.

k) Veljavnost, spremembe in dopolnitve

Spremembe in dopolnitve poslovnika se sprejemajo po postopku, ki velja za sprejem splošnih aktov zavoda, v veljavo pa nastopi z dnem sprejema na svetu zavoda.

Obrazci, vzorci, preglednice

{phocadownload view=category|id=11|target=s}

Nazaj

Imate vprašanje?

Z veseljem vam odgovorimo še isti dan.